チームやグループで仕事をする機会が多い企業では、グループ内、他部署、そして同僚などと蜜に情報共有しながら業務を進めていくことで、プロジェクトが円滑に進んでいきます。その一方で、多くの企業にはまだ情報共有に課題があり、せっかく共有財産として持っている情報を、環境の整備ができていないために活かしきれず、業務効率や、生産性の向上と結びついていない企業も多いようです。
情報共有とは、個々の従業員がもっている業務に関する情報を、社内やチームなどが組織全体で共有できる状態にすることが目的です。プロジェクトチームの生産性を高めるためには、日常的な情報共有が必要不可欠となってきます。情報共有がおこなえていると思っていても、適切に情報が公開され、アクセスできる状態になっていないと、勘違いや待ち時間などのムダが増え、プロジェクト全体の進行速度に大きく影響し、生産性も低下します。
業務効率化を理解すれば情報共有の大切さが見えてくる
社内での情報共有の大切さを理解していくにあたって、まず業務効率化とは何かという本質を理解することが大切です。業務効率化は、利益の最大化を目標とするすべての企業にとって最重要課題だといっても過言ではありません。日ごろルーティンで行っている作業のなかに潜むムダを省き、効率的に業務を遂行していく手法です。
業務効率化を進めていくポイントは、効率化を図る切り口を見つけ出し、適切な方法で確実に改善を進めていくことです。その際には、作業時間とコスト負担の両面のバランスをとって効率化を進めていくことが重要になります。効率化が企業の利益向上につながるように、効果を確認しながら進めるようにする必要があります。業務効率化は、政府主導の働き方改革においても重要視されていて、その一端を担うのが情報共有なのです。
社内で情報を共有する目的とは？
では、情報共有を施策として行うと実際にどのようなメリットがあるのでしょうか。3つの大きな目的を見ていきましょう
業務の進捗状況把握が容易に
従業員の仕事を全部把握するのは難しいものですが、しっかりと情報が共有されると、誰がどこで何をしているのかを把握できるようになります。また、情報があれば業務の漏れを減らせるようになり、トラブルが起こったとしても、トラブルに関する状況を把握できるためスピーディーに対応することができるようになります。
管理者はチーム全体の状況が把握できるため、負担の多い従業員の業務を余裕のある従業員に振り分けたり、プロジェクトのスケジュールを調整することが可能となります。情報が無いと無駄な待機時間が生まれやすくなりますが、手元に情報があればより効率的に動けるようになります。
情報共有を社内で常態化し、常に進捗状況を把握でき状態にしておくことで、情報収集にかかるコストも下がり、状況を共有するためだけの会議時間も短縮できるようになります。
社内の生産性が向上
営業マンに蓄積された情報を共有することも重要です。例えば、営業成績の良い営業マンのアポのとり方、セールストーク、クロージングの際の注意点などを情報としてまとめ、チームの営業マンで共有することで、蓄積されたスキルによって全体の底上げが図れます。
その他、わかりやすい資料の作り方、業務中に起こるミスの減らし方や、社内の業務プロセスのマニュアル化など、属人的になりがちな情報を蓄積し、社内誰でも有効活用できるような状態にしておくことで、ノウハウが資産になります。このような取り組みによってチーム全体の効率が底上げされ生産性向上に繋がっていくのです。
社内を横断するコミュニケーション
情報共有という考え方が社内に浸透していると、自分以外の業務も見えるようになります。遠慮して話しかけることもできずにいたのが、相手の仕事の状況を把握できていれば、話しかけやすくなり、情報の伝達がスムーズになります。また、他チームの業務内容も把握できていれば、情報共有がしやすくなるので、部署を超えた連携も良くなり、社内コミュニケーションの活発化により、職場の人間関係も改善されます。
情報共有ツールを活用して社内で情報の共有を
現在では様々な情報共有ツールがあります。多機能のものも多く存在し、あらゆる業務の効率化をサポートするサービスがあります。こういったツールを活用することで、情報共有は格段としやすくなり、業務も効率化も大幅に進みます。多くの情報共有ツールでは無料のトライアル期間があるので、導入を決める前にいくつか利用することをおすすめします。情報共有ツールも業態や業種によって向き不向きがありますので、慎重に選んでください。
情報共有ツールを利用すれば、多くの情報の中からある情報を見つけだせます。そして多くのサービスにはタグ機能があり、情報を取り出そうとする際にかかってしまう時間や労力を削減することができます。それぞれの情報に種類を分けるためのタグを付けることによって、同じ種類の情報へのアクセスをしやくし、情報共有をより効率化することができるという機能です。このような情報共有ツールがビジネスの現場で選ばれているのはなぜでしょうか。
ビジネスのシーンで選ばれる情報共有ツール
IT化が飛躍的に進歩した現在、情報共有にともなう業務改善を行う際に、ビジネス利用が必須とも言われている情報共有ツールを利用するメリットを見ていきましょう。
情報が集積され、引き出しやすい
情報を共有する重要性が従業員に理解されても、それぞれが個人で蓄積するだけではその情報を引き出すことができません。情報共有ツールを使えば、それぞれの従業員の情報を1カ所に蓄積でき、検索もできるため、すぐに必要な情報やデータを見つけ出すことができます。
スピーディな情報共有で効率化がはかれる
情報共有ツールを利用することで、電話やメールよりも早く情報にアクセスできます。例えば、情報をオンラインで共有しながら修正作業などを行えば、何度もメールに修正したドキュメントを添付して送付しなくても、手間をかけることもなく効率的に作業ができます。
社内コミュニケーションが活発化する
情報共有ツールを利用すると、社内での情報やノウハウの利用が活発になり、社内コミュニケーションが活性化します。オンラインのツールの利用により、コミュニケーションが部署内だけではなく部署を超えて行われるため、社内の連帯感や一体感が生まれやすく、従業員のモチベーションアップが期待できます。
業務効率化に向けて情報共有のインフラ整備を
社内における情報共有はITツールの活用が欠かせません。業務効率化を行えば、従業員のモチベーションアップや企業の利益向上などにつながります。日常的に情報共有が行われる文化が社内に醸成されると、ムダやムラを排除するさまざまなメリットにより、生産性を高めることができますが、システムを導入して無理なく運用させるためには、現状分析や継続できる仕組み作りが大切です。
組織内の習慣を変えるのは簡単ではありませんが、相性の良い情報共有ツールを活用しながら改革をすることができれば情報共有の文化も根付くはずです。ぜひこの機会に情報共有が活発な組織づくりをして業務効率化を図ってください。
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