ビジネスチャットが企業に選ばれる5つの理由を徹底解説

コロナ禍以降、働き方改革に取り組む企業は圧倒的に増えました。働き方改革のポイントは、単に仕事のやり方を変えるだけでなく、これまでの業務の進め方を見直し、いかに社員一人ひとりの生産性を高めるかが重要です。例えば、コロナによる隔離期間や子育てなどで在宅勤務している社員がいる場合でも、会社の隣の席で仕事をしているかのように社員同士の意思疎通や情報共有を促すことができるコミュニケーションツールが必要になってきました。そんな中、従来の電話やメールに代わって企業内で存在感が増しているのがビジネスチャットです。

個人用チャットのLINEなどの普及により、仲間とグループを作り、気軽なメッセージのやり取りすることへの抵抗がないためビジネスチャットを導入する企業は増加しています。ビジネスチャットは、個人用チャットにユーザーの運用管理機能などを追加し、セキュリティも強化しているためビジネスで利用しやすくなっています。

この記事では、ビジネスチャットが企業に選ばれる理由や企業の導入事例をご紹介します。

ビジネスチャットの基本的な機能とは?

ビジネスチャットといえば、チャットをするだけではなく業務効率化に繋がる様々な機能が多くあります。まずは、基本的な機能をご紹介します。

グループチャット機能
LINEのグループチャットと同じで、管理者がメンバーを選び、そのメンバーだけが所属する「グループチャット」を作成できます。社内外関係なくグループを作れるので、必要なときにすぐグループチャットを始められ、簡単に情報を共有することが可能です。

ファイル共有機能
チャット内でファイル共有も簡単に出来ます。メールとは違い、多くのメッセージのやりとりでファイルが流れてしまってどこにあるのか分からなくなっても、やりとりをしたデータを一覧で確認し、ダウンロードが可能なため相手に再送させる手間を取らせなくて済みます。

タスク管理機能
ビジネスチャット内で、タスクの締め切り設定や関係者へのリマインドをすることが出来るため、より効率的にタスク管理ができます。タスク管理は、自動でリストに情報がまとまるので、タスクの保存し忘れによる抜け漏れを防ぐことも可能です。また、プロジェクトチームごとでタスク管理も可能なので、メンバーの進捗状況や各々のタスク管理も出来るのでとても便利です。

ビデオ・音声通話機能
チャット以外にも、ビデオ通話や音声通話を利用出来ます。ビデオ通話を利用すれば、対面で話をしているかのようにやり取りができるので、面接などにも応用できます。また、複数人でも利用できるため、ビデオ会議も可能です。議題などを前もってグループチャットで流しておき、話し合いをビデオ会議で行う方法だと、無駄な話し合いもなく業務効率化に繋がります。

ビジネスチャットが企業に選ばれる5つの理由とは?

企業のビジネスチャットの導入が増えているのはなぜなのでしょう?選ばれる理由をご紹介します。

1. 仕事とプライベートの区別が可能

私用のスマートフォンを業務に活用している企業は少なくありません。いまだに、プライベートのLINEアカウントを業務連絡に使用している企業も多くありますが、公私の区別をしにくくなり、個人の端末やアカウントでは会社の管理が行き届かないため、情報漏洩やコンプライアンス上のリスクも生じてしまうのです。
私たちが日常的に利用しているSNSツールのLINEは、アカウントの乗っ取りなどの問題もあり、情報流出の可能性もあるのです。実際に機密情報が漏えいした例もあるため、無料の個人向けLINEをビジネスで利用することは避けた方がいいのです。

ビジネスチャットなら、個人の端末で利用しても仕事とプライベートの連絡を明確に切り離すことができ、ビジネスで利用することを考えられているため高いセキュリティレベルが保証されており、情報漏えいのリスクを抑えることが出来るのです。

2. ビジネス利用を想定した強固なセキュリティ

ビジネスチャットは、社内や取引先など社外のメンバーとの業務利用のために開発されたので、個人情報や機密情報の漏えいを防止する高いセキュリティが備えられています。ほとんどのビジネスチャットツールでは、暗号化やSSL通信、端末認証、ユーザー管理、IPアドレス制限など万全の情報漏えい対策をしています。高セキュリティがウリのツールは、銀行などの金融機関と同水準のセキュリティレベルのツールもあるので、自社のセキュリティ水準に照らし合わせて決めましょう。

3. ファイル・タスク管理機能で業務効率化

ビジネスチャットの基本機能の1つであるタスク管理機能を使えば、効率の良い作業が可能になります。自分に割り振られたタスクや自分が割り振ったタスクの進捗状況を共有したり、リマインドを送ったり、作業ごとにその日にやるべき仕事や進捗を確認できるので納期の漏れやミスを防ぐことができ、効率的に働くことが可能です。

ファイル添付機能を使えば、文書や画像などのファイルをチャット画面から簡単に送信でき、アップロードした画像をプレビュー表示したり、受信したファイルをワンクリックでダウンロードしたりすることもできます。

4. スピーディな情報共有が可能

ビジネスチャットツールは、プロジェクト別、あるいは部署別などでチャットルームを設けてやりとりできるため、周知させたいことの共有やファイルのシェアなども簡単に行えます。
LINEなどの一般的なチャットツールと同様にポップアップ通知が届くため、スピーディにやり取りができます。既読機能がついているものであれば、いつメッセージを見てもらえたのか確認することも可能です。

5. 自由な場所でのワーキングスタイル

ビジネスチャットはインターネット環境さえあれば、社内外どこからでもどの端末からでもアクセスができます。そのため場所や時間を問わないコミュニケーションが可能です。コロナ禍でのテレワークや出張で社外にいる場合にも、リアルタイムな情報の共有が簡単にできるので様々な勤務体系に対応できます。

企業のビジネスチャットツール導入事例2選

実際にビジネスチャットを導入した企業はどのような変化があったのでしょうか?伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が開発したビジネスチャット「Tocaro」の導入事例をご紹介します。

1. 株式会社昭文社
Tocaro&Boxで大容量データのやりとりの効率化に成功

抱えていた課題
・ツールの乱立によるシャドーITの増加
・情報共有のスピードが遅く、非効率
・ファイル共有時のセキュリティ不安

Tocaro導入後の変化
・ツールの1本化に成功、シャドーITの撲滅
・情報共有の効率化、コミュニケーションの活性化
・Box連携によるセキュリティ・利便性の向上

担当者のコメント
これまで社内での情報共有・伝達の手段は、メール・電話・紙媒体が主流だったが、出版以外の事業が拡大するにつれて業務のスピード感が求められるようになり、各部署で個別にビジネスチャットツールやLINEを使って業務上の連絡を取り合うという状況になっていました。そこで、複数のチャットツールの乱立による情報漏洩リスクの防止と、新たなコミュニケーション手段の整備による情報共有・伝達の効率化を考え、ビジネスチャットを導入しました。

導入後は、シャドーIT化していた他ツールからの乗り換えに成功し、社内コミュニケーションの手段もメールからチャットに徐々に移行しています。おかげでメールサーバーの負荷が削減しました。電話であれば、かける人・取り次ぐ人・受ける人の3人の頭と手を止めてしまいますが、その点ビジネスチャットはスキマ時間に複数の事柄を並行してこなせる点が優れていて、各部門や拠点を跨ぐコミュニケーションの効率も上がりました。

2. メディアリンク株式会社
安心して様々な情報を共有できるようになった

抱えていた課題
・既存製品のセキュリティ不安
・過去のチャット履歴の検索が複雑
・社内のコミュニケーションのスピード不足

Tocaro導入後の変化
・セキュリティ向上
・過去履歴の検索が簡素化
・社内外共にコミュニケーションスピードが向上

担当者のコメント
元々他社のチャットツールを利用していたが、セキュリティへの不安があり、機密情報のやり取りは禁止していました。その中で、事業の規模も大きくなり、生産性を上げる必要があったため、全ての情報共有をチャットで行いたかったことが検討のきっかけです。

導入後は、元々あった課題は解決しました。以前は、やりとりする情報によっては禁止でしたが、今では全ての情報をビジネスチャット「Tocaro」でやりとりできるようにしており、社員からの評判も上々です。

ビジネスチャットで社内コミュニケーションを盛り上げましょう

今やビジネスチャットは多種多様なツールがあり、どれを選べばいいのか迷うほどです。政府が推奨している「働き方改革」の実現に向け、社員の柔軟で自由な議論や情報交換を加速させる社内コミュニケーションが重要になってきています。基本的に、クラウドサービスとして提供されるタイプが主流なので、導入の敷居が低い点が、導入が急増しているポイントです。

上記でご説明した通り、ビジネスチャットを活用すればコミュニケーションを活性化できるだけでなく、ファイル共有や複数人でのやり取りを適切に効率化します。テレワークにより不足しがち、遠慮しがちな、ちょっとした社内コミュニケーションを盛り上げることが出来るはずです。

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