働き方改革を行うにあたって、取り組みやすい課題のひとつが「移動時間の削減」。出先からの会議参加、遠方のクライアントとのコミュニケーション、サテライトオフィスとの連携など、移動時間が発生するタイミングは数多くあります。これを削減できるツールが「Web会議ソリューション」です。
Web会議から“ファイル共有”や“録画”まで可能な「無料ツール」も
クライアントとの打ち合わせで東京郊外に出向いた後、1本の社内会議に出るためだけに会社に戻る――。多くのビジネスパーソンが経験したことのある“面倒な”シチュエーションかもしれません。
しかしWeb会議であれば、遠隔地でもカメラやマイクを使ってどこでも打ち合わせができます。最近では映像や音声だけでなく、ファイルの共有や録画も無料でできるソリューションも増えてきました。
簡易的なWeb会議であれば、カメラやマイクが内蔵されているパソコンをインターネットにつなぐだけで始められます。ムダな移動時間が削減され、また疲労度も少なくなることで、長時間労働の是正や業務効率向上につながるかもしれません。
近年、こうしたWeb会議のソリューションは増えてきていて、無料で使えるものも珍しくありません。今回は、TocaLot編集部がオススメのWeb会議ソリューション5選をご紹介します。
全世界で75万社以上が利用「Zoom」
アメリカで生まれたビデオ通話ツールで、全世界で75万社以上に利用されています。無料版でも多くの機能が利用でき、1:1の通話なら無制限で、3～50人のグループでも40分まで通話可能です。Windows、Mac、iOS、Android対応。
とりわけビジネスに使える機能が充実しており、有償版になりますが、1つの会議につき最大1,000人まで参加者を追加することができます。さらにテキストや音声、ホワイトボードなどのファイルを共有できるので、研修やセミナーなどを行うことも可能。単に会議に参加するだけならアカウント取得の必要もなく、社内外から参加者を募ることも容易です。
インターネット経由でいつでもどこでも利用が可能「Webex」
Webexも、アメリカ発シスコシステムズが運営するWeb会議ツールです。Zoom同様にPCへのソフトウェアインストールやサーバー構築などは不要で、インターネット経由でいつでもどこでも利用が可能となります。
無料版の利用可能期間は14日間。ミーティングには最大10拠点が同時参加できます。ファイル共有やクロスプラットフォームも可能。さらにミーティング機能のほかに、「イベントセンター」「トレーニングセンター」「サポートセンター」といった、イベント、研修、ユーザーサポートといった用途にあわせて特化した機能も持ち合わせています。
インターネット通話の草分け的存在「Skype for Business」
Skype for Businessは、マイクロソフトが提供しているWeb会議サービスで、インターネット通話の草分け的存在となったSkypeのビジネス版。通常のSkypeは25人までのグループ通話が可能ですが、Skype for Businessでは最大250人のオンライン会議を行えます。
いままではOffice365の購入でSkype for Business が利用できましたが、2018年10月からは新しいWeb会議ソリューション「Microsoft Teams」に移行しています。Microsoft Teamsではさらにコミュニケーション機能が強化されていて、有料版ではOutlookと連携した会議など、Office365の多様なソフトウェアとの連携利用が可能となっています。
音声遅延や音切れを極力回避する独自機能を採用「Live On」
Live Onは、ジャパンメディアシステム株式会社が開発した日本発のWeb会議ソリューションです。音声遅延や音切れを極力回避する独自機能を採用し、日本赤十字社にも導入済み。災害発生時に国内外の情報伝達ツールとして活用されるなど、シーンが広がっています。
資料共有や録画、ホワイトボードの活用も可能で、会議、研修やセミナー・イベントの配信など様々なシーンで多くの日本企業が活用。英語、中国語にも対応済みで、多拠点接続時や回線状況の悪い海外との会議でも、途切れや遅延が圧倒的に少ないといいます。
非常にシンプルなツール「appear.in」
ノルウェーの電話会社Telenorが運営している無料のWeb会議ソリューション。URLの発行を行うだけでWeb会議を始められる非常にシンプルなツールです。以前はアカウントの登録が不要でしたが、現在は会議のホストのみ、名前とメールアドレスを入力するアカウント登録が必要になりました。
無料プランであれば、同時接続可能数は4人。画面の共有も可能です。有料プラン「Pro」にアップグレード（9.99ドル）すると、同時接続が最大12人まで増えます。メンバーの管理やロゴの設定といったカスタマイズも可能となります。
用途や目的、特徴にあわせて、自社に最適と想われるソリューションを
会社の規模や想定される利用シーンによって、どのようなWeb会議ソリューションが最適かは違ってくるかもしれません。
ベンチャー企業など小規模であれば、エントリーとして「appear.in」を試してみるのも良いでしょうし、ある程度大きな事業体で利用するのであれば、バランスの良い「Zoom」その他を選ぶのもアリでしょう。
用途や目的、特徴にあわせて、自社に最適と想われるソリューションを、まずは無料版から試してみるのも良いかもしれませんね。
『Zoom』と連携してオンラインミーティングの課題を解消するビジネスチャットツール『Tocaro』についてご存知でしょうか？詳細は下のオレンジ色のボタンからご覧になれます。
