社内外でのコミュニケーションは、一般的に電話やメールが多く利用されていました。しかし、新型コロナウイルス感染拡大防止の影響で、在宅勤務が増加したことにより、メールよりもスピーディーにコミュニケーションがとれる「ビジネスチャット」を利用する企業が増加傾向にあります。
ビジネスチャットはメールと違い、リアルタイムの会話に近いコミュニケーションが可能なので素早い情報共有が可能です。IDを登録すればすぐにビジネスチャットを利用でき、メールのようにアドレスを設定する必要はありません。また、チャット機能以外にもタスクやスケジュール管理など、業務に役立つ機能が満載です。
しかし、社内外の情報共有にメールとビジネスチャットを利用していても、メールとチャットの違いが不明瞭で、使い分けができていないといった方も多いかと思います。現状では、ビジネスチャットを100％メールの代わりに使えるかと言えばまだまだなので、メールでなくては困る場面があったりするものです。
この記事では、ビジネスチャットとメールの違いを徹底解説します。
ビジネスチャットとは？メリットとデメリットを徹底解説
ビジネスチャットのチャットとは「おしゃべり」という意味で、インターネットではネットワークを使用しリアルタイムでのコミュケーションが行えるメッセージ送信サービスを指します。アクセス制限の管理やログの管理、セキュリティをビジネス向けに強化しているので、社内の情報共有やオンライン会議を行う企業も増加しています。
個人向けSNS「LINE」の会話のように、短文の文字やスタンプなどでスムーズなやりとりが可能なので、スピーディな業務連絡と情報共有を可能にします。
ビジネスチャットのメリット
1. 多人数でのコミュニケーションが取りやすい
ビジネスチャットは、部署・プロジェクトなどでチームを作り、各メンバーで情報を共有することが可能です。メールのように宛先をccやbccなどで何度も選択することなく、メンバー全員に簡単にメッセージや資料等を送ることができるので、チームで仕事をする業務が多い企業にはおすすめです。
宛先の選択や画像や動画の添付もメールと比べると非常に簡単です。1回だけの作業であれば大した差ではありませんが、何度も作業する人にとってこの積み重ねは大きな時間短縮となります。
2. コミュニケーションが簡単でスピーディーに
メールでは必要だった「お疲れ様です」や「お世話になっております」等の定型文書は、ビジネスチャットでは不要とされています。また、電話をするほど緊急性は高くはなくとも早急に対応をして欲しい場合などに、メールやメッセージよりも迅速なやりとりが可能です。
メールと違いリアルタイムで相手へ届くため、直接会話しているレベルで意思疎通が可能になり、コミュニケーションの時間を大幅に削減することが可能になります。
3. 必要な情報だけを把握することができる
従来のメールの特徴は、受信箱に色々なメールが届くことです。プロジェクトチームなどの複数人でのやりとりになると、量も多くなります。一目見るだけで不要と判断できるものもありますが、１つずつ開封して確認する必要があります。また、最後まで読まなければメールの趣旨がわからないものもあります。
ビジネスチャットなら、プロジェクトチームや部署メンバーでグループを作成できるため情報共有がしやすく、ファイル転送も簡単で効率が良いのです。
ビジネスチャットのデメリット
1. 対面でのコミュニケーションの減少
在宅勤務の社員とコミュニケーションをとる場合、文面の言い回しによっては本当に伝えたい事が正しく伝わらないリスクがあります。気軽に相手に伝えることができる反面、相手を不快にさせてしまうリスクを理解して利用するようにしましょう。また、気軽さゆえに同じフロアにいるのに、ビジネスチャットのみでコミュニケーションを成立させてしまうことも多くなります。詳細を伝えたい時や文面では表現しづらい案件は、改めて対面や電話でコミュニケーションをとることがトラブル回避に繋がります。
2. 過剰なコミュニケーションによる生産性の低下
ビジネスチャットはコミュニケーションが簡単に取れるとても便利なツールですが、LINEでのやり取りに慣れているため、仕事以外のコミュニケーションも取りたくなってしまいます。スタンプの乱用や業務外の会話など、過剰なコミュニケーションにより仕事以外のやり取りが多く発生して生産性の低下を招く原因となるので、管理者が監視することが重要です。
3. 情報漏洩のリスク
気軽に、資料やデータを共有できるビジネスチャットは情報漏えいのリスクがあります。社内メールよりも、ビジネスチャットの方がハッキングや機密情報を誤って顧客などに送ってしまったというトラブル事例がたくさんあります。送信先の確認には十分注意して使用する必要があります。
メールとビジネスチャットの違いとは？メリットとデメリットを徹底解説
メールは、手紙のようなものであり、情報や資料などを一方的に送るツールです。メールはリアルタイムでのやり取りではないため、緊急性のない要件を連絡する場合に向いています。テキスト情報だけでなく、WordやExcelなどのファイルや画像・動画なども添付します。また、「いつもお世話になっております」など定型文を用いてメールとしての体裁を整える必要があるため、文章が長くなりがちです。
メールは、プライベートのメールと異なり、会社としての責任が問われます。 そのため、ビジネスメールの利用には「会社貸与のメールアドレスは私用に利用しない」「誤送信は厳禁」などの注意事項が存在する場合が多く硬いイメージです。
メールのメリット
1. フォーマルな場面での利用できる
顧客や上司に対する謝罪文や報告書などは、ビジネスチャットで送ると失礼に受け取られてしまう場合があります。その点、メールでの謝罪や報告は、一般的には失礼に当たらないイメージのため、フォーマルな場面ではメールでの謝罪や報告が良いとされています。
特に、年齢層が高い顧客や上司にはビジネスチャットはカジュアルな印象を持っている人が多いので、メールを使う方が良さそうです。
2. 相手の時間を拘束しない
ビジネスチャットは会話をしている様にチャットをやり取りしますが、メールは相手が見たい時や見る事が出来るタイミングに見るものです。忙しい相手や業務時間外に送ってもさほど失礼には当たらないとされています。メールは、ビジネスチャットのようにリアルタイムでのコミュニケーションではなく、かつ既読という機能があるわけでもないので、情報の確認や返信に時間的制限と切迫感がありません。急ぎの案件でなければ、相手の都合も考慮してメールでお伝えする気遣いも大事です。
3. 長い文章が読みやすい
ビジネスチャットでは、会話の最中に長い文量のメッセージを送ると、長文のメッセージがトークルームを圧迫してしまい、チャットのやりとりを確認するのに画面をスクロールする必要が生じる可能性があります。一方で、メールであれば画面いっぱいでも読みやすく、送信されたメールごとにフォルダで分類しておけるので長文の情報であっても簡単に管理できます。
メールのデメリット
1. 相手が見てくれたかどうか分からない
ビジネスチャットには、相手がメッセージを読んだかどうか分かる「既読機能」が備わっているものもありますが、メールにはその機能がありません。忙しい相手を気遣ってメールで送ったとしてもメールを見た上で返信を検討中なのかそもそも見ていないのかがわからず、こうした時間が作業の進行を妨げる要因となってしまいます。
2. メッセージの削除ができない
ビジネスチャットはメッセージの取り消し機能があり、送ったメッセージに誤りや間違った表現があった場合に相手が見る前であればメッセージを取り消すことが出来ますが、メールは一度送ってしまうと取り消す事が出来いので、誤字や間違いを見つけた場合は、新たにメールを送信する必要があります。
受信する側が新たなメールを未確認であったり、間違ったメールの情報と混同していたりすると情報のすれ違いや伝達漏れに繋がるため、メールでは送信前の内容確認を徹底する必要があります。
ビジネスチャットとメールはどのように使い分けたらいいの？
上記でビジネスチャットとメールのメリットデメリットをご説明しました。では、どのような場面でどちらを使うのがいいのかを使い分ける場面を徹底解説します。
ビジネスチャットを使うのがおすすめな場面
・社内や部署など複数人で共有するべき内容の場合
複数人に同じ内容を送信する場合には、メールであると共有した情報を誰が確認したか返信があるまでわかりませんが、ビジネスチャットだと既読機能がついているツールも多く、簡単に共有できているかの確認が可能です。
・緊急度や優先度の高い内容の場合
ビジネスチャットは、プッシュ通知機能があるツールが多く、通知が来たらメッセージの内容をスマホでも確認することができ、出張先でもリアルタイムに確認する事が出来るため急ぎ案件を伝えたい時はビジネスチャットでの伝達が有効です。
また、ビジネスチャットは要件だけを送信できるので、回答までの時間も短縮することが可能です。
メールを使うのがおすすめな場面
・根拠や証拠として残しておくべき内容の場合
根拠や証拠として残しておく必要がある内容の場合、ビジネスチャットはメッセージ内容を修正・削除ができるので、おすすめできません。一方、メールは送信した内容を編集・削除できないので、決定事項や業務情報を正式な文書として残しておくことができます。重要な案件などはメールで伝えると安心です。
・謝罪の挨拶の場合
謝罪の挨拶などは、メールでの報告がビジネスの基本です。ビジネスチャットでお伝えする事は、カジュアルな印象になり失礼と受け取られる場合が多いのでメールで連絡した後に電話や対面で直接コミュニケーションをとることが重要です。
ビジネスチャットとメールを使い分けてデキるビジネスパーソンに！
ビジネスチャットとメールの違いをご説明しましたがいかがでしたか？ビジネスチャットの導入が急速に増えているとはいえ、100％メールの代わりに使えるかと言えばまだまだメールでなくては困る場面があるのです。
また、今まで社内の情報共有を全てメールで行っていた企業では、いきなりビジネスチャットツールのような機能の多いツールを導入してメールの利用を禁止すると、社員が対応できず、ツールに強い抵抗感を抱いてしまう可能性もあります。そのため、機能の多さ以上に「社員同士が確実に利用できる簡単なビジネスチャットツール」であるのが重要なのです。
ビジネスチャットとメールのメリット・デメリットを自社の業務内容に照らしあわせながら、どのように運用していくのかしっかりと検討しましょう。
