新型コロナウイルスの感染拡大防止措置の影響により、多くの企業でリモートワークが推奨されるようになりました。コロナが落ち着いてきた現在では、働き方のひとつとして定着しつつあります。便利なリモートワークですが、今まで当たり前に対面で行っていた社内コミュニケーションが取りづらくなる課題が浮き彫りになってきています。
そのため、LINEのように気軽にコミュニケーションがとれる「ビジネスチャット」がより重要な役割を果たすようになりました。コロナ禍以降、導入する企業は右肩上がりです。ビジネスチャットを利用することで、企業内でのコミュニケーションを維持し、仕事をスムーズに進めることができます。また、ビデオ会議やオンラインミーティングと組み合わせることで、リモートワークを効果的に行うことが可能です。
コミュニケーションだけではなく、取引先とのプロジェクト管理や自身のタスク管理など業務効率化に繋がる機能が満載なのがビジネスチャットツールです。
この記事では、ビジネスチャットツールの導入メリットや安くてお得なおすすめのビジネスチャットツールをご紹介します。
ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットとは、企業内や複数の人々の間で、リアルタイムでメッセージやファイルをやりとりするためのコミュニケーションツールのことです。ビジネスチャットは、電子メールや電話などの既存のコミュニケーション手段に比べて、よりスムーズで迅速な情報交換ができるため、多くの企業で採用されています。LINEなどのチャットがプライベートでの連絡手段として定着したため、ビジネスでも即時性のあるチャットを利用するようになってきました。
ビジネスチャットには、グループチャットや個人チャットなどの機能が備わっていることが多く、より詳細な情報交換が可能になっています。
ビジネスチャットツールを導入する5つのメリットとは？
ビジネスチャットツールを導入する主なメリット5つは次のとおりです。
⒈迅速な情報交換が可能
ビジネスチャットを利用することで、企業内でのコミュニケーションがリアルタイムで行えるため、よりスムーズかつ迅速に情報をやり取りすることができます。ツールによっては、既読機能や送信予約機能があるので、メールでは難しかったスピーディーなやり取りが可能です。
⒉社内コミュニケーションを維持できる
昨今、リモートワークやフレックスタイムなどを取り入れる企業が増えています。ビジネスチャットを利用することで、気軽に社内コミュニケーションを維持し、社員の間での親密な関係を保つことができます。
⒊ビデオ会議やオンラインミーティングが可能
ビジネスチャットは、ビデオ会議やオンラインミーティングも利用できるツールが多くあります。以前のような参加者全員の予定を合わせての会議などは、ビデオ会議で簡単に済ますことが可能です。事前に資料をチャットで送ることもできるので、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
⒋様々なデバイスから利用可能
ビジネスチャットは、スマートフォンやタブレット、パソコンなど、様々なデバイスから利用することができるため、いつでもどこでもコミュニケーションを行うことができます。
⒌情報の記録や検索が可能
ビジネスチャットでは、やりとりされたメッセージやファイルなどの情報が記録されるため、必要に応じて以前の会話の内容を確認することができます。また、検索機能があるので、情報が流れてしまっても後から簡単に知りたい情報を検索できます。
ビジネスチャットツールを選ぶ際の３つのポイント
働き方改革の推進やコロナ対策でテレワークが急速に拡大していますが、一方で対面が減ったことによる社内のコミュニケーション不足などの新たな課題も明らかになってきています。社内コミュニケーション改善のため、ビジネスチャットを導入する場合、どのような選び方がいいのでしょうか？選ぶ際のポイントをご紹介します。
⒈導入目的に合ったツール選び
ビジネスチャットツールを導入する目的を達成できるものを選びましょう。例えば、セキュリティ強化が目的なのであれば安全性の高いツール、意思疎通の効率化が目的ならチャットに特化したツールを選ぶと失敗しにくくなります。
⒉社員が使いこなせるか
ツールの操作性は、導入後に社員にすぐに浸透するのかが重要なポイントです。導入目的が達成できそうなツールでも、操作が難しいと社員に浸透しない可能性が高いのです。
機能がたくさんある方が魅力的ですが、操作が難しくなる傾向があります。高機能であればあるほど便利であるとは限らないので、社員のITリテラシーに見合うツールを選びましょう。
⒊費用が予算内であるか
ツールの導入や運用にかかる費用が、自社の予算的に無理がないかをしっかり確認しましょう。ビジネスチャットは、導入時にかかる初期費用と、運用に必要な月額費用の2つがかかる場合が多いです。両方の費用を考慮するようにして検討しましょう。
高機能なのに安い！おすすめのビジネスチャット5サービス
ビジネスチャットツールは数多くありますが、今回は高機能なのに安い！おすすめのビジネスチャットを5つご紹介します。
⒈国内No. 1の導入数“国産”ビジネスチャットツール「Chatwork」
Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」は、UIがシンプルで、かつ国産アプリのため使いやすいのもポイントで、チャットに慣れない方・初めて使う方もスムーズに操作が可能です。タスク管理機能が充実しており、自分のタスクを把握したり、相手に仕事を依頼できるので、やり忘れがなくなります。タスクは、「本日・1週間以内・期限なし」など細かく分けて、誰がどのタスクを持っているのかを可視化できます。タスクを完了させるとグループメンバーにも通知がいくため、互いに進捗状況を確認できます。通知が分かりやすくメッセージの見落としが少ないと評判です。大規模組織の運用は、管理者機能があるので安心です。
社外組織ともチャットでやりとりしたい企業やタスク管理機能がほしい方におすすめです。既読機能がない点が、返信のプレッシャーが苦手な方、忙しい企業の方の支持を受けています。
【セキュリティ】
データ通信の常時暗号化を行っていて、信頼性の高いアマゾン ウェブ サービス（AWS）のデータセンターを使用して開発・運用が行われています。実際に官公庁・大企業からも選ばれ、高い信頼を得ていることからも、セキュリティ体制が十分であると言えるでしょう。
【料金プラン】
フリー：０円/ユーザー/月
ビジネス：500円/ユーザー/月(年間契約)
エンタープライズ：800円/ユーザー/月(年間契約)
Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/
２、仕事で活用できる充実した機能を揃えた「LINE WORKS」
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供する「LINE WORKS」は、なじみのあるコミュニケーションアプリ「LINE」と同じ使い勝手のため、面倒なセットアップや操作研修も不要なこと、ユーザーの教育も必要なく、導入したその日から誰でもすぐに使えることが最大のメリットです。2019年8月に発表された「ソフトウェアビジネス新市場2019年版」では、2年連続で有料ビジネスチャット国内シェアNo.1を獲得しました。
LINEと同じ使い方で、友だちとして追加してもらうと、繋がることができます。 BtoC営業の場合、お客様がなかなか電話に出てくれない、メールの返事がこない時に、LINEで繋がることで連絡を取りやすくなることが人気の秘訣です。
タスク管理も簡単にでき、チームで専用カレンダーを共有し、スケジュールの確認やタスクの振り分けなどができます。
スマホやPC操作が苦手だが、LINEなら操作できるという社員が多い企業や、BtoC営業が多い「小売・サービス・物流・建設業」など、スマホがメインな職場環境には便利なツールです。
【セキュリティ】
個人向けLINEとは違い、 LINE WORKSでのすべての通信は暗号化されているため安全に通信可能です。システムのセキュリティも24時間365日専門のスタッフが監視しています。スマートフォンでの利用を考慮し、リモートコントロール機能も完備しています。
【料金プラン】
フリー：０円
スタンダード：450円/ユーザー/月(年間契約)
アドバンスト：800円/ユーザー/月(年間契約)
※2022年 4月 1日より新プランに移行
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
⒊世界シェアNo1、日本ユーザー数世界No2「Slack」
Slack Technologies, Incが提供する「Slack」は、世界150カ国以上、75万社を超える企業が利用しています。
「チャンネル」という会話、ファイル、ツール、メンバーなどを1か所にまとめて整理することができる機能があり、話題の整理がしやすさが人気の秘訣です。チャンネル内で作業をすると、チーム全員が進捗状況や目的を共有できます。1,000種類以上の外部連携が豊富です。ゲーム会社が開発をしたこともあり、会話感覚でやりとりをしたり、絵文字をカスタマイズできるなど、堅苦しい社内コミュニケーションをフラットにさせてくれます。
外部サービスと連携ができるだけでなく、部門を超えた情報共有がスムーズにできるため、様々なツールを使うことが多いエンジニア業界やWEBデザイナー業界に支持されています。上下関係をあまり意識しないフラットなコミュニケーションを取りたい企業におすすめです。
【セキュリティ】
SOC 2、SOC 3、ISO/IEC 27001 といった複数のコンプライアンス認定に準拠しており、エンタープライズ級のセキュリティをあらゆる層に提供しています。国際的なコンプライアンス認証を獲得しており、安心です。
【料金プラン】
プロ：850円（年払いの場合）/ユーザー/月
ビジネスプラン：1600円（年払いの場合）/ユーザー/月
Enterprise Grid：要相談
Slackサービスサイト : https://slack.com/intl/ja-jp/
⒋Office365との連携最強「Microsoft Teams」
「Microsoft Teams」は、Microsoft Corporationが提供する、ユーザーが仕事でもプライベートでも、最も大切なことを達成するのに役立つように設計された生産性向上クラウドです。約40もの多言語に対応しているため、国内外でコミュニケーションを取ることが多いユーザーに人気です。
マイクロソフトの「Office365」に組み込まれているサービスで、「Office365」との連携が最大の特徴で、共有のワークスペースにファイルなどをまとめられるので、場所に制限されず仕事をしたり、チームとチャットが行えます。Word、Excel、PowerPoint、SharePointなど組み込みのOffice 365アプリでファイルの共同作業が行える点が特長で、業界を問わず、さまざまな企業で導入・活用されています。
Webミーティングやウェビナーは最大1000人、ブロードキャストは最大1万人で開催が可能です。
【セキュリティ】
高度なセキュリティおよびコンプライアンス機能を活用する、Microsoft 365 エンタープライズ グレードのクラウド上に構築されているので、世界レベルのセキュリティで安心です。
【料金プラン】
Microsoft Teams：無料
Microsoft 365 Business Basic：年間契約540円/ユーザー/月
Microsoft 365 Business Standard：年間契約1,360円/ユーザー/月
Office 365 E3：年間契約2,170円/ユーザー/月
☆フリープランあり☆
ユーザー数：100人まで（使用期限はなし）
Microsoft Teamsサービスサイト : https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
⒌ オールインワン・コラボレーションツール「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズが提供する「Tocaro」は、仕事のプロセスを可視化し、チームの生産性を高めるビジネスチャットツールです。自分の仕事を「見える化」し、「忙しくて新しい仕事に着手できない」「どんなメッセージが届いているか既読をつけずに確認したい」ときに役立つ機能があり、「ワークボード」機能ではチーム仕事で重要な「自分の役割を把握して遂行するのを助けます。
プロセスを見える化し業務効率化をすることに特化しており、タスク機能や、作業の進捗状況などをリアルタイムで定量化してそのプロセスを見える化できる機能が搭載しています。ワークフロー機能では、スタッフ全員に同一の指示を出すことで作業内容の把握もスムーズになるほか、当事者以外のメンバーも同時に把握でき便利です。
『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』などを装備しています。
【セキュリティ】
世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツール。金融機関レベルのセキュリティなので、安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。
【料金プラン】
スタンダードプラン：800円/ユーザー/月
ビジネスプラン：1,000円/ユーザー/月
エンタープライズプラン 要相談
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
高機能でおトクなビジネスチャットを見つけましょう
ビジネスチャットは社内だけでなく社外の人との連絡にも使うこともあるため、セキュリティレベルが高く、シェアの多いツールを選ぶことが大切です。また、外部連携などの機能性や利用にかかるコスト、セキュリティ性の高さなども考慮して選ぶ必要があります。
高機能でも使いこなせないと意味がありません。比較的、高機能のツールは値段が高くなる傾向がありますので、自社で使いたい機能をしっかりと確認することがおトクへの鍵です。
社内でしっかりと話し合い、自社に最適なビジネスチャットツールを取り入れましょう。
