ビジネスチャット導入で効果を感じた成功事例

政府が推奨する働き方改革やテレワーク推進には、ビジネスチャットの導入がおすすめです。プライベートで利用するSNSチャットのLINEなどとは違い、ビジネスチャットにはグループチャットや音声・ビデオ通話など便利な機能が多く搭載されています。また、高セキュリティなので安心です。

ビジネスチャットとは、社内外のコミュニケーションツールとして利用できるチャットサービスです。業務効率化や生産性向上、働く時間・場所を問わない柔軟な働き方を求める時代背景やコロナ禍の影響もあり、近年多くの企業で採用され始めています。

従来のメールに比べると、ビジネスチャットは気軽な文章や絵文字・スタンプを利用するため、よりカジュアルで手軽なコミュニケーションができるのが特徴です。導入メリットの方が多いビジネスチャットですが、利用したことない方には便利さが理解しにくいかもしれません。

そこで今回は、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が開発したビジネスチャット「Tocaro」の導入事例を見ながら、各社が抱える課題がどのように改善されたのかご紹介します。

ビジネスチャットの導入事例3選

ビジネスチャットを導入して、社内コミュニケーションにどのような変化があったのか「Tocaro」を導入している企業の担当者に聞いてみました。ぜひ参考にしてみてください。

事例1:西日本電信電話株式会社
コミュニケーションの効率化によってワークスタイル変革に寄与



抱えていた課題
・フリーアドレスのため、対面のコミュニケーションが困難
・出張時のコミュニケーションが困難
・セキュリティが不安

Tocaro導入後の変化
・チャットで情報共有することで、コミュニケーションを円滑化
・アプリ通話によって、通話コストの削減
・充実のセキュリティ機能によって、安心して利用可能

担当者のコメント
コロナ禍以前の早い段階から、フレックスタイム制や在宅勤務を取り入れており、オフィス内もフリーアドレス(社員の固定席を設けないオフィス形態)を推進していましたが、コミュニケーションが困難になっていることが課題になり導入しました。あらゆる情報共有を行う、コミュニケーションのプラットフォームになりつつあります。
導入後は、 メールよりタイムリーにかつ電話より相手の時間を拘束することなく、円滑な社内コミュニケーションが可能になりました。在宅勤務やフリーアドレス等の働き方改革を進めているため、対面でのコミュニケーションが減りつつありますが、ビジネスチャットのおかげで十分に社内コミュニケーションを補完出来ています。今までできなかったチームでのタスク管理も、Tocaroのタスク機能を利用してできるようになっており、生産性向上に繋がっていると感じています。

事例2:株式会社高島屋
紙媒体8割削減&情報伝達の精度向上に成功

抱えていた課題
・紙媒体での情報共有によるセキュリティリスクへの心配
・情報伝達(引き継ぎなど)にかかるコスト
・ナレッジの管理

Tocaro導入後の変化
・紙媒体を8割削減
・情報伝達の精度向上
・ナレッジ管理/共有の実現

担当者のコメント
店舗の売場マネジャーの業務が非常に増えていき、その中でも特に大変だったのが情報の伝達と共有でした。社内からメールで発信された情報を何百人といるブランドスタッフに正確に伝達することは非常に困難で、紙媒体での情報伝達も多く、それに伴うセキュリティリスク、ナレッジの管理不足という問題もあったため、それらの問題解決の1つの手段としてTocaroを導入しました。


導入後は、1日あたりに情報伝達にかかっている時間を1時間削減することに成功し、情報伝達における紙媒体の利用も8割削減できており、情報伝達の精度も上がっています。Tocaroにすべての情報が集約されているため、何かわからなくなったとき、Tocaroを見ればわかる安心感が社員に好評です。

事例3:ワイジェイFX株式会社

シャドーITの撲滅と生産性向上の両立が可能に

抱えていた課題
・シャドーITによる懸念
・利便性とセキュリティの両立
・通知機能の改善

Tocaro導入後の変化
・シャドーITの撲滅
・業務効率の向上
・コミュニケーションの促進

担当者のコメント
社員のほとんどがチャットツールとして他のツールを利用していましたが、各種管理機能・制限機能が少なくシャドーITによる懸念があり、管理上の問題を感じていました。業務効率などを考えてチャット機能は必須であり、そこで利用者の利便性を損なわず、管理面でも充実しているツールとしてTocaroを導入しました。


導入後は、既存ツールを常時利用しているので、切り替えのタイミングが難しかったです。事前通達をした上で、システムにて既存ツールを利用禁止にすることで一気に切り替えを行いました。段階的な切り替えではなく、一気に切り替えを行うことが逆に大きな混乱もなく切り替えることができた理由です。既存ツールで出来たことは全て利用でき、それに加えてPush通知の精度向上や検索機能などで、今までより便利になりました。Webhookを利用したシステム連携も非常に好評で、障害通知などをTocaroで確認できるようになり、業務効率も向上しています。

導入前に問題点を洗い出し業務効率化を目指しましょう

いかがでしたか?ビジネスチャットを導入する前に課題だった点をしっかり洗い出してから、自社に合うビジネスチャットを導入すると上記の事例のように目に見えて効果が出るようになります。業務効率化や働き方改革に大きな効果が期待できるビジネスチャットですが、メリットを十分に生かすためには、導入目的や期待する効果を明確にし、利用者全員に共有するようにすることが重要です。


利用時間帯や投稿規約、メンバーの権限付与など、利用ルールを整備し、既存のビジネスツール(電話やメール、タスク管理ツール等)との使い分けを明文化することで、導入後のトラブルを回避することができます。導入のフォローがなければ、現場が混乱するだけで、ビジネスチャットの導入がムダになってしまうこともあります。

自社の業務を正しく理解し、適切なルール策定や運用が出来るよによく検討してから導入しましょう。

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