近年のビジネス環境の変動は目まぐるしく、情報技術の急速な進化と共に企業が直面する課題も変わり続けています。特に企業のデジタル化を推進する中で「シャドーIT」という言葉に耳を傾けたことはありませんか？この言葉、聞き慣れないかもしれませんが、ビジネスの現場での「影」のように存在し、様々なリスクをはらんでいる現実を指しています。
この記事では、シャドーITの問題とその解決方法、そしてクラウドサービスの活用について詳しく紹介します。
シャドーITとは？
最新のテクノロジー、それは我々のビジネスを進化させる魔法のようなものです。しかし、同時にその影で「シャドーIT」という悩みも生まれています。シャドーITとは、文字通り「影」のように企業の背後に隠れているITの存在を指します。では、具体的に何を指すのでしょうか。
シャドーITとは、企業の正式なIT部門や方針を経由しないで、各部門や個人が勝手に導入・利用するITシステムやアプリケーションのことを言います。要するに、会社の「公式なルート」を避けて導入されるテクノロジーのことです。
イメージとしては、会社の公式な道具や機材を使わず、個人が好きなものを持ち込むようなものです。便利であれば使ってしまうのは人情と言えますが、それには大きなリスクが潜んでいるのです。
企業でのシャドーITの実例
クラウドストレージの非公式な利用
例えば、公式には会社のファイルサーバーを使うようにとの指示があるのに、個人的にDropboxやGoogle Driveなどのクラウドストレージを使って、業務の文書を保存・共有する行為です。この行為は、情報漏えいのリスクがあるだけでなく、データの整合性も失われる可能性があります。
非認可のアプリケーションのダウンロード
スマートフォンやPCに、業務に便利と思って非公式のアプリをダウンロードすることです。これにより、未知のセキュリティリスクやデータ流出の危険が生じることもあります。
シャドーITの危険性
このようなシャドーITは、個人や部門の生産性向上のために使われることが多いのですが、組織全体のセキュリティやデータ管理を考えると大きなリスクを背負ってしまうことになります。情報漏洩は、企業の信頼に関わる重要な問題になり得るのです。
シャドーITのリスクとは？
ビジネスにおいて、新しい技術やサービスを取り入れることは、時としてイノベーションの源泉となります。しかし、その裏側で進行する「シャドーIT」の存在は、その利益を遥かに上回るリスクをもたらすのです。簡単に言えば、シャドーITは会社の「影の部分」で動いており、その影響は企業にとって予想外の問題を引き起こすのです。
セキュリティの脆弱性
まず最も危険なのが、セキュリティの問題です。シャドーITは、公式のIT部門の監視や管理を受けていないため、セキュリティ対策が不十分であることが多いです。
例: 個人が勝手に利用するクラウドストレージに、会社の重要な情報をアップロードする行為です。このクラウドストレージがセキュリティの甘いものであれば、外部からの攻撃や情報漏えいのリスクが非常に高まります。
データの不整合
次に、データの一貫性の問題が挙げられます。シャドーITを利用することで、正式なシステムとのデータの整合性が崩れ、情報の乖離や二重管理が生じる可能性があります。
例: 営業部門が独自に利用している顧客管理システムと、会社全体で利用しているシステムの情報が異なる場合、同じ顧客に対して異なる情報や提案をすることが生じる恐れがあります。
シャドーITのリスク対策：クラウドサービスの活用
これらのリスクを最小限に抑えるための最も効果的な手段が「クラウドサービス」の活用です。クラウドサービスは、セキュリティやデータ管理の面でのベストプラクティスが提供され、企業が安全かつ効率的にITリソースを利用することをサポートしてくれます。
クラウドサービスの選定時には、セキュリティの対策がしっかりとなされているものを選び、データの統合や一元管理を実現することで、情報の乖離を防ぎます。詳しくは、下記の章でご説明します。
シャドーITのリスクは確かに大きいです。しかし、適切なクラウドサービスの導入と管理により、そのリスクを劇的に低減することが可能です。企業はこの新しいテクノロジーの波に乗り、より安全で効率的なビジネス運営を目指しましょう。
シャドーITの実例とは？
シャドーITは企業の各レベルで見られ、個人やチームが組織の公式ITポリシーやプロトコルをバイパスして技術を利用する際に発生します。以下はシャドーITのいくつかの一般的な実例です。あなたの会社が大丈夫ですか？
⒈個人のクラウドストレージサービス利用
社員が企業の公式のファイル共有システムを使用せず、個人のGoogle DriveやDropboxアカウントを使用して業務関連のドキュメントを保存、共有する場合があります。
⒉非公式コミュニケーションツール
社員が企業で承認されていないインスタントメッセージングアプリ（例：WhatsAppやLINE）を使用して業務関連のコミュニケーションを行う場合があります。
⒊個人が導入したビデオ会議ソフトウェア
社員が企業の公式チャネル外でZoomやMicrosoft Teamsなどのビデオ会議ソフトウェアを個人で導入・使用する場合があります。
⒋非公認のプロジェクト管理ツール
いくつかのチームが企業公認のツール外でプロジェクト管理ツール（例：TrelloやAsana）を使用してプロジェクトを管理・追跡する場合があります。
⒌独自のデータアナリティクスツール
個人や部署が独自のデータアナリティクスツールやダッシュボードを作成してデータ分析を行う場合があります。
⒍非公式なソフトウェアやアプリケーション
社員が公式の承認を得ずにデスクトップやモバイルデバイスにソフトウェアやアプリケーションをダウンロードし、業務に使用する場合があります。
これらの実例は、企業がシャドーITのリスクを認識し、それに対処する方法を理解する上で重要です。データ漏洩やセキュリティ侵害のリスクを軽減するため、企業はシャドーITの使用を監視し、必要に応じて制限や管理を行うべきです。
クラウドサービスを活用してシャドーITを防ぐ方法
シャドーITの問題に直面している企業は多いですが、その解決策として「クラウドサービス」が注目されています。クラウドサービスとは何でしょうか？そして、どのようにしてシャドーITの問題を解消してくれるのでしょうか。ここでは、クラウドサービスの基本概念と、それがもたらすメリット、そしてシャドーIT問題への対処方法について、理解しやすく説明します。
クラウドサービスの基本概念とメリット
クラウドサービスとは、インターネットを介して、必要な時に必要な分だけITリソース（ストレージ、計算能力など）を利用することができるサービスのことを指します。
スピーディな導入: 従来のITシステムでは、新しいサーバーやストレージを導入する際には時間やコストがかかりましたが、クラウドサービスでは数分〜数時間で導入完了します。
柔軟性の高さ: 企業のニーズに合わせて、クラウドサービスのリソースを増減することが可能です。これにより、無駄なコストを削減することができます。
コストの削減: 初期投資が少なく、使用した分だけの費用を支払うモデルが主流なので、企業の負担が軽減されます。
柔軟性とスピードのあるクラウドサービスの魅力
クラウドサービスは、ビジネスの変化に柔軟に対応する強力なツールと言えます。
ビジネスニーズに迅速に応える: ビジネスが拡大し、急に大量のデータを処理する必要が生じても、クラウドサービスなら迅速に対応することが可能です。
グローバルな展開: クラウドサービスは世界中のデータセンターで提供されているため、海外展開する際のITインフラの構築も容易になります。
これらのメリットを活用することで、ビジネス部門が独自にITリソースを導入する「シャドーIT」の動きを抑制し、IT部門との連携をより強固にすることができます。クラウドサービスの適切な導入と活用により、企業はシャドーITというリスクを大きく軽減し、安全かつ効率的なビジネス運営を実現できるのです。
クラウドサービスの導入ステップ
クラウドサービス導入のメリットは明確ですが、ただ盲目的に導入するのではなく、計画的なアプローチが求められます。シャドーITを防ぐため、そしてクラウドサービスの利点を最大限に活用するためには、以下のステップで導入を進めることをおすすめします。
1. 現状分析でシャドーITの全体像を捉える
シャドーITの利用状況や範囲の把握
シャドーITが存在することを知っていても、その全体像が掴めていなければ適切な対策はできません。まずは以下のポイントで現状を把握しましょう。
アンケートやヒアリング：部門ごとのツールやサービスの利用状況を定期的に調査します。
ネットワークトラフィックの分析：企業内ネットワークの通信内容を解析し、非公式に利用されているアプリケーションを特定します。
2. セキュリティ対策でクラウドサービス環境での安全性の確保
クラウドサービスの導入を考える上で最も重要なのがセキュリティです。クラウドサービスを選定する際のポイントは以下の通りです。
信頼性の高いクラウドサービスの選定：サービスの安定性や過去の障害履歴、データ保護ポリシーなどを基に、信頼できるクラウドサービスを選びましょう。
セキュリティ機能のチェック：データ暗号化、二要素認証、アクセスログの取得機能など、クラウドサービスが持つセキュリティ機能を確認します。
定期的なセキュリティレビュー：セキュリティは一度設定したら終わりではありません。定期的にレビューを行い、必要に応じて対策を更新しましょう。
クラウドサービスを導入することで、シャドーITを根絶し、企業のIT環境をより安全かつ効率的に運用することが可能となります。計画的なステップを踏んで、クラウドサービスのメリットを最大限に引き出しましょう。
シャドーITを防ぐために活用できるおすすめのツール５選
企業がシャドーITを防ぐために活用できるお勧めのツールは、セキュリティと効率を向上させ、社員が企業のITポリシーを迂回する必要がなくなるよう設計されています。
以下のツールは、組織が公認し導入することで効率的な業務運営を実現するのに役立つことができます。
統合コミュニケーションプラットフォーム
Slack
チームとのコミュニケーションやコラボレーションをスムーズに進めることができるツールです。
Tocaro
日本製のコミュニケーションツールで、セキュアな環境でのコミュニケーションを提供します。カスタマイズ可能な機能と日本語対応が強みです。
クラウドベースのファイル共有とストレージ
OneDrive
企業向けのセキュアなファイル共有とストレージソリューションです。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage
Google Drive for Business
ファイルの保存、共有、同期が行えるクラウドベースのストレージソリューション。
https://workspace.google.co.jp/intl/ja/products/drive/
プロジェクトとタスク管理ツール
Asana
タスクとプロジェクト管理に特化したツールで、チームの効率を向上させます。
Jira
プロジェクト管理と課題追跡に適したツールで、特にソフトウェア開発チーム向けです。
https://www.atlassian.com/ja/software/jira
セキュリティとコンプライアンス管理
Microsoft Compliance Center
データ保護とコンプライアンスを管理するためのツールです。
エンドポイント管理
VMware Workspace ONE
端末のセキュリティと管理を向上させるための統合プラットフォームです。
企業はこれらのツールを活用して、シャドーITを撲滅させ、効率とセキュリティを向上させることができます。
クラウドサービス導入でシャドーITの解消
ビジネスの現場は常に変化し、企業の取り組みや方針もその変化に応じて進化する必要があります。そして、現代ビジネスにおける大きな課題として「シャドーIT」が浮上しています。非公式に使用されるITツールは、一見効率的に見えるかもしれませんが、セキュリティリスクやデータの不整合などの問題を引き起こす可能性があるため、無視するわけにはいきません。
ここで注目すべきは、クラウド技術の進化とその可能性です。クラウドサービスは、迅速な対応、コスト削減、先進的なセキュリティ対策という、ビジネスニーズに完璧に合致する特長を持っています。シャドーITの背後にある実際のビジネスニーズを捉え、それをクラウドサービスを活用して正式な形でサポートすることで、企業はより安全で効率的なビジネス運営を実現することができます。
結論として、シャドーITの課題と撲滅を乗り越え、ビジネスの新しい時代を迎えるためには、クラウド技術の採用が鍵となります。その採用により、企業は安全性と効率性を両立させる新しいビジネススタイルを築き上げることができるのです。
