ビジネスチャットを有効活用する7つのルール

新型コロナウイルス対策で、テレワークや在宅勤務が普及し、電話やメールよりも気軽にコミュニケーションがとれるビジネスチャットを利用する企業が増えてきました。スピーディかつ活発なコミュニケーションに大きく貢献してくれるビジネスチャットは、対面でのコミュニケーションが気軽に出来なくなった昨今ではとても重要な役割を果たしつつあります。チャットの手軽さが魅力ですが、ビジネスチャットの利用ルールを決めておかないと、トラブルに巻き込まれるなどリスクを生じさせることにもなるのです。

この記事では、ビジネスチャット利用時のルールとしておすすめしたいルールを7つご紹介します。

ビジネスチャットとは?

ビジネスチャットとは、ビジネス目的での利用に特化したコミュニケーションツールです。メールとは違い、挨拶や署名を排した気軽なチャット形式でコミュニケーションできます。

コミュニケーションを取りたい相手が別の場所にいる時に、電話だけでは相手に伝わりにくいことを分かりやすく伝えたり、関係しているメンバー全員で情報を共有したい時、タスク管理や勤怠管理のツールとしても使えるなど、ビジネスシーンにおいてとても便利なツールです。

業務効率化や生産性向上に繋がるため、メールとビジネスチャットを併用する企業がコロナ禍から急速に増加中です。フレックスタイムやリモートワークなど、働き方改革を実現するツールとしても注目されています。

情報共有ツールとして、ますますニーズが高まるビジネスチャット

コロナ禍以降のビジネスチャットの認知度や利用率はどのように変化しているのでしょうか?アンケートモニター約2,000万人会社モニタスによる全国20~64歳男女の会社員2,836名を対象に実施した「利用実態調査 ビジネスチャットツール編」を参考にご紹介します。

全国の会社員に聞いたビジネスチャットツールの認知・利用状況について、

認知率54.7%、利用経験率40.1%、現在利用率38.6%

という結果になりました。

会社員の約5割がいずれかのビジネスチャットツールを認知していて、約4割はいずれかのツールを利用していることがわかっています。

具体的な利用目的の中では、ファイル共有、社内情報共有、スケジュール共有、取引先との情報共有、など「共有」という言葉が多く見られました。様々なクラウドサービスがありますが、ビジネスコミュニケーションにおいて便利なビジネスチャットが不可欠になっていると考えられ。これから使いたい、必要としている企業も含めると、今後ビジネスチャットのニーズはますます高まりそうです。

ビジネスチャットを有効活用するための7つのルール

便利で充実したサービスによってビジネスチャットを利用している企業が増えていますが、手軽に参加できるビジネスチャットだからこそ、情報漏えいのリスクや頻発するコミュニケーションならではのトラブルなど、企業やメンバーに損害を生んでしまう可能性もあります。

ビジネスチャットを有効に活用できるように導入する際には利用ルールを定めましょう。ルールは、導入前にしっかりと社内で周知させておくことが重要です。企業やチームによって独自のルールが必要になりますが、以下はおすすめしたいビジネスチャット利用時の7つのルールです。

1.投稿禁止事項を決めましょう

ビジネスチャットはスピーディかつ手軽さが魅力です。しかし、その気持ちからついつい面と向かっては言えないことやメールなど長文になると書かないことを書いてしまうメンバーが発生してしまうかもしれません。プライベートな個人チャットと同じ気分で使っていると、次第に馴れ馴れしくなりメンバーを不快にさせる恐れが出てきます。

日頃から気をつけている人が多いと思いますが、個人情報や人事情報などプライバシーに関わる内容やチームの部外秘情報などを書き込まないように、改めて記しましょう。

2.メールとチャットは使い分けましょう

コミュニケーションが活性化が期待でき、スピーディーさが魅力であるビジネスチャットは、生産性の向上にもつながります。メールとの使い分けができればさらに業務効率化につながります。

連絡を取りたい相手や内容によってはメールのほうが適しているシーンもありますが、できるだけビジネスチャットを利用して、社内でビジネスチャットを定着させましょう。失礼のない対応が必要な、社外とのやり取りは、メールで行う方がいいとされています。自社のルールやセキュリティ対策を理解してもらった上で、臨機応変に使い分けましょう。

3.利用時間帯を決めましょう

ビジネスチャットへの投稿、メッセージの送受信を行う時間帯をあらかじめ決めておきましょう。時間制限することによって、時間外労働を減らすことができます。

ビジネスチャットのメリットである、場所や時間にとらわれず簡単にメンバーに連絡ができる、という点がありますが、業務時間外いつでも対応をしなければいけないと、いった状況になることは好ましくありません。働き方改革推進の手段にもなるビジネスチャットを適正に利用するためにも利用時間を決めることが好ましいです。

ただ、早朝や深夜といっても、人によって感覚が違うため、「原則として利用するのは発信者の所定労働時間内のみ」など、社内で統一したルールをあらかじめ定めておくとよいでしょう。

4.スタンプを利用し、挨拶は簡素化しましょう

ビジネスチャットのメリットのひとつには、メールにはないスピード感が挙げられます。当たり前のように使用する、「お疲れ様です。〇〇部の△△課◻◻担当の✕✕です」といったメールの定型挨拶も、2回目以降は書かない、などのルールを定めましょう。

ほとんどのビジネスチャットには「いいね!」やスタンプ機能が搭載されています。「承知いたしました」「了解です」「よろしくお願いいたします」などよく使われる文句には、対応するスタンプが用意されています。自分宛てのメッセージで文章による明確な返事が必要ないものについては、読んだことをスタンプで伝えればOKです。

これらの投稿が頻発されて増えることよって、最初に投稿したメッセージが見つけられない、後からメッセージを確認した人が何の件を言っているのか分からなくなり確認に時間を要することになってしまった、という事態を防ぎましょう。

ただし上司にスタンプを使う場合は、失礼なものでないかマナーに十分に注意してください。

5.スレッド投稿を利用し、内容確認をスムーズにしましょう

メッセージに対して返信をする場合は、返信先をしっかりと設定しましょう。特定の個人に返事をしたい場合はツールによっては、「To」や「@」で相手を指定可能になっています。返信先を指定しないとルーム全体に発信されてしまい、話題に関係ない人にとってはノイズになってしまいます。

前記同様、メッセージがなかなか見つけられない、メッセージを探すことに時間を費やさないために、元となる投稿に対しての返信は、スレッド投稿で対応するルールにしましょう。スレッド機能とは、元の投稿に対する返信を紐づけし、ぶら下げるようにまとめられる機能です。

6.新規のグループやチャンネルの作成は、管理職が担当しましょう

部署ごと、プロジェクトごとでチャットを分ける際には、ツール内でグループやルーム、チャンネルを作ることができますが、それらの作成作業は管理職が担当するようにしましょう。

誰でもグループを作れるようにしていると、それぞれが独自のグループを作ってしまい、グループが乱立してしまうかもしれません。権限を明白にしておき、「管理者・メンバー・閲覧者」の3つをしっかり設定しておかないと、業務の混乱や情報漏洩などトラブルの元となります。誰にチャットを許可するのか、閲覧を許すのかを、管理者がきちんと決めることが大切です。管理職がグループを作ることによって、管理がしやすくなります。

7.通知機能を使ってメッセージには素早く反応しよう

ビジネスチャットは、すぐにメッセージの確認や返信ができるのが利点です。すぐに確かな返事ができない場合は「承知しました、確認いたします。」「確認に〇時間ほどお時間をいただきます。」と送ればOKです。

ビジネスチャットの中には「オンライン」「離席中」など、ステータスの表示ができないツールもあります。返事がいつ来るか分からない状況は、業務の停滞に繋がることになります。ビジネスチャットには、メッセージが届くとマークがついたり通知音が鳴ったりする便利な機能があるので、見落としないようにしっかり活用していきましょう。

フリープランがあるおすすめのビジネスチャットツール3選

上記で、ビジネスチャットを有効活用するルールをご説明しました。フリープランのある下記ビジネスチャットツールで、実際にルールを守って利用できるのか試してみましょう。フリープランのあるおすすめのビジネスチャットツールを3つご紹介します。

「Chatwork」Chatwork株式会社

Chatworkとは、導入社数36.5万社を超える国産ビジネスチャットサービスです。既読機能がなく、外部とのやり取りにおすすめです。また、タスク管理機能に優れており、チームでのコラボレーション機能が充実しています。

【Chatworkのトライアル&フリープラン】

フリープラン有り
利用可能サービス:コンタクト無制限、累計14グループチャット、1対1でのビデオ通話 / 音声通話、2段階認証、5GBストレージ

Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/

「LINE WORKS」ワークスモバイルジャパン株式会社

LINE WORKSは、LINEと連携することができるLINEのビジネス版です。 LINEと操作性が似ており、PCは苦手だが、LINEであればつかえるユーザーが多いので人気です。

【LINE WORKSのトライアル&フリープラン】

フリープラン有り(ユーザー数100人まで)

利用可能サービス:トーク、外部ユーザーとのトーク、音声/ビデオ通話/画面共有、アドレス帳、グループ機能、ホーム、カレンダー、アンケート、セキュリティ、広告の表示、ストレージ5GB

LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/

「Tocaro」伊藤忠テクノソリューションズ株式会社

Tocaro(トカロ)は、対話・共有・検索を柱とし「コラボレーション」をテーマに掲げた、仕事のプロセスを可視化し、生産性を大幅に向上できるビジネスチャットツールです。リアルタイムチャットやプロジェクト管理機能を使って、社内のコミュニケーションを活性化します。

【Tocaroのトライアル&フリープラン】

無料トライアル有り
期間:1ヶ月
利用可能サービス:すべてのプランのサービスを1ヶ月お試し出来ます。

Tocaroサービスサイト :https://tocaro.im/

何のためにビジネスチャットを導入するのか、明確なイメージを共有しましょう

ルールを決める、ルールを守ってビジネスチャットを利用することは大切ですが、ルールを公示する前に、どんな目的でビジネスチャットを使用するのかの明確なイメージをメンバー全員で共有しましょう。

意見を活発に言える場にするためか、ミーティングの時間削減のためか、Eメールの作成時間短縮のためか、情報をリアルタイムで共有するためか、まず社内で明確にしてみましょう。目的をはっきりさせてから導入すると、ビジネスチャットを上手に活用できます。

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