ビジネスチャットのビデオ通話機能で業務を効率化

ビジネスチャットとは、チャットツールを会社・職場でも安全に利用できるよう最適化したサービスです。メインは、テキストベースでのチャットで、部署やプロジェクトメンバーなど複数名が参加するグループチャットの形式で使うことが多いかと思います。

ビジネスチャットのツール会社によっては、ビデオ通話やスケジュール管理、タスク管理も行う事ができるので、ビジネスチャットを導入すれば、ほとんどのビジネスコミュニケーションをまかなうことができるのです。コロナ禍による働き方の多様化によって、社内コミュニケーションのために、その普及率は増え続けています。

またコロナ禍で対面での打ち合わせや出張などの自粛により、ビデオ通話が一般化してきています。在宅勤務でも、社内にいるように会議や打ち合わせに出席できるため、今後も利用者数は増えていくと言われています。

この記事では、コロナ禍で市民権を得つつあるビデオ通話について徹底解説します。

ビジネスチャットツールとは？

ビジネスチャットとは、個人で利用できる SNS とは異なりセキュリティやユーザ管理機能にフォーカスしてビジネスニーズを満たしているのが特徴です。

チャット機能以外にも、ビデオ通話や音声通話機能、タスク管理などを備えるツールも増えてきてより利便性が高くなってきています。また、スマートフォン用のアプリもあるツールも多く、PCだけでなくスマートフォンからでも手軽にコミュニケーションが取れるのです。

働き方改革や新型コロナウイルス感染拡大防止の観点から、リモートワークが普及するとともに、時間や場所を選ばない柔軟な働き方が広がっています。その柔軟な働き方を会社が進めるためには、オフィスにいなくても社内や社外でコミュニケーションが可能な環境を整える必要があり、社内コミュニケーションの推進のため「ビジネスチャット」が注目されているのです。

ビジネスチャットの基本的な機能とは？

ビジネスチャットと言っても、機能に特化した製品、業務改善のためのツールの1つの機能としてチャット機能を有している製品など、機能は製品によって多種多彩です。その中でも、基本的な機能をご紹介します。

・1対1のチャット
・グループ（複数人）のチャット
・無料通話（音声、ビデオ）
・ファイルの共有
・タスク管理機能（チャットのタスク化など）
・他ツールとの連携
・ログエクスポート（操作履歴などの保管）
・セキュリティ強化機能（グループ制限や二段階認証など）
・既読・未読判別機能
・共有機能（画面共有やファイル共有、カレンダー共有など）

ビジネスチャットのメインはチャット機能になり、スタンプや絵文字を使ったやり取りもでき、一目で情報を取得、発信できます。1対1のチャットのほか、プロジェクトごとなどグループチャットもでき、必要に応じたメンバー間での情報共有も可能です。また、音声やビデオでの無料通話、画像や動画をアップロードできるファイル共有機能も多く搭載されています。

その他、タスク管理やセキュリティ、既読や通知の機能もあります。

ビジネスチャットのビデオ通話とは？

ビジネスチャットには、基本的な機能としてビデオ通話機能が搭載されている種類が多くあります。画面を通しての通話以外にも、画面で資料を共有しながら通話もできるため、より円滑なコミュニケーションが実現します。

コロナ禍で、対面が難しくなった昨今に需要が増えてきていて、とくにリモートワークや遠隔会議の際に重宝する機能です。利用する際はスマートフォンやパソコンにマイクとカメラが内蔵されていれば良いため、ここ数年に購入したPCやスマホならほとんど内蔵されているため、新たに費用がかかることがないのも人気の秘訣です。

ビジネスチャットのビデオ通話の活用方法とは？

ビジネスチャットのビデオ通話はどのように活用できるのでしょうか。一般的な活用方法は、下記の通りです。

・遠方のクライアントとの商談（商品の説明、引越し見積り、不動産の内見など）
・リモートワーク中の社員との社内コミュニケーション
・遠方の求職者との面談（WEB面接）
・外出先や出張先、在宅勤務先からの会議出席

ビデオチャット通話は、席を離れる必要がなくその場で商談や面談、会議などを行えるのが最大のメリットのため、出張費や移動による勤務時間の削減が可能で、業務効率化にも繋がります。

ビデオ通話が特徴的なおすすめビジネスチャットツール3選

ビデオ通話が使いやすいビジネスチャットツールを３つご紹介します。

1. 会員登録者同士のビデオ通話で高セキュリティ「Chatwork」

Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」は直感的に使えるデザインのため、チャットに慣れない方・初めて使う方もスムーズに操作が可能です。また、「担当者」「期限」を設定してタスクを登録できるため、対応漏れを防ぐことができます。

大規模組織の運用は管理者機能で安心。円滑な情報共有により意思決定の加速が期待され、チャットでコミュニケーションが活発になります。業務効率を上げ大幅なコスト削減を実現できます。

オンラインでのビデオ通話が可能で、利用には主催者・参加者ともにアプリをインストールして会員登録する必要があります。ビデオ通話中に、自分のパソコンの画面を相手に共有することが可能です。

無料プランでは、ビデオ通話は１対１のみ。

Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/

2. ボタン1つでトークに参加可能な現場の味方「direct」

株式会社L is B の提供する「direct」は、チャット機能はもちろん、ビデオ通話、タスク管理機能、ノート機能、ボイスメッセージ機能、位置情報をスタンプ送信機能など、ビジネスで必要な機能を標準搭載しています。“現場”仕事でも利用しやすいように配慮している点が人気の秘訣です。

Webブラウザ上で利用でき、デスクトップアプリ（Windows／Mac 両OS対応）やモバイル版アプリ（Android／iOS両デバイス対応）でも利用可能です。

現場の慌ただしい環境で利用しやすいのように、ボタン1つでトークに参加しているメンバーとビデオ通話を開始できるようにしており、現場の画面を映すことで、言葉だけでは説明しづらい内容も簡単に伝えられるようになっています。ビデオ通話可能な人数は最大8名までで、会議中に資料を画面共有する機能もあります。長引いてしまいがちなWeb会議の生産性を向上させるために、一度の通話時間は最大60分までに制限しているので、勤務時間の削減にもなります。

directサービスサイト : https://direct4b.com/ja/

3. ビデオ通話は最大 200人まで利用可能「LINE WORKS」

ワークスモバイルジャパン株式会社が提供している「LINE WORKS」は。なじみのあるコミュニケーションアプリ「LINE」と同じ使い勝手のため、ユーザーの教育も必要なく、導入したその日から誰でもすぐに使えるビジネスチャットツールです。

2019年8月に発表された「ソフトウェアビジネス新市場2019年版」では、2年連続で有料ビジネスチャット国内シェアNo.1を獲得しました。

ビデオ通話は、最大 200人まで利用可能なので、大人数の会議や講演などにも利用されています。LINE WORKSユーザー意外と通話する場合には、管理者が権限を付与することで通話可能になります。ビデオ通話に参加する前に、自分のカメラの背景をぼかしたり、バーチャル背景を設定することができるため、在宅勤務で自宅を映したくない方も安心です。

LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/