ビジネスチャット導入の5つのメリットを徹底解説

コロナ禍に伴うリモートワークの増加によって、メールに代わるコミュニケーション手段として「ビジネスチャット」の認知度が高まりつつあります。ビジネスにおけるメインの連絡手段は長年メールでしたが、業務効率化が叫ばれる昨今では、デメリットがさまざまな側面で指摘されるようになりました。

より効率的なコミュニケーション手段の 1 つとしてビジネスチャットが注目を集めているのです。

この記事では、コロナ禍で急速にコミュニケーションツールとして浸透をしたビジネスチャットについて、その導入のメリットとデメリットについて徹底解説をします。

ビジネスチャットとは？

ビジネスにおいて、スムーズな「ホウ・レン・ソウ」や意思決定は、将来的な利益拡大やコスト削減に直結しています。多くの企業や組織では、効率性の低いメールや対面式の会議での情報のやり取りが現在でも横行していて、社内でのコミュニケーションをスムーズに行うための工夫が後回しにされてきました。

しかし、コロナ禍でリモートワークが急増したため、早急に対面でなくてもスムーズにコミュニケーションが取れるように整備しなくてはならなくなりました。

その筆頭が、コミュニケーションツール「ビジネスチャット」なのです。

ビジネスチャットを使えば、短い文章のやり取りで、気軽にコミュニケーションを図ったり、タスクの管理やビデオ会議の機能もあるので、社内コミュニケーションの施策として導入すれば、業務効率の改善や生産性の向上が期待できるのです。

ビジネスチャット導入の5つのメリットとは？

とても便利なビジネスチャットですが、中には「メールやLINEで十分なのでは？」と考える方も多いと思います。このような疑問を解消するために、改めてビジネスチャットのメリットをチェックしてみましょう。

ビジネスチャットを挿入するメリット5つをご紹介します。

⒈ 気軽なコミュニケーションが可能

ビジネスチャットは、メールと違い、LINEのように定形の挨拶や署名が不要で、要件だけを簡潔に伝えられるので、文書を作成する時間や読み手の内容理解の時間の削減ができ、気軽にコミュニケーションを取ることができます。

また、ビジネスチャットで不要な対面ミーティングをしなくても良くなります。今までメンバー全員の予定を合わせて時間を決め、場所を決めてから行っていたミーティングも、ビジネスチャットのみで意見を出し合い済ませることが可能になります。

顔を見てリアルタイムでの意見交換をしたい時はビデオ会議機能を使えば、各自好きな場所で対面のミーティングができます。デジタル資料を共有する機能もあり、好きなタイミングで気軽にコミュニケーションを取ることが出来るのです。

2. 必要な情報だけを把握しやすい

従来のメールの特徴は、受信箱に色々なメールが届くことです。迷惑メールやスパムメール、他社からのメールマガジンなど、業務と関係ない情報がメールボックスに溢れ、業務効率を落とします。一目見るだけで不要と判断できるものもありますが、一つずつ開封して確認する必要があります。また、最後まで読まなければメールの趣旨がわからないものもあります。

一方チャットは、メンバーやテーマごとに”グループ”という同じ属性や目的の人だけの会話スペースが作れるので、議題を把握するのが容易です。グループのメンバーであれば、いつでも過去のやりとりを見られるため、これにより連絡の処理スピードが向上します。

また、招待したメンバーのみのグループとなっているため、まったく業務に関係のない情報が紛れ込んでくることはないため安心です。

3. 社内コミュニケーション低下の解消が可能

在宅勤務やフレックスタイムの導入によって一番問題になるのが、社内コミュニケーションの低減です。社内で一緒に過ごす時間が減り、ちょっとした会話や雑談がなくなってしまいます。

しかし、ビジネスチャットを使えば、リモートワーカーや時差勤務者がいる職場でもこのような問題が解消できます。対面であれば、ちょっとしたきっかけで会話が生まれたり、雑談があることで、協調性が育まれたり、情報が共有されたり、イノベーションにつながる刺激を与え合えたりします。

ビジネスチャットの機能をフル活用させて、部署内でグループを作ってチャットをしたり、タスク管理で進捗状況を確認したり、定例会議はビデオチャットにして対面のように顔を合わせたりとコミュニケーション低下を解消することが出来るのです。

⒋安心のセキュリティ面

個人のメールやLINEとの一番の違いは、セキュリティ面です。「シャドーIT」と呼ばれる、社員が管理者の知らないところで個人向けのチャット等をビジネスで利用してしまっているというケースもまだまだ多いでしょう。プライベートチャットやSNSを利用している場合、アカウントの乗っ取りや情報漏洩のリスクが発生します。

ビジネスチャットは、ビジネスで利用することを想定されているので、個人での利用を目的としたLINEなどのコミュニケーションアプリよりも、セキュリティ面の対策がしっかりと施されています。管理者のアカウント管理の元、高度なセキュリティによって情報漏洩を防ぐことが出来るのです。

⒌業務効率化につながる機能を多数搭載

ビジネスチャットは、基本的にチャット機能のほかに、共有、音声通話やビデオ会議などの通信に関する機能が搭載されています。そのほかにも、タスク管理や日報管理、カレンダー共有、プロジェクト管理、ワークフローなど様々な業務効率化に役立つ機能が搭載されているので、ビジネスチャットは他の連絡手段と比べても、比較的多機能なビジネスツールであるといえます。

ビジネスチャット導入の2つのデメリット

上記で、ビジネスチャット導入のメリットをご紹介しましたが、もちろんデメリットもあります。解決策と合わせて2つご紹介します。

⒈多機能で使いこなせない

ビジネスチャットの機能がどれだけ優れていても、結果的に使いこなせなければ意味がありません。社内の雰囲気や年齢層、新しいツールへの抵抗感や従来のやり方を続けたいなどの声から、ビジネスチャットを導入しても利用されず、使いこなせないケースも多くあります。

解決策は、使い方が分かりやすいビジネスチャットを選ぶ、社内で講習会を行うと効果的です。導入後にメーカーのサポートが受けられるツールであればなおさらスムーズに導入できるでしょう。

また、どのような目的でどうしたいかをよく社内で検討してから導入すべきでしょう。

⒉コストがかかる

ビジネスチャットは、多くのツールが期限付きで無料で利用できたり基本機能のみは無料で利用可です。企業で使用する際には基本的に費用がかかります。

かかる費用は、どのツールを導入するのかによって大きく異なるため、社内でよく検討してから使用する用途や求める機能に応じてツールを選定することが重要です。

また、プランやライセンス数によっても費用が変わるため、導入前にチェックしておきましょう。

メリットばかり！いますぐに導入したいおすすめのビジネスチャット3選

上記で紹介した通り、ビジネスチャットはデメリットよりもメリット方が多く、解決策をあらかじめ予測しておけば怖くありません。ここでは、おすすめのビジネスチャットを3つご紹介します。

1.導入企業約36.5万社の国内利用者数No. 1国産ツール「Chatwork」

出典：https://go.chatwork.com/ja/

Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」は、日本発のビジネスチャットとして世界に導入実績を伸ばしているビジネスチャットです。

直感的に使えるデザインのため、チャットに慣れない方・初めて使う方もスムーズに操作が可能です。また、タスク管理も使いやすく「担当者」「期限」を設定して登録できるため、対応漏れを防ぐことができます。

正式リリースをした2011年から2018年8月までに、世界で18万5,000社の企業にサービスを導入しており、３年連続で国内利用者数No.1に輝いています。Chatworkが行った国内ユーザーに対する利用状況に関するアンケートによると、「情報共有のスピードがアップした」「仕事の生産性が向上した」「メールの時間が20％以上削減された」などの声が上がり、ユーザーにとっては欠かせないツールであることがわかりました。

大規模組織の運用は管理者機能で安心です。円滑な情報共有により意思決定の加速が期待され、チャットでコミュニケーションが活発になります。業務効率を上げ、大幅なコスト削減を実現することが可能です。

Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/