働き方改革に伴い、テレワークや柔軟な働き方が推奨されるようになり、会社に社員全員が集まっているという状態もすくなっていくことが予想されます。
そんな中、生産性の向上や、業務効率の改善なども叫ばれ、コミュニケーションのあり方が見直されています。
そのような課題を解決できる新しいコミュニケーションツールのひとつが、ビジネスチャットです。そんなビジネスチャットをビジネスに使用することで得られる効果や、導入する際に判断する基準にしたい各機能とサービスについて見ていきましょう！
ビジネスチャットとはどういうもの？
ビジネスチャットとはビジネスで利用することを前提として開発された新しいコミュニケーションツールのことを言います。スマートフォンや、タブレットと組み合わせれば、社内での連絡だけでなく、社外とのやり取りにも活用できます。
プライベートで使える個人向けのチャットサービスもありますが、ビジネスシーンで利用する場合は仕事向けに作られたビジネスチャットのご使用をおすすめします。
個人向けのサービスとの違いとして、ビジネスチャットはビジネスのシーンで使いやすい機能が充実しています。そして、ビジネスチャットの方がビジネスにおいて最も重要な要素であるセキュリティレベルが高く作られています。また、管理者によるアカウント管理ができ、過去の会話の履歴も管理できるようになっています。
ビジネスチャットの機能とは？
ではここでビジネスチャットにはどのような機能があるのか見ていきましょう。これが分かるとビジネスチャットを選ぶ時の指標になります。
一般的にサポートされていることが多い機能
どのサービスでも大抵標準装備されている機能がありますので、まずはそちらから見ていきましょう。
グループチャット機能
ビジネスチャットの一番基本的にな機能と言えます。グループで同時に文字で会話することができます。
【利用可能チャット】
Tocaro, Chatwork, kintone, LINE WORKS, Goalous, JANDI, InCircle, Microsoft Teams, Slack, ChatLuck, WowTalk, Workplace from Facebook, Talknote, airy, direct, eko, TopicRoom, idobata, Chatter, Cisco Webex Teams, TeamOn, Typetalk, Zoho Connect, SONR., Beat Shuffle, SMART Message, TeamViewer, Cisco Jabber, Chat & Messenger, Bitrix24, 等
タスク管理機能
多くのビジネスチャットが導入している機能です。メンバーで共有できることから、グループの業務の進捗が把握できます。
【利用可能チャット】
Tocaro, Chatwork, kintone, Goalous, JANDI, ChatLuck, WowTalk, Workplace from Facebook, Talknote, eko, Chatter, Cisco Webex Teams, TeamOn, Zoho Connect, SONR., TeamViewer, 等
ファイル共有機能・検索機能
メールで送らなくても、チャットに送信するだけでファイルの共有が簡単にできます。
【利用可能チャット】
Tocaro, Chatwork, kintone, LINE WORKS, Goalous, JANDI, Microsoft Teams, Slack, ChatLuck, Workplace from Facebook, direct, eko, TopicRoom, idobata, Chatter, Cisco Webex Teams, TeamOn, Typetalk, Zoho Connect, Beat Shuffle, SMART Message, TeamViewer, Cisco Jabber, Chat & Messenger, Bitrix24, 等
ビデオ通話/音声通話機能
ビデオ会議などをする際に役立つ機能です。アプリと連携してビデオ通話ができるものもあります。
【利用可能チャット】
Tocaro, Chatwork, kintone, LINE WORKS, Microsoft Teams, Slack, ChatLuck, WowTalk, Workplace from Facebook, Talknote, eko, TopicRoom, idobata, Chatter, Cisco Webex Teams, TeamOn, Zoho Connect, TeamViewer, Cisco Jabber, Chat & Messenger, Bitrix24, 等
カレンダー機能
スケジュールを入れておくと、予定に近づいた時に通知されるので予定を忘れることがなくなります。グループで共有すればミーティングなどの予定も立てやすくなります。
【利用可能チャット】
kintone, LINE WORKS, Microsoft Teams, airy, TopicRoom, Chatter, Cisco Webex Teams, TeamOn, Zoho Connect, SONR., TeamViewer, Cisco Jabber, Chat&Messenger, Bitrix24, 等
ビジネスチャットによってサポートされている機能
こちらはメイン機能ではありませんが、こういった機能があるサービスもあります。
メッセージの既読・未読機能
自分が送信したメッセージが相手によって開封されたかどうかを教えてくれる機能です。
【利用可能チャット】
Tocaro, kintone, LINE WORKS, Goalous, JANDI, InCircle, Microsoft Teams, Slack, ChatLuck, WowTalk, Workplace from Facebook, Talknote, airy, direct, eko, TopicRoom, idobata, Cisco Webex Teams, TeamOn, Zoho Connect, SONR., Beat Shuffle, TeamViewer 等
アンケート機能
社内全員に対して質問を投げかけて意見を聞きたいときなどに使えるアンケート機能です。
【利用可能チャット】
kintone, LINE WORKS, JANDI, InCircle, Microsoft Teams, Slack, ChatLuck, WowTalk, Workplace from Facebook, airy, direct, Chatter, Cisco Webex Teams, TeamOn, Zoho Connect, Beat Shuffle, Cisco Jabber 等
外部サービス連携機能
他のサービスと連携することで、できる業務の幅を増やし、より便利に利用する事ができます。
【利用可能チャット】
Tocaro, Chatwork, kintone, LINE WORKS, JANDI, InCircle, Microsoft Teams, Slack, ChatLuck, WowTalk, Workplace from Facebook, Talknote, direct, eko, TopicRoom, idobata, Chatter, Cisco Webex Teams, TeamOn, Typetalk, Zoho Connect, SONR., Beat Shuffle, SMART Message, TeamViewer, Cisco Jabber, Chat & Messenger, Bitrix24, 等
ユーザー管理機能
管理者がユーザーをメンバーから削除したり、追加したりできる機能です。
【利用可能チャット】
Tocaro, Chatwork, kintone, LINE WORKS, Goalous, JANDI, InCircle, Microsoft Teams, Slack, ChatLuck, WowTalk, Workplace from Facebook, Talknote, airy, direct, eko, TopicRoom, idobata, Chatter, Cisco Webex Teams, TeamOn, Typetalk, Zoho Connect, SONR., Beat Shuffle, SMART Message, TeamViewer, Cisco Jabber, Chat & Messenger, Bitrix24, 等
画面共有機能
画面を共有することで、自分のPCに入っている資料などを相手に見せることができます。
【利用可能チャット】
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以上のような機能がビジネスチャットには備わっています。メールだけでのコミュニケーションに比べると、遥かに色々なやり取りが可能となります。
ビジネスチャットはここをみて選ぼう！
では、どのような基準でビジネスチャットを選んだら良いのでしょうか。
実績や安定性
商品に実績があるツールは、使いやすく人気がありという証でもあります。まず選ぶ基準にしたいのはこの評価ではないでしょうか。
ストレージ容量
ストレージ容量は商品によって異なるので、確認しておく必要があります。使用開始後の使い方も想像した上で決めるようにしましょう。
使いやすさ
初めて使うITツールですから使い勝手良いほうがストレスも少なく、また、スムーズに社内に導入できれば教育コストも抑えられます。
モバイル・スマホ対応
基本的に社内用にPCで使用することが多いですが、社外との連絡が取れるようにタブレットやスマホなどでも使える仕様になっているものの方が便利です。
導入時・導入後のサポート
導入時や導入後にサポートが付いているものもありますので、使い方などに不安がある方はサポート付きが良いでしょう。
「無料プラン」「無料トライアル」のサポート
ビジネスチャットには無料プランが用意されているものもあります。使える機能などに制限があったりしますが、コストをかけたくないという人には重要なポイントになります。また、トライアルという形でお試しプランがあるものもあります。
ビジネスチャットは業務内容に合わせて検討しましょう！
以上見てきたように、ビジネスチャットには様々な機能があります。そして、それぞれ個性があり特徴があります。それらを注意してみて選ばないと、せっかく導入してもうまく使い切れず宝の持ち腐れになってしまいます。
今後働き方改革によりテレワークなど、柔軟な働き方が求められるようになる中で、どのようなツールを選択すればよいか今一度じっくり考えてみましょう。
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