タスク管理は目標を立てて進めていきましょう

近年多くの企業では、売上を多く上げを作る経営から、無駄を無くしていくというスマートな経営にシフトしてきています。経費の削減や、業務にかかるコストの見直しによって会社をシェイプアップさせることに努力が払われるようになってきているのです。

その中で重要となってくるのが業務の効率化です。社員一人ひとりが極力無駄なく仕事をすることで、生産性を向上させようという取り組みです。ただ、「業務を効率化せよ」と号令がかかっても社員は何をすればよいかわかりません。そこで注目されているのがタスク管理です。

タスク管理を取り入れると、自分がどれだけの仕事を抱えているか可視化され把握できるようになり、期限を決めて業務に取り組めるようになります。またネット上のタスク管理ツールを使ってタスクをチームで共有すれば、チーム全体の仕事量がわかり、タスクを振り分けることで業務の平準化も図れます。

そんなタスク管理ですが、ただただタスクをリストアップしてこなしていくと、結局仕事をこなしていくだけになってしまい、そもそもなぜタスク管理をしているのかという目標や目的がわからなくなってしまいます。

そこで今回はタスク管理をするときに、何を目標にしながら取り組めばよいのか詳しく見ていきます！

タスク管理で何をしたいか目標を設定しましょう

タスク管理を導入して何をしたいのか。タスク管理の先には何があるのか。そういったことを思い浮かべながら実際に業務にあたるのと、何も考えずただタスク管理をツールとして使うのでは得られる結果が変わってきます。ここでは何を目標にするべきか見てみましょう。

やるべきことを明確にする

タスク管理をする際には、仕事の内容をすべて明らかにすることが必要です。そしてタスク管理にはタスクの洗い出しが必ず行われます。

タスク管理を行うことで、これからやらなけばならないことを明確化することができます。「ゴールに辿り着くには何を行うべきか」が可視化されるため、無意味な不安感を取り除くことができ、計画性のない仕事ををすることがなくなります。

実行可能な計画を立てる

やらなければいけないタスクを全てリストアップすることで、タスクをにかけられる時間やそれをこなす能力、人数などを把握することが可能になります。また、計画した期日内で、業務を完了させることはできるのか、もし完了できなかった場合の要因はどこにあるのか、どのような策を講じれば、期日内に業務を完了できるか。なども検証できるようになります。

現時点でのリソースででちゃんと業務は回るのか、また、不足しているリソースは何かという問題点などが見える化されるのです。そしてこの一連のプロセスには、古い体質の企業に蔓延しがちな、やる気、根性、気合がといった精神論は全く関係ありません。タスク管理によって今の状況を冷静に見つめ直し、実行可能な業務プランを立てることが可能になります。

優先すべき重要な項目を軸に、プラン通りに作業を進める

タスク管理を行えば全てのタスクを洗い出し、重要なタスクを優先しておこなえるようになります。やらなければならないタスク全てをリスト化することで、タスクごとにどのような重要度があるかわかり、クライアントなどの外部の確認が必要かどうかを確認でき、タスクの前後のつながりがあるかどうかなどを把握できるようになります。

期日までどれだけ時間が有るか、また、やらなければならない項目が浮き彫りになるので、緊急性が高く重要度の高い業務から優先して実行することができます。期日を意識してプランを立てて計画性の有る作業を実行すること可能になります。