ビジネスチャットでできることとは?6つの基本機能と8つの人気機能

少し前の働き方とは、いわゆる「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)」に用いられる方法というと口頭、メールリスト、社内の掲示板や書類の回覧に押印がメインでした。しかしそのような方法では、発信者の思うとおりに情報が行き届かない、伝達に漏れが生じる、他の書類に埋もれてしまい閲覧されなかった、などといったトラブルが起こる可能性が多くありました。

このような課題を解決できるツール「ビジネスチャット」が、新型コロナウイルスの感染防止のための在宅勤務の普及により、社内コミュニケーションの活性化・変革を目的にして急速に導入が進んでいます。

この記事では、ホウレンソウのトラブルを解決できるツール「ビジネスチャット」ができること、6つの基本機能と8つの特徴的な人気機能を徹底解説します。

ビジネスチャットの基本をおさらい

チャットシステムは、ネットワーク環境が整っている職場であれば、既に利用している企業が多いかと思います。しかし、ビジネスチャットには通常のチャットとは異なる点がいくつか存在している。ビジネスチャットの基本をおさらいしましょう。

ビジネスチャットとは?

LINEなどの一般的なチャットといえば、テキストや画像のやり取りが主な機能となっています。ビジネスチャットは、それだけではなく様々な機能が搭載されており、業務連絡やビジネス上での用途に特化しているのが特徴です。SNSのような使い心地の軽さとビジネスに必要とされる機能を備え合わせたツールで、コミュニケーションの活発化・業務効率化に役立ちます。データや進捗状況をネットワークを通じて共有する事が可能となるため、社内に限らず社外取引先や系列企業、在宅勤務でも簡単に情報共有が可能です。

ビジネスチャットが普及している背景とは?

ビジネスチャットが注目されているのは、いくつかの社会的背景が理由となっていると言われています。

その1つに、日本が全体的に「生産性の向上」という課題を抱えているという点が挙げられます。現代の日本は少子高齢化が進行しているため、少ない人員で仕事をこなさなければならず、長時間労働や残業をさせる企業が問題になることも少なくはありません。このような問題には生産性を向上させる事が大事になるため、業務効率化に効果が期待されるビジネスチャットに注目が集まっています。

2つ目は、「働き方改革」が叫ばれ労働の柔軟化・自由化が少しずつ進んでいることです。毎日決まった時間・決まった場所に通勤して働くというのが一般的でしたが、コロナ禍で在宅勤務が急速に広まり、在宅ワークにとって重要なツールとなるビジネスチャットにスポットライトが注目されています。勤務スタイルや業務プロセスの見直しを行う企業も増えてきていて、ビジネスチャットは幅広いジャンルの業態に対応出来る柔軟さを備えているため、働き方改革に乗り出す多くの企業にとって頼もしいツールになってきています。

ビジネスチャットですぐに「できること」とは?

上記でご説明したように、ビジネスチャットはチャットだけではありません。ビジネスチャットには。数多くのツールがあり、各々で売りの機能が違うところはありますが、基本的な機能はほとんど同じです。その基本的な機能6つを徹底解説します。

1. 登録した相手との1対1のテキストチャット

個人向けチャットLINEなどと同じイメージです。メールと違って、宛名や件名、ビジネス挨拶文や署名を入力する必要がなく、リアルタイムでスピーディーなコミュニケーションを取ることが可能です。ビジネスチャットでは、チャット内にタグを付加することで後から共通の話題をまとめやすくなっていたり、検索機能が付いていたりとより情報の整理がつきやすくなっています。

「社内のみ」か「社外とのやり取りにも利用」するのかでサービス会社も違ってきます。「社内のみ」の場合は、社内のコミュニケーションに特化した「社内SNS」系のサービスがおすすめです。

2. グループでのテキストチャット

ビジネスの場において、プロジェクトや案件をよりスムーズに進行させるためには、チーム内のコミュニケーションが必要不可欠です。ビジネスチャットツールではグループ作成機能が搭載されていますので、部署や同じ業務担当などで、用途に合ったグループを作成、チャットをしていくことが可能です。ZOOMなどのオンライン会議と違い、自分がリアルタイムに参加出来なくても、テキストでのやり取りが残るので後追いに便利です。

複数人の情報共有に不安がある方は、サービス会社によっては「既読」機能があるところもあります。

3. 検索音声通話・ビデオ通話

コロナ禍で増えたリモートワークや遠隔会議の際に重宝する機能です。個人向けチャットにも基本機能として備わっていますが、セキュリティ面における対策や、データ共有のスムーズさにおいてビジネスチャットツールでの音声通話が便利です。画面で資料を共有しながら話を進められるため、より円滑なコミュニケーションが実現します。

日頃使っているグループ内で簡単にビデオ通話を立ち上げることが可能なので、突発的なWebミーティングが必要になっても事前準備をそこまで必要とせず、気軽にWebミーティングを開催できる点が重宝されています。

4. ファイルの保存・共有

メールで過去に送受信された画像や動画、ファイルを探すのに苦労したことありますよね。多くのビジネスチャットツールでは、画像や動画、ファイルが一覧で見やすく表示されるようになっています。過去のトーク履歴を遡らずに、一覧でファイルが表示されて共有出来るので便利です。画像等の保存期間は、各プランにより異なることが多いため、導入前にしっかり確認しましょう。

5. タスク管理

ビジネスチャットの人気機能は、タスク管理機能です。業務には同時進行の物が多く、たくさんのプロジェクトに関わっている人の場合、個人レベルでのタスク管理に任せるのはなかなか難しい状況になる場合が考えられます。また、個人管理だと進捗状況を逐一メンバーに報告しなければなりません。タスク管理機能では、個人でタスク管理を行えるのみならず、タスクの共有も行うことができます。そのため、うっかりタスクをやり忘れてしまうという対応漏れを防ぐことも可能です。

 しかし、タスク管理機能をビジネスチャットツールで管理すれば、常に最新の情報がチーム内で共有、管理する事が可能になります。また、他のチームメンバーのタスク進捗状況も把握する事ができるので、チーム全体でタスクを管理する意識も向上し、結果として生産性アップ・効率アップに大きく繋がることになるのです。

6. PC・スマホ・タブレットでの利用が可能

多くのビジネスチャットのツール会社では、PCだけではなくスマートフォンやタブレットでの利用が可能です。会社支給のデバイスにアプリをインストールすれば、外出先や自宅でもチャットの内容を確認することが出来ます。出張や出先でコミュニケーションを取れるので、「報告のために一旦帰社する」「出張後に社内に戻ってメールを確認する」などの、無駄な勤務時間が減ることになり残業時間の削減にも繋がります。

ビジネスチャットなら、在宅勤務で社内ネットワークが繋がらなくても利用することが出来るのです。

あると便利な人気機能8つとは?

これまで紹介をしてきた基本的機能に加えて、各ツールには+αのサービスがあります。全てのツールにあるわけではありませんが、あると便利な人気の機能を8つご紹介します。

カレンダー、スケジュール管理機能
カレンダー機能が搭載されているため、自分自身のスケジュールを確認できることはもちろんのこと、メンバーのスケジュール確認や、会議のスケジューリングを行うことが簡単にできます。カレンダーでプロジェクトの進捗状況を共有することも可能です。

メッセージの既読、未読確認
LINEのようにビジネスチャットの既読・未読を確認することができる機能が最近は人気です。スムーズなワークフローを実現したい時など、早急な連絡確認や返信が必要なシーンはさまざまで、メッセージを読んだのかどうかを確認できると非常に便利です。

アンケート機能
アンケート機能が搭載されているビジネスチャットツールで、部署1人ひとりの声を聞くこともでき、今後どのような施策を展開していくのかに役立てることができます。

外部機能連携機能
外部システムとの連携も可能なサービス会社もあります。SFAやCRMなどと連携した場合には、チャット内でやりとりされたデータをそのままシステムの顧客情報に落とし込み、営業活動に有効活用することもできる点が人気のようです。

ユーザー管理機能
管理者アカウントがユーザーの追加・削除や利用状況などの管理を行うことも可能です。役職によって権限を細かに設定できるものも少なくありません。グループチャットに関係ない人が勝手に参加していて情報漏洩してしまうなどのトラブルを防ぐことが出来ます。一般的なチャットツールよりも、セキュリティ面を考慮した使い方ができるでしょう。

AI分析機能
AI分析機能が搭載されている最新のビジネスチャットツールでは、ユーザーの発言内容やログイン状況などを抽出し、モチベーションの高低チェックや個性分析などに活用することができます。

通知機能
メッセージを受信した際に、プッシュ通知がされます。これにより、メールのやり取りでありがちな、新着メッセージに気づかないなど見落としを防ぐことができます。

手書き投稿
写真や資料に、手書きで描写した絵やメモ、図形などをそのまま共有できるため、現場などで活躍すると人気です。

特徴的なサービスがあるビジネスチャット2選

基本機能+αがある特徴的なサービスを提供するビジネスチャットを2サービスをご紹介します。

1. 社員のモチベーションも可視化できるチャットツール「Talknote」

Talknote株式会社が開発した「Talknote(トークノート)」は、独自の人工知能で社員同士のやり取りを解析できる新しいビジネスチャットツールです。社員の離職などにつながる可能性のある気持ちの変化を早期に発見する「アクションリズム解析機能」や、Talknoteへのアクセス時間帯を管理することで社員の状況を把握し、オーバーワークを検知する「オーバーワーク検知機能」が他にはない機能で人気の秘訣です。

これらの機能により、社員間のコミュニケーション量や仕事に対するモチベーションを可視化することができるため、在宅勤務などで対面でコミュニケーションが取りづらくなった企業におすすめです。

2011年にサービス提供を開始してから、利用企業数は20,000社を突破しています。

Talknote:https://talknote.com

2. 仕事を完遂させるオールインワン・コラボレーションツール「Tocaro」

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が開発した「「Tocaro(トカロ)」は、社内外のユーザーとのチャットや、ファイル、タスクの共有を簡単に行うことができるビジネスチャットツールです。どこよりも高度なセキュリティに加え、仕事の完遂に必要なすべての機能が揃っているところが、人気の秘訣です。

在宅勤務で部署内の承認でお困りの方必見のワークフローは、「上司から、承認」「部署全員から、OK」など相手のリアクションを求めるリクエスト機能で相手に仕事の抜け漏れ・依頼を確認する手間を削減出来ると重宝されています。

その他にも、必要な情報を簡単に見つけ出せる高い検索力 や高いセキュリティが特徴的で、他のツールではオプション提供の高セキュリティ機能もすべて標準搭載しているため安心して導入出来ます。

Tocaro:https://tocaro.im

ビジネスチャットで業務効率化を実現しましょう

ビジネスチャットの基本的機能や特徴的な機能などをご紹介しましたがいかがでしたか?ビジネスチャットは、チャットだけではなく情報の共有やタスク管理などの基本機能のほかにも、セキュリティや操作性など比較すべきポイントが多くあります。誰でも使いこなせるシンプルなサービスから機能が豊富なものまでさまざまです。

どのような目的で導入するのかよく社内で話し合って、各社の無料トライアルを試してみましょう。実際に使ってみて、自社に最適なサービスを選び、社内コミュニケーションの活性化や働き方改革に生かしましょう。

ワークプロセスマネジメントプラットフォーム
Tocaro(トカロ)

仕事のあらゆる行動を定量化し、成果につながるプロセスを見える化します。結果、意思決定の柔軟性を高め、チームの生産性を高めることが可能です。さっそくワークプロセスマネジメントプラットフォームのTocaroを使ってみましょう。