仕事を行っていく中で、仕事のスケジュールを管理することは社会人として必須のビジネススキルになります。スケジュール管理を徹底することで仕事の効率化につながり、まわりからの信頼を得ることにも繋がります。
今回は、仕事のスケジュール管理がなぜ必要なのか、その必要性とメリット、具体的な方法をご紹介していきます。
なぜスケジュール管理が必要なのか
なぜスケジュール管理が必要なのかと言うと、スケジュール管理をすることで、自分の記憶に頼らず、メモやツールを利用して１日のスケジュールを可視化することができるからです。
そうすることにより無駄な作業をなるべく削減し効率的に仕事をこなせるようになるので、仕事の生産性が向上します。
スケジュールを管理することで得られる3つのメリット！
仕事のスケジュール管理を実施することで得られるメリットをご紹介します。
1. 仕事の効率化が図れる
仕事には、全てに納期が存在します。しかし、スケジュール管理をせずに見切り発車で仕事を進めると、必要のない作業に時間を割いてしまったり、予想外に時間がかかってしまって仕事が終わらなくなってしまったり、無駄な作業が増えてしまうこともあります。
スケジュール管理で「何をいつまでにやるか」を前もって決めて実行することで、効率化が図れるようになるのです。
2. やることが明確になる
スケジュール管理をすることで、やるべきタスクが洗い出され、タスクの対応漏れなどを防げます。
仕事の納期までに成果を出すためには、スケジュール管理を通じて、やるべきことを明確にして、無駄なタスク、タスクの対応漏れを無くしていくことが重要です。
3. 優先順位が分かる
スケジュール管理をすることでやるべきタスクが洗い出されれば、そのタスクの重要度や緊急度も把握することができ、自分で優先順位をつけることができます。
優先順位が高いものから行うことで、タスクの対応漏れをせずに仕事を進められ、効率化を図れるようになります。
スケジュール管理の方法
ここでは、実際に仕事のスケジュール管理を実施する際に、「手帳」、「エクセル」、「アプリ」のそれぞれの特徴をご紹介します。
手帳
仕事用のスケジュール帳はスケジュール管理だけでなく、メモ代わりににも使用することができます。
さらに、一週間単位や一ヶ月単位でもスケジュールを管理することができるのでおすすめです。
エクセル
エクセルの表機能を使用し、仕事のスケジュールを管理している人もいます。エクセルのテンプレートを使えば、ToDoリスト、スケジュール表などを作成でき、自分なりのカスタマイズもできます
PCなどで手軽に編集しやすく、月間・週間・時間単位いずれのスケジュールも管理しやすいのが特徴です。
アプリ
スマートフォンやタブレット、PCで、場所を選ばずに確認・編集できるスケジュール管理用のアプリもおすすめです。ビジネス向けのスケジュール管理アプリも多く存在しているので、目的に合った使いやすいものを選びましょう。
具体的なスケジュールの管理する5つの行動！
では、実際にどのようにスケジュールを管理していけばいいのかをご説明していきます。
1. 自分が行う作業を洗い出す
スケジュールを作成する際にまずは、自分がやらなければいけないことを一覧で作成するようにして下さい。
ここで漏れなどがあった場合には、一度組んだスケジュールを組み直さなければいけないことにもなります。
2. 優先順位をつける
次に行うのが、洗い出した作業の優先順位を決めることです。
優先順位の決め方は締め切りが近々のタスクが第一ですが、作業量が多く手間がかかるもの、第三者の確認などが必要なタスクも優先順位の高いものになります。
3. 作業の締め切りを決める
締め切りを決めることで、ダラダラと仕事を行い時間を無駄にすることなく、その決めた時間までに終わられるという気持ちも出てくるので仕事の効率が上がります。
さらに締め切りに合わせて前倒しでやるようにしていけば、最終締め切りまでに、見直し期間も作ることができミスや漏れなどもなくなります。
4. 作業にかかる時間を想定する
作業を行う際には、いきなりやり始めるのではなくどのくらい時間がかかるのかを想定するようにしましょう。作業時間を想定することで終了時間を予想することができ、次に何の作業をすべきか計画しやすくなります。
初めて行う作業の際には、どのくらい時間がかかったのかを計測し、次回行うときの参考にするようにしましょう。
5. スケジュールに入れる際には移動時間も含める
スケジュールを建てる際には、休憩やお昼休み、移動時間も含めるようにしましょう。
移動手段に関しては、電車なのか車なのか、その時の混雑状況も視野に入れながら計画を立てましょう。移動時間を考慮することで、他の打合せや会議などに遅れてしまうことも防ぐことができます。
スケジュール管理を習慣化しよう！
ここまで、仕事のスケジュール管理をご紹介してきましたが、これらを取り入れて習慣化し仕事をすることで自分の仕事が効率化されていきます。スケジュール通りに仕事を達成することができれば自ずとまわりからの評価も上がり、信頼も得ることができます。
ぜひ仕事のスケジュール管理の方法を取り入れ、自分の成長につなげてみてはいかがでしょうか？
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