近年ビジネスの現場でもコミュニケーションツールとして浸透してきたビジネスチャットツールですが、中にはこのビジネスチャットを使ったコミュニケーションに対して苦手意識を持っている人もいるようです。
今回は、ビジネスチャットに対して苦手意識を持っている方の特徴と苦手意識を克服する方法を解説していきたいと思います。
ビジネスチャットが苦手な人の特徴
ビジネスチャットが苦手な人には、「すぐに返信をしなければいけないと思っている」「やり取りが早すぎてついていけない」「テキストだと感情が読めなくて冷たく感じる」という3つの特徴があります。
1. すぐに返信をしなければいけないと思っている
ビジネスチャットが苦手な人で多いのが、受信したメッセージにすぐに返信をしなければいけないと思っているという特徴です。
ビジネスチャットは多くの場合、デスクトップへの通知機能が搭載されており、受信をするとすぐに確認することが出来ますが、すぐに返信できない内容であっても返信をしないでおくと頭の中でタスクが残っている気分になってしまい、他の仕事に手がつかないという方もいるようです。
2. やり取りが早すぎてついていけない
次にご紹介するのが、チャット上でのやり取りが早すぎてついていけないという特徴です。
これはチャットにあまり慣れていない年齢が高めの方や入社して間もない方に多い特徴です。チャットに慣れていない方だと返信を書いているうち、他の返信が一気になされてしまい、自分自身の返信と同じ内容が返信されていたり、別の内容に変わってしまってしまうことがあるようです。チャットに慣れていても、その会社に入社して間もない方も業務に関する知識や専門用語などが理解できず、ついていけないというケースもあるようです。
このようにやり取りが早すぎることで、情報過多な状況になりチャットに対して苦手意識を持ってしまう方がいます。
3. テキストだと感情が読めなくて冷たく感じる
最後にご紹介するのが、テキストだと感情が読めなくて冷たく感じるという特徴です。
これは結構多くの方が感じるかもしれませんが、ビジネスチャットにおいては基本的にはテキストベースでやり取りが進みます。表情が見えない中でのやり取りのため、文面からだけだとどのような思いでテキストが送られてきたのか読み取れず、不安に感じる人もいるようです。
ビジネスチャットに対する苦手意識の克服方法
ビジネスチャットに対して苦手意識を持っている人は上記のような特徴がありますが、これを解決するための克服方法をご紹介していきます。
1. 簡潔に返信をしておき、しっかりとした返信は自分のタイミングで
ビジネスチャットのやりとりだとすぐに返信をしなければいけないと思う方も多いかもしれませんが、しかし、熟考が必要なものも中にはあります。
ビジネスチャットの特性上、すぐに返信するというは少なからずルールであるかもしれません、そんな時は「●●までに返信します」や「検討してからご返信します」など一旦返信をし、あとから自分のペースでしっかりと返信をすると少しは落ち着いて対応できるのではないでしょうか？
2. 絵文字やスタンプを適度に活用する
例えば、同意する場合や感謝する場合などテキストでしっかりと伝えようとしているうちに、話している内容が変わってしまうということもあるかもしれません。
そんな時には、多くのチャットツールに搭載されている絵文字やスタンプを適度に使用し、返信や反応を簡略化するのもビジネスチャットの情報の流れについていくコツです。
3. 時にはWeb会議や対面も取り入れる
テキストだけのやりとりで感情の交流が出来ず、不安に感じる人も多いようです。そんな時は、不安に感じているだけではなく、声がけをしてWeb会議や対面で話す機会を作ることもビジネスチャットにおけるコミュニケーションを円滑に行うのには必要です。
話してみると不安に思っていたことが、実は大したことではなかったということもあると思いますので、是非試してみてください。
苦手ではすまないビジネスチャットにおけるコミュニケーション
ビジネスチャットを活用したコミュニケーションはビジネスにおいても一般的になってきています。今、苦手意識を持っている方は、上記でご紹介したようなちょっとした克服方法を試して見るだけでもストレスなくビジネスチャットを活用したコミュニケーションが出来るようになると思いますので、是非トライしてみてください。
