リモートワークやハイブリッドワークの普及により、職場でのコミュニケーションを効率化するための「ビジネスチャット」ツールの導入が進んでいます。しかし、ただ導入するだけでは真の効果を得るのは難しく、業種や職場環境に応じたツールの選定が必要です。これにより、業務効率化や生産性の向上が図られ、チームの連携がさらに深まります。
この記事では、さまざまな業種の特性やニーズに応じたビジネスチャットの選び方、そして活用するためのポイントをお伝えします。さらに、最新のビジネスチャットツールから特におすすめの5つを紹介し、それぞれの特徴と機能を詳しく解説します。自社に最適なツール選びのヒントとして、ぜひ参考にしてください。
ビジネスチャットが求められる背景と選定のポイント
ビジネスチャットは、メールと比較して迅速にコミュニケーションを取るために有効なツールですが、ただ導入するだけでは十分ではなく、会社や業種に合わせた選定が重要です。以下のポイントを参考に、自社に最適なツールを選ぶヒントとしてお役立てください。
ビジネスチャットの普及背景
現代のビジネス環境では、働き方が変わり、在宅勤務やリモートワークが増えています。これにより、社内外のコミュニケーションを効率化できるビジネスチャットが注目され、急速に普及しています。ビジネスチャットは、リアルタイムでメッセージや情報をやり取りでき、メールに比べてスピーディで効率的です。また、プロジェクトやチームごとにチャットグループを作成することで、担当者同士が簡単に情報交換できるため、特に複数人で取り組む業務には最適なコミュニケーション手段となっています。
ビジネスチャット選定時に重視すべきポイント
ビジネスチャットツールは多岐にわたるため、自社の目的に合わせて適切なものを選ぶことが大切です。ここでは、選定時に押さえておきたい4つのポイントを紹介します。
1. 業務効率化
ビジネスチャットは、即座にメッセージをやり取りできるため、業務をスムーズに進められます。例えば、メールだとメッセージを送って相手の返信を待つまでに時間がかかることがありますが、チャットツールなら瞬時に返事がもらえることが多いため、仕事の進行が早くなります。
- 進捗共有が簡単：プロジェクトの進捗やタスクの進行状況をリアルタイムで共有でき、全員が最新の情報を把握できます。
- 即時報告：上司やチームメンバーへの簡単な報告も、チャットを通じて短いメッセージで済ませられます。必要な時にすぐ報告できるため、タイムリーな対応が可能です。
2. コラボレーションの円滑化
複数のメンバーがプロジェクトやタスクに参加している場合、チャットを用いることで情報共有がスムーズになり、チーム全体の業務の質が向上します。
- プロジェクトごとのチャットルーム作成：各プロジェクトやタスクに対して個別のチャットルーム（グループ）を作成することで、関係者のみがその会話を見られるようになります。これにより、誰がどこで何をしているのか、全員が把握しやすくなります。
- ファイルやリンクの共有：ビジネスチャットでは、簡単に資料やファイル、ウェブリンクを送信できるため、資料を見ながら会話を進められます。これにより、作業がよりスムーズになります。
3. リモートワーク対応
リモートワークが増える中、ビジネスチャットは離れた場所にいるメンバー同士がリアルタイムにコミュニケーションを取るために不可欠です。職場と自宅、または別の拠点など、異なる場所でも効率的に連絡を取り合えます。
- メンバーの状況が把握できる：オンラインの状態や離席中のステータスが表示されるため、他のメンバーがすぐ対応できるかどうかが確認でき、業務の調整がしやすくなります。
- ビデオ通話や音声通話機能：ビジネスチャットの多くはテキストチャットだけでなく、ビデオ通話や音声通話も搭載しているため、必要なときにすぐ会話ができます。これにより、対面と同じようなやり取りができるため、円滑なコミュニケーションが可能です。
4. セキュリティと管理機能
ビジネスチャットを選ぶ際、特に重要なポイントは「セキュリティ」と「管理機能」です。機密情報を扱う企業や、医療・金融などの業界では、情報の漏洩を防ぐために高いセキュリティ対策が求められます。
- データ暗号化：メッセージやファイルが暗号化されているかどうかは重要です。データの暗号化により、外部からの不正アクセスがあっても情報が漏れる心配がありません。
- アクセス制御：特定の人だけが見られる情報を設定したり、関係者のみにアクセスを許可したりする機能があると、さらに安全です。
- 多要素認証：ビジネスチャットでは、パスワードだけでなくもう一つの認証方法を追加することで、不正アクセスのリスクを減らすことができます。
ビジネスチャットは、ただ導入するだけではなく、業務の効率化やチーム連携の改善を目的に、自社に合ったツールを選ぶことがポイントです。選定時には、効率化やリモートワーク対応の強化、セキュリティ要件を意識し、最も適したツールを活用することで、効果的なコミュニケーションが可能になります。
業種別おすすめのビジネスチャットツール5選
業界ごとの特有のニーズに応じたビジネスチャットツールを選ぶことで、業務効率化やコミュニケーションの質を向上させることが可能です。以下に、各業種に特に適しているおすすめのビジネスチャットツール5つを紹介します。それぞれの特徴と、特におすすめの職種についても説明します。
1. Tocaro
特徴: 日本発のビジネスチャットで、国内企業のニーズに合わせた使いやすいインターフェースと機能性が魅力です。日本語サポートが充実し、国内のセキュリティ基準にも対応しているため、安心して利用できます。また、１ユーザー200円から導入できるので低予算でも始められる点が職種を問わず人気です。
おすすめの職種: 製造業、建設業など、現場と本社間でのスムーズなコミュニケーションが求められる職種。プロジェクト単位での進捗管理やリアルタイムの情報共有が多い業種に適しています。セキュリティレベルも高水準なため、金融業や行政にもおすすめです。
URL: https://tocaro.im/
2. Slack
特徴: 世界中で広く使われているビジネスチャットツールで、他のアプリケーションやシステムとの連携が豊富です。プロジェクト管理やタスクの整理が簡単にでき、スレッド機能によって会話を整理しやすいのが特徴です。
おすすめの職種: IT業界、クリエイティブ業界、スタートアップ。特に、プロジェクトベースでの業務が多い企業や、リモートチームが多い企業に向いています。フリーでほとんどの機能が利用できるのでまずは導入して利用してみたい職種の方にもおすすめです。
URL: https://slack.com/intl/ja-jp/
3. Microsoft Teams
特徴: Microsoft Officeとのシームレスな連携が強みで、ExcelやWordを頻繁に利用する企業に特に適しています。会議やチャット、ファイル共有が一体化しているため、業務に必要な情報が一元管理され、特に大規模なチームでの利用に最適です。
おすすめの職種: 大企業、コンサルティング業界、金融業界。多くの部門やメンバーが関わる企業や、会議が多い職種に適しています。
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software
4. Chatwork
特徴: シンプルなインターフェースと操作性が特徴で、日本国内での普及率も高く、料金体系も導入しやすいのが特徴です。メッセージをタスク化できる機能があるため、タスク管理ツールとしても便利です。
おすすめの職種: 中小企業、営業部門、人材サービス業。小規模なチームでの運用や、頻繁な外部とのやり取りが必要な職種に特に向いています。
URL: https://www.chatwork.com/ja/
5. LINE WORKS
特徴: LINEのビジネス版として提供されており、使い慣れたLINEと同じインターフェースでコミュニケーションが取れるのが利点です。社内外のユーザーと連携がしやすく、取引先や顧客と密にコミュニケーションを取る業種に適しています。
おすすめの職種: 小売業、サービス業、不動産業。顧客や取引先とのやり取りが頻繁に必要な業種や、外出が多い業種に最適です。また、アルバイトなどの管理が必要な職種にはとても便利です。
URL: https://line.worksmobile.com/jp/
各ツールは業種や職種によって、その機能が最大限活かされる場面が異なります。上記を参考に、自社やチームの特性に合ったツールを選定して、コミュニケーションを最適化してください。
業種別でのビジネスチャット活用法とそのメリット
ビジネスチャットは、業種ごとの特有のニーズを満たすことで、効率的な業務環境を提供する強力な手段です。ここでは、主要な業種別の活用例と具体的なメリットについて詳しく解説します。
1. 製造業
製造業の現場では、リアルタイムでの情報共有や即応性が求められる場面が多くあります。ビジネスチャットを導入することで、オフィスと生産現場間のスムーズなコミュニケーションが実現し、業務効率が大幅に向上します。
- リアルタイム情報共有：製造業では、業務の進行や生産ラインの状況をリアルタイムで共有することが重要です。現場でのトラブル発生時に、写真や動画を添付して状況をオフィスに報告し、迅速に対応策を検討できます。
- 生産性向上：チャットでの情報共有により、進捗状況を即座に確認し、業務報告や変更連絡が迅速に行えます。これにより、ミスや業務の遅延が減り、生産性が向上します。
- チームの連携強化：各工程の担当者がスムーズに連携し、プロジェクト単位でチャットルームを設置することで、ミスの予防や早期発見が可能となり、製品の品質向上に貢献します。
2. 医療業界
医療業界では、機密性の高い患者情報や診療情報を扱うため、セキュリティに配慮したビジネスチャットツールの導入が必要です。
- 暗号化によるセキュリティ確保：医療情報のやり取りにはデータ暗号化機能が必須で、セキュアな情報交換を実現するため、プライバシーが保護された環境で診療が行えます。
- スケジュール管理と業務調整：医師や看護師がスケジュールを即時調整し、緊急対応や診療の引き継ぎを効率的に行えるようになります。
- 遠隔医療やリモート診療のサポート：ビデオ通話機能を利用することで、医療従事者同士が遠隔で診療内容について確認したり、リモート面談を行ったりする際にも役立ちます。
3. 教育業界
教育業界では、教師間の連携や学生・保護者とのコミュニケーションを円滑にするためにビジネスチャットが非常に有用です。
- 教師やスタッフ間の連携強化：学校や教育機関では、クラス担任や教科担当者が連携し、学生の状況報告がタイムリーに行えます。
- 学生・保護者とのコミュニケーション促進：学生の進捗報告やイベントの案内、緊急時の連絡を速やかに行えるため、密な関係構築が期待できます。
- リモート授業や遠隔学習の支援：オンライン授業や資料・課題をチャット経由で送信でき、学生が疑問点をチャットで質問することで、学習サポートの質が向上します。
4. 建設業界
建設業界では、現場と本社間での迅速な情報共有と、プロジェクトの進捗管理が重要です。ビジネスチャットの活用により、タイムリーな連絡が可能になり、プロジェクトが円滑に進行します。
- 現場からの情報共有：建設現場では、気候や地盤状態などの影響で作業が変わることが多いため、リアルタイムの情報共有が重要です。現場の写真や動画を共有することで、迅速な判断と対応が可能になります。
- 安全管理：安全管理やリスクの把握も重要な要素です。現場の作業状況や安全性に関する情報を即座に共有することで、リスクの早期発見・対処が可能になります。
- プロジェクト進捗管理：プロジェクトごとにチャットルームを設けることで、担当者同士の情報共有や報告がスムーズに行え、全体の進捗が把握しやすくなります。
5. IT業界
IT業界では、特にプロジェクト管理やリモートワークが多く、ビジネスチャットがプロジェクトの円滑な進行と生産性の向上に寄与します。
- リアルタイムでの進捗報告：IT業界のプロジェクトは複数のメンバーが関与することが多いため、進捗状況をリアルタイムで共有することで、各メンバーが全体の状況を把握しやすくなります。
- タスク管理機能の活用：タスクごとに優先順位をつけたり、進捗を管理したりするための機能があると、プロジェクトがスムーズに進行します。タスクの割り当てや確認をチャット内で行うことで、進行がより効率的になります。
- リモートワークでの連携強化：リモートで仕事をするメンバー同士でも、ビデオ通話やファイル共有機能を利用してスムーズなコミュニケーションが取れ、リモートチーム間の連携が強化されます。
6. 金融業界
金融業界では、顧客データや重要な情報を扱うため、特にセキュリティの高いビジネスチャットが求められます。また、各担当者が迅速に連携できることで、サービスのスピードと質が向上します。
- セキュリティ管理：金融機関では顧客情報を含む機密データを多く扱うため、暗号化されたビジネスチャットによる情報共有が必須です。データの漏洩リスクを防ぎながら、必要な情報を安全に共有できます。
- 業務効率化と迅速な対応：取引状況や顧客対応などの情報をチャットで共有することで、各担当者が迅速に連携でき、対応のスピードが向上します。特に、顧客からの問い合わせに対するレスポンスが速くなり、顧客満足度の向上につながります。
- 内部監査機能の強化：金融業界では、業務記録の保持や監査が重要です。ビジネスチャットで会話の履歴を保持し、必要に応じてアクセスできるようにすることで、内部監査やコンプライアンス対応にも役立ちます。
ビジネスチャットは、業種ごとの特有のニーズに応じて活用方法が異なります。製造業、医療業界、教育業界、建設業界、IT業界、金融業界といったさまざまな業種で、その業界の特性に合ったビジネスチャットを導入することで、業務の効率化や情報の安全な共有、チームの連携強化が実現します。
ビジネスチャット導入におけるセキュリティの重要性
ビジネスチャットの導入において、特に注意すべきなのが「セキュリティ」です。デジタル化が進む中、機密性の高いデータを取り扱うことが多いため、不正アクセスや情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策が不可欠です。セキュリティを十分に確保することで、顧客や社員の情報を保護し、信頼性のある運用が可能になります。
業界によって求められるセキュリティのレベルが異なるため、自社に適したビジネスチャットツールを選び、必要な機能を確認することが重要です。以下、特に注目すべきセキュリティ機能について詳しく解説します。
1. データ暗号化
データ暗号化は、ビジネスチャットにおける最も基本的なセキュリティ機能です。データが暗号化されていると、万が一、通信が外部から傍受されても内容が解読されるリスクが極めて低くなります。
- 重要性: 特に金融や医療分野では、個人情報や機密性の高いデータを多く扱うため、通信データの暗号化は必須の要件です。暗号化されていない場合、情報が第三者に漏れるリスクがあり、企業にとって信頼や法的な問題に直結します。
- エンドツーエンド暗号化: 現在のビジネスチャットツールには、エンドツーエンド暗号化（E2EE）と呼ばれる高度な暗号化技術が備わっているものもあります。これは、メッセージが送信者から受信者に届くまでの全工程で暗号化が維持される仕組みで、外部の関係者がアクセスできないようにすることができます。
- メリット: データ暗号化により、データの安全性が保たれ、業務に安心して利用できる環境が整います。また、暗号化されていれば、データの流出リスクが大幅に低減されるため、安心して機密情報をやり取りできます。
2. アクセス管理
アクセス管理は、情報が不適切に共有されることを防ぐために必要なセキュリティ機能です。ユーザーごとにアクセス権限を設定し、必要な情報のみが閲覧・編集できるようにすることで、内部からの情報漏洩を防ぎます。
- アクセス制限の設定: アクセス管理機能を用いることで、プロジェクトやチームに応じた制限が可能になります。たとえば、社内全体に公開する必要がない情報については、該当の部署やチームメンバーにだけ見られるように設定し、それ以外の従業員には閲覧を制限することができます。
- 役割ベースのアクセス管理: 多くのビジネスチャットツールでは、役職や職務内容に基づく「役割ベースのアクセス管理（RBAC）」を設定でき、必要最低限のアクセス権限のみを付与できます。管理者権限を持つ人や特定のプロジェクトチームに属する人だけが機密情報を扱えるようにすることで、リスクを減らせます。
- メリット: アクセス管理を徹底することで、社員が必要な情報にのみアクセスできる状態を作り出し、情報の保護を強化します。情報が不要に広がらないため、セキュリティレベルが向上し、データの漏洩リスクを軽減できます。
3. 多要素認証
**多要素認証（Multi-Factor Authentication：MFA）**は、通常のパスワードに加えて別の認証方法を組み合わせることで、不正アクセスのリスクを減らすセキュリティ対策です。二段階認証とも呼ばれ、複数の確認手段を用いることで、アカウントへの不正アクセスを未然に防ぎます。
- 追加のセキュリティ層: 通常のログイン手順に加えて、別の認証要素を求めることで、より強固なセキュリティを実現します。たとえば、パスワード入力後にスマートフォンのアプリを通じて送信されるワンタイムパスコード（OTP）を入力することや、生体認証（指紋認証や顔認証）を組み合わせることが一般的です。
- リスクの低減: 多要素認証は、第三者がパスワードを入手した場合でもアカウントにアクセスできないようにする重要な手段です。特にリモートワークが増えている現在、ネットワークのセキュリティが確保しにくい環境でも、MFAによって安全性を高められます。
- メリット: 不正アクセスを効果的に防止し、アカウントのセキュリティが大幅に向上します。特に、会社外からのログインが多いリモートワーク環境では、MFAがあることで安心して利用でき、万が一のパスワード漏洩にも備えられます。
ビジネスチャットを導入する際には、データ暗号化、アクセス管理、多要素認証といったセキュリティ機能を備えているかを確認することが大切です。業界ごとに求められるセキュリティ要件は異なるため、自社のニーズに合わせたセキュリティ機能を持つビジネスチャットを選ぶことが重要です。これらのセキュリティ対策を導入することで、社内外からの脅威に対応し、安全かつ効率的にビジネスチャットを利用することが可能になります。
ビジネスチャット導入による効果測定とさらなる活用方法
ビジネスチャットを導入した後は、その導入効果をしっかりと評価・測定し、どの程度業務効率が向上したのか、コスト削減につながったのかを確認することが重要です。また、導入効果の測定を通じて、さらなる活用方法を検討し、ビジネスチャットのメリットを最大限に引き出すことができます。以下に、効果測定のための指標や、さらなる活用に向けた方法をご紹介します。
1. 生産性向上の測定
生産性の向上は、ビジネスチャット導入の大きな目的の一つです。チャットツールが従業員の業務効率にどれだけ貢献しているかを測定することで、導入の効果を具体的に評価できます。
- 業務処理のスピード：ビジネスチャットの導入によって、業務処理のスピードがどの程度改善されたかを評価します。例えば、以前はメールでのやり取りに時間がかかっていた場合、チャットに切り替えることで返信速度が向上し、タスクが迅速に完了しているか確認します。
- メッセージ頻度の分析：チャットの送受信量を測定し、どの程度のメッセージがやり取りされているかを確認します。頻繁なやり取りが行われている場合は、スムーズなコミュニケーションが実現していると考えられますが、同時に過剰なメッセージが作業を妨げていないかもチェックする必要があります。
- プロジェクトの進捗速度：導入前と導入後で、プロジェクトの完了速度がどの程度改善されたかも重要な指標です。進捗管理機能やタスク管理機能を活用し、プロジェクトが予定よりも迅速に進むようになったかを評価します。
2. コミュニケーション改善度
チーム間のコミュニケーション改善も、ビジネスチャット導入の大きな効果の一つです。チームの連携が強化され、円滑なコミュニケーションが業務効率化につながっているかどうかを測定します。
- 応答時間の短縮：ビジネスチャットを導入することで、質問や情報共有への応答時間が短縮されるかどうかを確認します。従業員がいつでも気軽に質問を送れる環境が整っているか、また回答が迅速に得られているかをチェックしましょう。
- 情報の一元化：チャット内でプロジェクトやタスクに関する情報が一元管理されているかどうかも重要なポイントです。チャットルームを活用して情報が整理され、関係者全員が必要な情報に迅速にアクセスできる状態であれば、業務が効率化されている証拠です。
- 部門を超えた連携：チャットの導入によって、部門間の連携が改善されたかも確認します。従来は部署間でのコミュニケーションに時間がかかっていた場合、チャットを通じてスムーズに情報共有が行われるようになったかを測定します。
3. 社員満足度
ビジネスチャットの利用が従業員にとって使いやすいかどうか、また業務のしやすさが向上しているかを確認するためには、社員満足度の調査が有効です。社員満足度が高ければ、導入の効果が認められ、さらなる活用方法の検討も前向きに進められます。
- アンケート調査：導入後に定期的にアンケートを実施し、チャットツールの使いやすさや利便性に関する意見を集めます。アンケートで得たフィードバックから改善の余地を発見し、使いやすさを向上させるためのアップデートを行いましょう。
- インタビューによる詳細な意見収集：社員の声を直接聞くために、定期的にインタビューを実施し、チャットツールの利便性や問題点をヒアリングします。具体的なエピソードや課題を把握することで、さらに効果的な活用方法や改善策を検討できます。
- 利用頻度と継続利用意向：チャットツールの利用頻度や、今後も継続して使用したいと思うかどうかを確認します。利用頻度が高く、継続利用意向がある場合は、導入が成功していると判断でき、さらに他の業務への活用も検討できます。
さらなる活用方法
効果測定を行った後は、ビジネスチャットをさらに活用して業務の効率化や生産性の向上を図る方法を検討しましょう。
- ワークフローの自動化：ビジネスチャットをワークフローの自動化に活用し、特定の条件に基づくメッセージ送信やリマインダーを自動化することで、定型業務を効率化できます。例えば、期日が迫ったタスクの自動リマインドや、毎週の定例会議の通知などを設定することで、業務がスムーズに進みます。
- データ分析とレポートの作成：チャット内でのやり取りやタスクの進捗状況を分析し、レポートを作成することで、業務改善点や効率化に向けた課題が明確になります。データに基づいた意思決定が可能になり、組織全体の生産性を高める施策を計画しやすくなります。
- 教育や研修の場として活用：チャットツールを活用して、新入社員のオンボーディングや定期的な研修を行うことも効果的です。質問や回答の履歴が残るため、新しいメンバーにとっても業務を早く理解する助けになります。また、研修資料や動画をチャット内で共有することで、知識の共有と学習の場としても活用できます。
- クロスファンクショナルチームの強化：異なる部門のメンバーを含むプロジェクトチームを組み、チャットツールでのやり取りを通じて部門間の連携を強化することも有効です。チャットルームを活用して、全員が意見を交換しやすい環境を整えることで、新たな視点を得ることができ、チームの生産性と連携力が向上します。
ビジネスチャットの効果測定を行うことで、導入のメリットを定量的に確認し、さらなる活用方法を検討することが可能になります。生産性向上、コミュニケーション改善、社員満足度の向上といった指標を活用し、ビジネスチャットの導入効果をしっかりと評価しましょう。データに基づく評価を行い、継続的に改善策を講じることで、ビジネスチャットの価値を最大限に引き出し、組織全体の業務効率と生産性向上につなげることができます。
職種に合うビジネスチャットの導入で業務効率化を
ビジネスチャットは、業務の効率化とコミュニケーション強化に欠かせないツールとなっています。導入により、部署やチームの垣根を超えた円滑なやり取りが可能になり、これまでにないスピードで業務が進みます。また、単なるメッセージのやり取りを超えて、タスク管理や情報の一元化、データに基づいた効果測定も行えるため、組織全体の生産性向上に直結します。
重要なのは、自社の業種やチームの特性に最適なビジネスチャットを選び、活用しやすい環境を整えることです。適切なツール選びと効果的な活用方法を導入初期から考え、業務の最適化に向けて継続的な改善を行っていきましょう。ビジネスチャットの導入をきっかけに、これまでにない効率的で柔軟な働き方が可能になり、組織全体の未来を切り拓く一歩となるでしょう。
