ビジネスチャットで営業現場を効率化！営業のビジネスチャット導入事例

最近ではあらゆる職種で利用されるようになったビジネスチャットツール。今回は、そんなビジネスチャットツールを企業の営業活動においてどのように活用できるかを解説していきたいと思います。

ビジネスチャットができることとは？

まずは、ビジネスチャットにはどのようなことができるのか、実際にビジネスチャットツールが装備している機能について見ていきましょう。基本的な機能を見ていくことで、どのように業務で活用できるかイメージできるはずです。

チャットは、コミュニケーション機能で、従来のメールとは異なり、挨拶文や宛名を入力する必要がなく、コミュニケーションがダイレクトで即時性が高いため、効率よく連絡を取り合うことができます。

1対1のコミュニケーションだけでなく、業務を一緒に進めているチームやプロジェクトメンバー、関係部署など、必要に応じグループチャットにメンバーを招待することができ、情報の共有が手軽に行えます。

ビジネスチャットのサービスによっては、文字でのやり取りだけでなく、音声でのやり取りや、Web会議を開き、コミュニケーションをとることができます。

グループで作業を行う際に便利な、画像や動画などを添付して共有する機能があるビジネスチャットもあります。

チームのメンバーの作業状況がどのような状態かを共有できるタスクを管理機能があるものもあります。それにより、目標達成への進捗状況を把握、共有することができます。

以上で紹介したようなビジネスチャットの機能を活用することによって、今までメールなどでやり取りに時間がかかっていた連絡業務を、効率的に行うことができるようになります。

また、チームやグループで業務を進める際にも、リアルタイムで情報の共有が行えるようになります。では、営業活動にはどのように活かせるのでしょうか。具体的な活用方法を見ていきましょう。

営業の方は、日々の業務の報告を会社に提出することも多いのではないでしょうか？外回りを続けている営業担当は、出社することが少なく、日々の営業報告を上長や会社に報告するのが業務の一つです。

これまでは、営業報告書を会社のフォーマットに従って書くことが一般的でしたが、共有という観点から見ると、個別のやり取りで終わっていたことがほとんどでした。

ではビジネチャットを使うとどのように変わるのでしょうか。

グループチャットで日報業務を行えば、業務の内容を他のメンバーと共有することができる上、内容についてのコメントもできますし、上長と個人間では個別にチャットでやり取りすることもできます。

また、写真を添付すれば、文字では伝わりにくいことを視覚的に共有できますし、説明的な文章を書く手間を省けるので、報告する側のメリットも大きくなります。

また、メールの書き出しに使うテンプレート化した挨拶文も不要となるため、必要事項だけのやり取りとなります。これにより余計な時間を取られることも減り、読み手にも内容が伝わりやすく、コミュニケーションがスムーズになるはずです。

販売店の巡回業務を行う営業職の人は、単独で行動することが多く、組織に対して情報共有する習慣がなく、会社としての施策につながるような有益な情報の共有を意識しにくいことがあります。

個人の売上予算などで管理されている事が多く、組織として動くというよりも個人で活動することが多くなりがちです。

ビジネスチャットを使えば、個人で活動する営業職同士や上司との情報交換ツールとして使えます。担当エリアごとにチャット内でグループを設け、売れている商品などを画像と文字でリアルタイムに共有できれば、社内の商品管理などの参考にもなります。

ビジネスチャットはグループで共有したい情報と個人間でやり取りしたい情報で使い分けることができます。

会社からの一斉通達はグループチャットに一括で連絡できますし、個別の営業担当者のみに伝えたいことは、直接連絡するなどと使い分けができます。また、各エリアに居る営業担当者同士での連絡も可能なため、ちょっとした情報を共有することができます。

電車の遅延情報や、渋滞情報など、現場にいる人しかわからない情報などのやり取りも、手軽に行うことができます。わざわざメールを書いてまで伝える必要のないと思っていた事も、ビジネスチャットであれば気軽に共有できます。業務に直接関係のない情報も、時には有益な情報に繋がったりします。

ビジネスチャットの活用は、その優れた即時性とスムーズなコミュニケーションで、煩わしかったメールでのやり取りに変わり、手軽な情報共有を実現します。

営業活動では日々変化する状況の中で、最新の情報に大きな価値があります。その情報をいち早く上司や同僚、関係者に共有することで、ビジネスを加速化させることが可能となるのです。

文字でのやり取りだけではなく、音声や動画によるコミュニケーションも、目まぐるしく変化するビジネスシーンには不可欠な要素となります。ビジネスチャットの機能を活用することで、会社と営業担当者一体となって、他社に負けない体制を構築することができるでしょう。

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