「この人はなんでこんなに仕事ができるのか」など思ったことはありませんか？実はこのような人たちはメモを取ることにより自分の仕事を把握し、効率よく行っているのです。
今回は、そもそもなぜメモを取る必要があるのか、そのメリット、まとめ方をご紹介していきます。さらに、メモを取る際に便利なメモ帳も合わせて紹介しています。
なぜメモをとる必要があるのか
スマホやパソコンが主流になった現代に紙でメモを取る人は少なくなってきたかとは思います。しかし、時代が紙からデジタルの変わっても仕事ができる人はメモをきちんと取っています。
メモを上手に取ることができれば、あとで読み返したときに多くの情報を得られるだけでなく、それらの情報をうまく整理でき、取捨選択することができるのです。
こうしてメモを残しておけば後々自分の仕事を行うときに、情報の漏れもなく仕事を行うことができます。
メモを取るメリット
仕事ができる人にはメモをいつも取っている人が多いかと思います。自分が見聞きした情報、アイデア、気づきなどをメモすることには、さまざまメリットがあります。
そのメリットをご紹介していきます。
備忘録になる
多くの仕事を抱えていると、全ての出来事を細かく覚えておくことは大変難しくなります。そのため、メモを書いておくことにより情報を「記録」として残しておくことは重要です。さらに書くことによって記憶に残りやすくもなります。
備忘録として残しておくと情報を正確に把握でき記憶に頼らずに取り組めるので、失敗も少なくなります。
情報を整理すること力がつく
メモを取り、情報をまとめることを繰り返していると、自然に情報を整理する力が身につきます。
速いスピードで会議が進んでいると、無意識に自分で情報を取捨選択し、要点を書き留めるようになります。
そうすることで、頭の中で話の要点や情報をうまく整理し優先事項も把握するスキルも身についていきます。
また、上司から仕事の期限など指示された場合には、書き留めたメモに期限も記入することでタスク管理をすることもできます。
アイデア効果を生み出せる
メモを取る上で重要なのが、思い浮かんだアイデアを瞬間的に書き留めることです。こうすることにより、ふとしたアイデアを形に残すことができます。
さらに、書き留め得たメモを複数見ることにより、大小様々なアイデアが生まれやすくなります。アイデアは複数の要素の組み合わせで生まれることもあるので、メモが役に立ちます。
相手に信頼感を与えられる
商談中や社内での会議の場で、熱心にメモを書き留める姿は相手にも安心感を与えます。
もちろんただ取っているだけでは意味がないのですが、いつもメモを取っている人と印象を与えることで、信頼感をえることもできます。
すぐにできる！実用的！効果的なメモのまとめ方
メモをまとめると言っても、ただ単に言われたことを羅列していくだけでは効果的なメモのとり方とはいえません。すぐにできる、応用が効きやすい実用的なメモのまとめ方を6つご紹介します。
① メモは一冊にまとめる
ふとしたアイデアをメモにまとめても、それがバラバラの紙だったりしていたら管理ができません。
自分にとって使いやすいサイズのノートや大きめの手帳を使いしょう。また、そのノートを見返しやすくするため、一冊のノートに時系列でまとめたほうがいいでしょう。
メモ用のノートを持っていない場合は、身近な紙にメモしたあと、いつものノートに書き写した方が良いです。
② 日付と場所、タイトルを忘れずに入れる
メモを取る際のポイントは、日付と場所、タイトルを必ずわかりやすい位置に書いておくことです。
日時やタイトルなどを記録することで、読み返したときにその状況を思い返しやすくなり、内容がよく理解できます。
③ 余白をしっかり取る
メモをとる時には、自分でも「ちょっと多いかな」と思うぐらいの余白を取っておきましょう。そうすることで、後日あとから調べた情報を追加したり、アイデアを書いたりすることができるようになります。
また余白が多いと、ページ一面に文字をびっしり書き込んでいる場合よりも、あとから見返しやすいというメリットもあります。
④ 色分けして書く
メモした内容に重点や期限などを書く場合には、色分けをしたほうがあとから読み返した時に自分のメモが読みやすくなります。
あまりにもカラーが多すぎると逆に読みにくくなってしますので、3色ボールペンなどを使いましょう。
⑤ 消えないペンで書く
メモを取る場合、シャープペンシルや消せるボールペンなどで書く方もいるかと思われますが、あえて消えないペンで書くことをおすすめします。
消せないボールペンで書くことにより、変更等などがあった場合に取り消し線で変更を行うことで変更があったことを残すことができます。
そうすることにより、伝えた・いや聞いていないという水掛け論も防ぐことができます。
⑥ 5W1Hを意識する
わかりやすいメモを取るために大切なのが、「いつ、どこで、だれが、何を、なぜ、どのように」の「5W1H」を意識して記録に残すことです。
情報のあいまいさが抜け、見返した時にわかりやすくなります。
仕事で使うと便利なメモ帳3選！
会議内容の記録やアイデアの整理、伝言メモなどビジネスシーンでは手書きのメモ帳が必要な事も多いことだと思います。
そこで、仕事でもメモをとるのにおすすめのメモ帳をご紹介します。
ダイゴー ノート 縦型鉛筆付すぐメモ ブラック
ポケットやバッグのサイドポケットなどにも収納しやすいコンパクトな商品で、いつでも気軽に携帯しやすいのが大きな魅力です。さらに側面にペンホルダーが付いているので、このメモ帳さえ携帯していればいつでもどこでもスグにメモが取れます。
ナカバヤシ 打ち合わせノート
ヘッダー部分には、日付・タイトル・場所・参加者を記入できるようになっていて、それを見ただけでどの打ち合わせか簡単に確認可能になっています。
また、見返しやすく、書いたメモを有効活用できます。
プラス ノート メモ帳
A4用紙を三つ折りにした大きさに近く、縦長スリムなサイズが特徴的となっています。
1ページあたりのスペースはしっかり確保しながら、スリムな事でカバンには収納しやすいという秀逸なサイズ設計になっており、持ち運びたいけど、邪魔にならないものが良いという人にはおすすめです
メモをとることで、自分の行うべきことが見えてくる
ここまでご紹介した通り、メモを取ることには様々なメリットがあることがわかったと思います。
メモのまとめ方を身に着けて習慣化し行えるようになれば、ビジネススキルをひとつ得ることができます。
ぜひ、メモを取る習慣を身に着け、自分自身の成長につなげてみてはいかがでしょうか？
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