現代のビジネスにおいて、ビジネスチャットは円滑なコミュニケーション手段として欠かせない存在となっています。電話やメールに代わり、瞬時に相手とやり取りができるビジネスチャットは、スピーディな意思決定をサポートします。しかし、その利便性の一方で、適切な敬語表現を用いることが重要です。チャットのカジュアルさに引きずられ、無意識に失礼な言い回しをしてしまうことも少なくありません。
この記事では、ビジネスチャットにおける敬語の使い方や注意点を詳しく解説し、さらに敬語を含むビジネスマナーを意識しやすいおすすめのビジネスチャットツール5選をご紹介します。これを読むことで、ビジネスマナーを守りつつ、効率的なコミュニケーションが図れて信頼を得られるようになるでしょう。
ビジネスチャットで敬語が求められる理由
ビジネスチャットが即時性を持ち、柔軟で効率的なコミュニケーション手段である一方、敬語を適切に使うことが求められます。なぜなら、ビジネスチャットでは、スピーディなやり取りと相手への敬意を両立することが必要であり、そこにおける敬語の役割は重要です。以下に、その理由をさらに詳しく解説します。
1. 迅速なやり取りと敬意の両立が重要
ビジネスチャットは、電話やメールに比べて即時性が高く、スピード重視のコミュニケーションが求められる場面で非常に便利です。しかし、どんなにスピードが求められる場面であっても、相手に対する敬意を忘れないことがビジネスでは重要とされています。特に、上司や他部署の関係者とのやり取りでは、敬語を使うことで以下のような利点が得られます。
- 信頼関係を築く
敬語を使用することで、相手に敬意を示し、礼儀正しい印象を与えることができます。ビジネスにおいては、相手との信頼関係が業務の円滑な進行に直結します。敬語を適切に使うことで、コミュニケーションが単なる情報のやり取りではなく、信頼に基づいた関係構築の一部として機能します。 - プロフェッショナリズムの維持
ビジネスチャットのスピード感を活かしつつも、敬語を使うことでプロフェッショナリズムを保つことができます。特に上司や顧客との会話では、丁寧で誠実な対応が求められるため、敬語を使うことでビジネスにふさわしいやり取りができるのです。 - コミュニケーションミスの防止
ビジネスチャットの即時性ゆえに、メッセージが簡潔になることがあります。しかし、敬語を使い、適度な丁寧さを保つことで、冷たい印象や誤解を防ぎやすくなります。例えば、「確認しました」よりも「確認いたしました」のほうが、相手に対して柔らかい印象を与え、返信する側も敬意を感じやすくなります。
2. チャット特有の「柔らかさ」と「礼儀」のバランス
ビジネスチャットは、メールよりもカジュアルな印象を持ちやすいツールです。実際、多くのビジネスチャットツールでは、メッセージのやり取りが対話的で迅速であるため、使用する言葉も短くなりがちです。しかし、このようなチャット特有の柔軟性の中にも、ビジネスの場では礼儀が求められます。ここで、敬語を適切に使うことが、スピード感と礼儀のバランスを保つうえで重要になります。
- カジュアルなコミュニケーションでも礼儀を示す
チャット形式はメールに比べ、文面が短縮されやすく、堅苦しさが少ない傾向にあります。しかし、カジュアルな形式の中でも、礼儀を示す表現が重要です。たとえば、「了解しました」という表現よりも「承知いたしました」のほうがビジネスの場にふさわしく、相手に対する敬意も感じられます。 - チャットの迅速さを損なわずに丁寧さを加える
敬語を使うことで、メッセージの内容が短くても、丁寧な印象を与えることができます。「少々お待ちいただけますか?」という一言でも、敬意を感じさせる丁寧さが伝わりやすくなります。このように、ビジネスチャットにおいては、シンプルな言葉に少し敬語を加えるだけでも、スピード感と礼儀のバランスが保てるのです。 - 柔らかさを損なわずに敬意を示す
敬語は通常の会話で使うと堅苦しい印象を与えがちですが、チャットでは「〇〇いただけますか?」や「よろしくお願いいたします」などの丁寧語を取り入れるだけで、柔らかさを保ちつつも敬意を示すことができます。これにより、相手に負担感を与えない丁寧なコミュニケーションが実現します。
ビジネスチャットでは、迅速さと柔軟さを備えたコミュニケーションができる一方で、敬語を活用することで相手への礼儀を保ちながら、信頼関係の構築が進めやすくなります。敬語の使い方が相手への気遣いや配慮の表れとなり、コミュニケーションの円滑さや仕事の進め方にも良い影響を与えるでしょう。
ビジネスチャットでの敬語の基本ルール
ビジネスチャットにおいて敬語を適切に使うことは、円滑なコミュニケーションや信頼関係の構築において非常に重要です。ここでは、ビジネスチャットで特に押さえておきたい敬語の基本ルールについて、分かりやすく解説します。
1. 基本的な敬語表現(尊敬語・謙譲語・丁寧語)
敬語には主に3種類の表現があります。それぞれの使い方を理解し、状況に応じて適切に使い分けることが大切です。
尊敬語
尊敬語は、相手の行動や立場に敬意を表し、相手を立てるための敬語です。相手が行う動作に対して使います。たとえば、「行く」という動詞であれば「いらっしゃる」や「お越しになる」などが尊敬語となります。ビジネスチャットでよく使われる尊敬語の例としては、次のようなものがあります。
- 「ご確認いただけますか?」
→ 相手に確認をお願いする際に、敬意を込めて依頼する表現。 - 「ご覧ください」
→ 資料や内容を確認してほしいときに、相手に敬意を払う形での指示。
謙譲語
謙譲語は、自分の行動をへりくだって表現することで、相手に敬意を示すための敬語です。自分の行動や考えを控えめに伝えたいときに使います。たとえば、「言う」であれば「申し上げる」、「する」であれば「いたす」が謙譲語となります。ビジネスチャットでよく使われる謙譲語の例は次の通りです。
- 「確認いたします」
→ 自分が確認することを謙遜して表現することで、相手への敬意を示します。 - 「ご報告いたします」
→ 自分が報告する内容をへりくだり、相手に対して礼儀を保った表現。
丁寧語
丁寧語は、話し手の態度を丁寧に表現するための敬語で、「です」「ます」「ございます」などの語尾を使うことで、文章全体が丁寧になります。丁寧語はビジネスチャットで基本的な敬意を示すために使われ、すべての相手に対して適切な印象を与えるために役立ちます。
- 「お疲れ様です」
→ 挨拶や一言添える際に、敬意とねぎらいの気持ちを伝えることができます。 - 「承知いたしました」
→ 何かを了承したことを丁寧に伝える表現で、相手の指示や依頼を受け止めた際に使います。
2. よく使われる挨拶や依頼のフレーズ
ビジネスチャットでは、コミュニケーションを円滑にするために、特に使い勝手の良いフレーズが存在します。以下に、頻繁に使われる挨拶や依頼のフレーズを紹介します。これらを覚えておくことで、スムーズなやり取りができるようになります。
挨拶のフレーズ
- 「お疲れ様です」
→ ビジネスチャットで最もよく使われる挨拶の一つです。朝の挨拶や、メッセージの冒頭、やり取りの最後に添えることで、丁寧な印象を与えます。 - 「お世話になっております」
→ 初めてのメッセージや、フォーマルな場面でのやり取りに最適なフレーズです。相手との関係性を重視する際に使われることが多いです。
依頼のフレーズ
- 「ご確認いただけますか?」
→ 資料や報告内容を相手にチェックしてほしいときに使うフレーズです。直接的な依頼でありながら、敬意を持った柔らかい表現が特徴です。 - 「恐れ入りますが」
→ 依頼の前に使うことで、相手に敬意を示しながら依頼を伝えることができます。たとえば、「恐れ入りますが、明日までにご確認いただけますか?」といった表現にすると、相手の負担を軽減しつつ依頼ができます。 - 「ご対応いただければ幸いです」
→ 対応をお願いする際に、相手の都合を考慮しつつ、感謝の気持ちも込めたフレーズです。 - 「~していただけますでしょうか?」
→ 相手に依頼や指示を柔らかく伝えたいときに便利な表現です。例えば「こちらの資料をご確認いただけますでしょうか?」のように、相手に敬意を持った依頼ができます。
ビジネスチャットでの敬語の基本ルールとして、相手に対する「尊敬語」、自分の行動を控えめに表現する「謙譲語」、そして全体を丁寧に仕上げる「丁寧語」の3つを押さえましょう。また、基本的な挨拶や依頼フレーズを覚えておくことで、日常のビジネスチャットでのやり取りがスムーズになります。敬語を正しく使うことで、相手に敬意を伝え、信頼関係を築くことができるでしょう。
シーン別:ビジネスチャット敬語の使い方と例文集
ビジネスチャットでは、相手に敬意を払い、円滑なコミュニケーションを図るために、状況に応じて適切な敬語表現を使い分けることが重要です。以下に、具体的なシチュエーションごとに使える敬語表現と例文を分かりやすく解説します。
⒈依頼・お願いをする場合
ビジネスチャットで何かをお願いするときは、相手に対する配慮が大切です。直接的に「お願いします」と言うよりも、柔らかい表現で相手に負担がかからないように伝えると、良い印象を与えます。
使えるフレーズと例文
- 「お手数ですが」
例:「お手数ですが、こちらの書類をご確認いただけますか?」
相手にお願いをする際に、敬意を込めて「お手数ですが」を使うことで、配慮が感じられる表現になります。 - 「ご確認いただければ幸いです」
例:「来週の会議資料をご確認いただければ幸いです。」
「幸いです」という言い回しで、依頼が柔らかく伝わり、相手への気遣いが感じられます。 - 「お時間がある時で構いませんので」
例:「お時間がある時で構いませんので、レビューをお願いできますでしょうか?」
相手の都合に合わせる意図を込めて、「お時間がある時で構いません」という表現を入れることで、相手への負担を軽減する印象を与えられます。
⒉確認依頼をする場合
確認を依頼する際には、軽く感じすぎず丁寧に依頼することが重要です。ビジネスチャットでの確認依頼では、相手の時間を尊重する表現を加えると良いでしょう。
使えるフレーズと例文
- 「お忙しいところ恐れ入りますが」
例:「お忙しいところ恐れ入りますが、こちらの資料をご確認いただけますか?」
「お忙しいところ恐れ入りますが」を入れることで、相手の時間を尊重しながら確認をお願いする印象を与えます。 - 「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」
例:「会議前に内容をご確認のほど、よろしくお願いいたします。」
「ご確認のほど」という表現で柔らかさを加えつつ、相手に丁寧な依頼を伝えることができます。 - 「ご確認いただけますと幸いです」
例:「作成した報告書をご確認いただけますと幸いです。」
この表現も控えめでありつつ、相手に敬意を持って確認をお願いできます。
3. お礼を伝える場合
感謝の意を伝える際は、シンプルでも丁寧な表現が相手に気持ちよく伝わります。ビジネスチャットでも、相手の協力やサポートに感謝を表すことで、信頼関係を築くことができます。
使えるフレーズと例文
- 「ご対応いただき、ありがとうございます」
例:「お忙しい中ご対応いただき、ありがとうございます。」
シンプルながらも感謝が伝わる表現です。対応してもらったことに対しての感謝を明確に伝えられます。 - 「ご協力に感謝いたします」
例:「この度のプロジェクトでのご協力に感謝いたします。」
相手の協力に対して丁寧にお礼を述べる際に使えます。 - 「ご指示の通り、進めさせていただきました。ありがとうございました」
例:「先ほどのご指示の通り、進めさせていただきました。ありがとうございました。」
完了報告と感謝を合わせて伝える際に、丁寧な印象を与えます。
⒋謝罪をする場合
ビジネスでミスや不備が発生した場合、誠実に謝罪することが信頼維持の鍵です。ビジネスチャットでの謝罪には、具体的に謝意を示しつつ、相手に丁寧に伝えることが大切です。
使えるフレーズと例文
- 「ご迷惑をおかけし、申し訳ございません」
例:「この度はご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした。」
ミスを認め、丁寧に謝罪の意を伝えることで、誠意が感じられる表現です。 - 「ご不便をおかけしてしまい、申し訳ありません」
例:「システムの遅延でご不便をおかけしてしまい、申し訳ありませんでした。」
相手に不便をかけてしまったことを直接伝え、謝意を述べる際に使えます。 - 「次回からはこのようなことがないようにいたします」
例:「今後はご迷惑をおかけしないよう、気を付けてまいります。」
再発防止の意図を込めて伝えることで、謝罪の際に誠実な印象を残せます。
シーン別に適切な敬語表現を使い分けることで、ビジネスチャットを通じたやり取りでも、相手に敬意を伝えながら円滑なコミュニケーションを図ることができます。依頼や確認、お礼や謝罪など、場面に応じた敬語表現を身に付けることで、ビジネスチャットが単なるメッセージツールではなく、信頼関係の構築に役立つツールとなるでしょう。
ビジネスチャット敬語の注意点とNG表現
ビジネスチャットにおける敬語の使い方には、いくつかの注意点と避けたい表現があります。以下では、敬語を使う際のポイントとNG表現について分かりやすいように解説します。
1. 敬語の使いすぎに注意
敬語を正しく使うことは重要ですが、使いすぎると逆効果になることがあります。ビジネスチャットでは、スピーディなやり取りを重視しつつも、丁寧さを保つことが理想です。敬語を多用しすぎると、以下のような問題が生じることがあります。
- コミュニケーションが堅苦しくなる
必要以上に丁寧な表現を重ねると、相手に「かたすぎる」「距離感がある」と感じさせてしまうことがあります。ビジネスチャットはリアルタイムのやり取りが特徴なので、敬語が過剰になるとテンポが悪くなる場合があります。 - メッセージが長く、伝わりにくくなる
敬語を重ねると、表現が複雑になり、文章も長くなりがちです。ビジネスチャットでは、要点をシンプルに伝えることが重要です。特にチャットの内容が長文になってしまうと、相手にとって負担となる可能性があるため、丁寧すぎる表現を避け、簡潔にまとめることが大切です。
シンプルで簡潔な表現の例
- 「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」→「ご確認ください」
- 「お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます」→「よろしくお願いいたします」
このように、相手への敬意を保ちながら、無駄を省いた表現がビジネスチャットでは好まれます。
2. 避けるべきNGワード
ビジネスチャットでは、言葉遣いにカジュアルな表現を使いすぎると、相手に対して失礼な印象を与えてしまうことがあります。特に、口語的な表現や略語は、チャットの速さや気軽さが求められる場でも避けたほうが無難です。以下によくあるNGワードと、代わりに使いたい表現を紹介します。
NGワードと代替表現
- 「了解です」
NG理由:「了解」は、相手の指示や依頼を「わかりました」と簡潔に返す意味がありますが、ビジネスシーンでは丁寧さに欠けると捉えられることがあります。
代替表現:「承知いたしました」「かしこまりました」
- 「わかりました」
NG理由:「わかりました」は、会話ではシンプルで使いやすい言葉ですが、ビジネスの場ではややカジュアルな印象を与えやすい表現です。
代替表現:「承知いたしました」「確認いたしました」
- 「OKです」
NG理由: 「OK」は、特に親しい間柄で使われることが多く、フォーマルな場には適しません。
代替表現:「問題ございません」「承知いたしました」
- 「すみませんが」
NG理由:「すみません」は口語的で、軽い謝罪や依頼の際に使われがちですが、ビジネスの場では「恐れ入りますが」のほうが丁寧で適切です。
代替表現:「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」
このように、カジュアルな表現を丁寧な敬語に変えるだけで、相手に対しての敬意を示すことができ、よりビジネスにふさわしいやり取りができます。
3. 敬語を上手に使い分けるポイント
ビジネスチャットで敬語を使う際は、「相手に伝わりやすいか」を意識し、丁寧さと簡潔さのバランスを保つことが重要です。次のポイントを参考に、敬語表現をうまく使い分けましょう。
- 相手との関係性を考慮する
例えば、上司や顧客には「かしこまりました」など、丁寧な表現を使い、同僚やチームメンバーとのやり取りでは「承知いたしました」のように少し柔らかい表現を選ぶと適切です。 - 長すぎない文章で敬意を示す
丁寧さを意識しすぎると文章が長くなりがちですが、「よろしくお願いいたします」「お疲れ様です」といったシンプルな表現を用いることで、ビジネスチャットにふさわしい適度な敬意が伝わります。
ビジネスチャットで敬語を使う際は、過剰にならないようシンプルで簡潔な表現を心がけましょう。また、ビジネスに不向きなカジュアルな表現は避け、代わりに丁寧な言葉を選ぶことで、相手に対して失礼のないやり取りが実現します。敬語を適切に使い分けることで、スムーズで快適なビジネスチャットが可能になり、信頼関係の構築にも繋がるでしょう。
敬語を含むビジネスマナーを意識しやすいおすすめのビジネスチャットツール5選
敬語を意識した円滑なコミュニケーションができるようになったら、ビジネスチャットツールの選定も業務効率に直結する重要なポイントです。ここでは、ビジネスチャットをサポートし、敬語を含むビジネスマナーを意識しやすいおすすめツールを紹介します。
1. Tocaro



特徴: 日本企業向けに設計されており、直感的に操作できるシンプルなインターフェースが特徴です。日本語環境での使い勝手が良く、敬語を含む丁寧なコミュニケーションが取りやすい仕様です。1ユーザー200円から始められるため低予算でも導入できます。
機能: タスク管理機能が充実しており、プロジェクトの進捗をリアルタイムで共有可能。さらに、外部ツールと連携し、ファイル共有やスケジュール管理をスムーズに行うことができます。
URL: https://tocaro.im/
2. Slack



特徴: 世界中の企業で利用されており、チャンネルやグループ機能を使って、プロジェクトごとにチームを細かく分けて情報共有が可能です。ビジネスチャットの中ではカスタマイズ性が高く、柔軟なワークフローが組めます。
機能: 多数のアプリと連携でき、タスク管理、日程調整、ファイル共有など様々な機能を拡張可能です。ビデオ通話機能も備えており、リモートワークでも活用されています。
URL: https://slack.com/
3. Microsoft Teams



特徴: Microsoft 365と統合されており、ExcelやWord、Outlookなどのビジネスツールと密接に連携できるため、資料作成から会議まで幅広い業務に対応できます。日本語環境での使いやすさも高評価を得ています。
機能: ビデオ会議やチャット機能の他、ドキュメントの共同編集が可能です。リモートワークでもチーム全体でのファイル共有や会議設定がスムーズに行えるため、特にリモートワークやハイブリッドワークに適しています。
URL: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/
4. Chatwork



特徴: 日本の企業文化に適した設計がされており、特に中小企業や非IT系の企業でも使いやすいシンプルなインターフェースが特徴です。年齢層を問わず操作しやすく、導入も簡単です。
機能: タスク管理やプロジェクト進捗の共有が簡単に行えるほか、ビデオ通話やファイル共有機能も備えています。必要な機能が直感的にアクセスできるため、初心者でもストレスなく利用可能です。
URL: https://go.chatwork.com/ja/
5. LINE WORKS



特徴: LINEと同じ操作性で、日常的に使い慣れているLINEと同様の感覚で使用できるため、導入の際に抵抗が少なく、多くの企業で採用されています。特にモバイル端末での利用がしやすい設計です。
機能: ビジネスチャットに求められるセキュリティ機能が備わっており、ファイル共有やチャットの暗号化などが可能です。また、LINEと同様の感覚で、社外の関係者とも手軽にやり取りできるため、外部との情報共有が求められる場面に最適です。
URL: https://line.worksmobile.com/jp/
適切なビジネスチャットツールを活用することで、敬語を意識したコミュニケーションがさらに円滑になります。それぞれのツールには独自の機能や強みがあり、自社のニーズや使い方に合ったツールを選定することが、業務効率化やチームの結束力向上に役立ちます。
ビジネスチャットでの敬語を活用して円滑なコミュニケーションを
ビジネスチャットで敬語を正しく使うことで、相手に敬意を示しつつスムーズなやり取りが可能です。この記事で紹介した基本的な敬語表現やNGワードに注意しながら、適切なビジネスチャットツールを活用することで、業務効率と信頼関係が向上します。ビジネスマナーを大切にしながら、円滑なコミュニケーションを通じて、職場でのより良い関係を築いていきましょう。