ビジネスチャットは、社内コミュニケーションを活発にするICTツールです。このツールは個人向けに広く普及したチャットの仕組みや機能を企業向けに応用したもので、メールを利用したメーリングリストでの情報共有や一方通行の社内ブログなどに変わるツールとして、広がりを見せています。総務省も「働き方改革×チャットツールのビジネス活用」という情報を発信しています。
手軽で便利なビジネスチャットツールを利用すると、コミュニケーションコストの削減による業務改革や、働き方改革を促進することができます。ではビジネスチャットはどのように業務改革を推進してくれるのか。これまで利用されてきたメールでのメーリングリストと比較しながら見ていきましょう。
内容によってはメーリングリストも利用されている
ビジネスチャットの利用目的は、離れた場所にいる人とコミュニケーションを取ることです。その目的を達成するためには電話やメールなど他に手段がある中で、現在ビジネスチャットが選ばれている理由やメリットはなんでしょうか。ビジネスチャットには色々なサービスがあるので共通的な機能から探っていきましょう。
今までビジネスの現場で中心的な役割を果たしていたコミュニケーションツールのメールですが、最大の強みは長文やまとまった文章でやりとりできる点です。告知案内や残しておきたい情報は、チャットですと流れてしまい、必要な時に探し出すのが困難となることがあります。
また、情報量の多い議論をするときも、メールでのやり取りのほうが向いています。まとまった文章を作り上げるのは、大きな画面でじっくり練り上げたほうが、うまくまとまるものです。ビジネスチャットのようにその場ですぐに返信するような議論では、意見交換のような形になりがちです。形式的な業務連絡や、情報量の多いコミュニケーションを図るには、メーリングリストのほうが今でも効率的な手段と言えそうです。
ビジネスチャットはリアルタイムなやり取りが可能
メールのデメリットは、受信したメールを確認して返事するためには、返信ボタンを押す、本文を書く、送信ボタンを押す、という手順になります。内容が一行だったとしても連絡のやり取りに時間がかかり、返信を待つ時間がどうしても発生してしまいます。ビジネスチャットは送受信がリアルタイムで行われるので、会話しているような感覚でコミュニケーションを行うことができます。
メールを読んだかどうかの確認を、わざわざ電話でするというやり取りを経験したことはないでしょうか。自分が送ったメールは、相手が必ず読んでいると思っている人は意外と多く、このやり取りの一番の原因は、処理しなければならないメールが多すぎて、埋もれてしまうというところにあるようです。
ビジネチャットの場合、メッセージは個人別に継続して保存されていきます。メールの場合、１つのメールで１件となりますが、ビジネスチャットの場合１人に対して１件となり、誰から連絡が来ているが一目でわかります。既読機能があるビジネスチャットツールならば、相手が読んだかどうかも確認することもできます。
グループでのやり取りはビジネスチャットが手軽で簡単
またビジネスチャットは、個人対個人のやりとりだけでなく、一つのグループを作ってやりとりを行うこともでき、複数名でのオンライン通話が可能なサービスもあります。難しい操作をしなくても、手軽にこうしたやりとりを行うことができるのがビジネスチャットのメリットです。そしてメールの複数名送付やメーリングリストと比べるとグループの管理が容易で、漏れが発生する心配がなく安心です。
メールの最大の利点は、相手がどんなメールサービスやメールソフトを使っていても、標準のメールプロトコルで送受信されるものは全て送受信可能という点です。相手の利用しているサービスがGmailでもOutlookでも問題なくやり取りができます。一方ビジネスチャットは同じサービス間でしかやり取りができません。社内では共通のサービスを使うことが求められ、導入を検討する際には慎重にサービスを選択する必要があります。
ビジネスチャットを実際に導入する際のポイント
ビジネスチャットを導入するためには、まず目的や対象部署を整理することから始めましょう。それから具体的な導入ツールを選定するようにすれば誤ったサービスを選択することを避けられます。多種多様なサービスの中から、業務に合った製品を選ぶための比較ポイントとしては、導入目的に合ったツールを選ぶこと、社員の使いやすさを考えること、そして、セキュリティー対策がしっかりしているかを見ることが挙げられます。
- ビジネスチャットと一口に言っても、様々な業種に向けたツールが日々開発されリリースされています。利用の目的と活用の指標に合うサービスをであるかしっかり見極めましょう。そして、社員のITリテラシーに応じて機能のカスタマイズできるものもあるので、社員全員が使えるようなサービスを選ぶことが重要です。また不正アクセスなどによる情報の流出は、大きな損害を出しかねません。セキュリティ対策が万全かどうかも、必ず確認しましょう。
そして実際の導入については、スモールスタートで始めましょう。全社で一斉導入すると、トラブル対応で遅れが生じ、混乱を招きかねません。まずは少人数で現在使っているツールとの置き換えを試し、問題が生じないか確認しましょう。準備のための規模、期間などを明確に決めてテストを行うことが大切です。少人数での運用ができそうであれば、さらに規模を広げてテストをしましょう。既にナレッジのある部署の活用を参考にすれば活用促進にも繋がります。
加速するビジネスのIT化の中でビジネスチャットは選ばれる
メールングリストを使った連絡方法も、伝えたい情報によって現在でも十分に通用する伝達方法です。しかし、IT技術の発達によるビジネススピードを考えると、連絡の方法も見直す時期が来ていると言えます。日々新しい情報が生み出され消費されていく中で、企業もそのスピードに遅れをとるわけにはいきません。これを機会にビジネスチャット導入も検討されてみてはいかがでしょうか。
