ビジネスチャットの選び方で重要な５つのポイント

ビジネスチャットを導入したくても選び方の基準をどうしたらいいか迷って決められない方に、今回は、たくさんありすぎて選びにくいビジネスチャットの選び方の参考になる点をご紹介します。個人向けチャットとの違いや、どこを重視して選べば業務の効率を上げられるのか、肝心な5つのポイントを教えます！

社内外問わず、リアルタイムで手軽に情報共有ができる「ビジネスチャット」

ビジネスチャットとは、ビジネスで必要なコミュニケーションがリアルタイムで行える、チャットツールです。

参加メンバーが同時にデータを閲覧することや状況を把握することが可能のため、確認のために全員が会議室に集まる、1人ひとりにメールを送信する、電話連絡をする、資料を配る、などといったコミュニケーションコストの削減にも役立ちます。

メンバーは身近な社内のみならず、取引先やほかのオフィスにいる人とも簡単につながることが可能で、参加メンバーとの情報共有がSNS感覚で手軽にできるツールです。

ここが違う、個人向けチャットとビジネスチャット

手軽なチャットというと、LINE、InstagramのDM、Facebookメッセンジャーなどの個人向けチャットを使っている人も多いかと思います。連絡をしたり画像や動画を共有するなど、相手とコミュニケーションが取れるという点はビジネスチャットと同じですが、それならビジネスチャットを導入するメリットは特にないようにも感じるかもしれません。

しかしビジネスチャットには、個人向けチャットより優れている点が多くあります。

ビジネスチャットを使うべき理由

ビジネスチャットは、個人向けチャットよりセキュリティ面が高い
ビジネスチャットには、迷惑メッセージが届いたり、なりすまし、のっとりなどがない
ビジネスチャットは、送信後のメッセージの編集・削除が簡単できる
ビジネスチャットは、大容量のデータを送信、共有できる
ビジネスチャットには、タスク管理機能など個人向けチャットより機能が充実している
個人向けチャットをビジネスで併用すると、仕事中にプライベートが来てしまう
個人向けチャットをビジネスで併用すると、休暇中でも仕事の連絡が来てしまう

このように、それぞれのメリット、デメリットを考えると、ビジネスシーンではビジネスチャットの導入がおすすめです。

ビジネスチャットを選ぶ時に重視するといい、5つのポイントはこれ！

ビジネスチャットを選ぶ際の5つのポイントを解説していきます。

１. 用途で選ぶ

ビジネスチャットには、様々な機能があります。チャットができればいいのか、職種やチームによって使用したい機能が変わってくるかと思いますので、どの機能が必要か不要かを見極めて選びましょう。

・グループ機能
・チャット機能
・ファイル共有機能
・電話機能
・ビデオ通話機能
・スケジュール管理機能
・タスク管理機能
・他ツールとの連携機能
・会議室予約機能

２. 形態で選ぶ

ビジネスチャットには「クラウド型」と「オンプレミス型」の形態があります。どちらのタイプが活用できるのかをしっかり検討しましょう。

クラウド型
主流となっているのは、こちらクラウド型。ビジネスチャットサービスを提供している企業が、インターネット上に構築したシステムに利用したいユーザーがアクセスする形態です。

新たにサーバーやシステムの構築をする必要がないためアカウントを開設すれば、即時に利用することができるという手軽さも魅力です。

オンプレミス型
自社のサーバーにシステムを構築して利用するのがオンプレミス型。初期費用が発生しますが、自社でシステムを構築するため、既存のスタイルでは使いにくい点がある、もっとチームに合わせてカスタマイズしたい、という希望がかないます。さまざまなスタイルに対応できる点が魅力です。

３. コストで選ぶ

コスト面は、ビジネスチャットを選ぶ上で大きくウエイトを占めるかと思います。機能が豊富である程、製コストが高くなる傾向にあります。使う機能とコストとのバランスを考えて選びましょう。

形態で選ぶ際には、クラウド型は利用者毎に料金が発生する料金形態が多く、利用者が大人数である場合は長期的に見るとオンプレミス型の方がコストが抑えられる、というケースもあります。

４. セキュリティで選ぶ

インターネット上で情報を取り扱う上でセキュリティ面は、ビジネスチャットを選ぶ上で肝心なポイントです。機密情報が含むやりとりをする可能性もあるため、メッセージやファイルを送る際に暗号化されるか、不正アクセスや情報漏洩対策が万全なツールなのか、取り扱う情報の機密性のよってどのくらいのセキュリティが必要なのかを確認して選びましょう。