現代の競争の激しいビジネス環境で成功を収めるためには、効率性と生産性の向上が欠かせません。しかし、生産性向上という言葉を耳にすることはあっても、その具体的な意味や方法については十分に理解していない方も多いでしょう。
生産性向上の基本的な目標は、同じリソースでより多くの出力を得ること、つまり「より少ない投入でより多くの成果を上げる」ことです。
この記事では、生産性向上という概念がどのようにビジネスの世界で不可欠な要素となり、そしてその向上が組織全体のパフォーマンスを大きく左右するかを理解し探求します。生産性を最大限に引き出すための具体的な手法から、その成果を如何に計測し、継続的な改善を進めていくかまで、具体的かつ実践的な視点から解説しますのでぜひ参考にしてください。
生産性向上とは？
生産性とは、一定のリソース（人、物、時間など）を用いてどれだけの成果を出せるか、つまり「投入と出力のバランス」を示す指標です。したがって、生産性向上とは、少ないリソースでより多くの成果を出すことを目指す取り組みのことを指します。この目標を達成するためには、業務プロセスの改善、テクノロジーの活用、ワークフローの最適化、人材育成など、様々なアプローチが存在します。
生産性向上の必要性とは？
生産性向上とは「同じ時間・リソースでより多くを成し遂げること」です。それがなぜ必要なのかを詳しく説明します。
業績向上
生産性が高いとは、一人当たりの成果が多いことを指します。それが全員に当てはまれば、全体の業績が上がります。具体的には、商品を生産する場合、生産ラインの労働者一人一人が少しでも効率よく作業を行えば、同じ時間でより多くの商品を生産できます。これは直接的に売上に繋がり、結果的には利益をもたらします。
競争力の強化
同じ業界で活動している他の企業と比較して、より高い生産性を持つ企業は競争優位性を持つことができます。そのため、生産性を向上させることは、市場での競争力を維持・向上させるために重要となります。
働き方改革
同じ仕事をより少ない時間でこなせれば、残業を減らすことができます。これは労働者の働き方改革に繋がり、働きがいの向上や労働者の健康を保つ上でも重要です。
成長への道筋
生産性向上は、限られたリソースを最大限に活用することを意味します。これにより、企業は新たな挑戦に対する準備や、新規ビジネスに投資する余裕を作り出すことが可能になります。つまり、生産性向上は、組織の成長と発展を支える重要な要素となるのです。
以上のような理由から、生産性向上は組織が成長し、競争力を維持する上で欠かすことのできない要素なのです。
生産性向上のための4つの手法
生産性を向上させるための手法は、多種多様です。以下では、主な4つの手法の具体的な方法とその効果についてご説明します。
⒈プロセス改善
業務の進め方自体を見直し、無駄をなくしたり、効率的な手順を確立することで生産性を向上させる方法です。無駄を追求し削減することで生産性を向上させる代表的な手法です。
例えば、工場で生産ラインの流れを改善することで、製品をより早く、より多く生産することが可能となります。またオフィスワークでは、ミーティングの効率化や、メールの処理方法の見直しなど、日々の業務プロセスを改善することで生産性を上げることが可能です。
⒉テクノロジーの活用
最新のテクノロジーをうまく活用することも、生産性を向上させる重要な手法の一つです。
例えば、業務自動化ツールやビジネスチャットを導入することで、手作業で行っていた煩雑なタスクを自動化し時間を節約することが可能です。また、クラウドサービスやAIなどの最新技術を活用することで、単純作業を自動化し、より複雑な業務に人間のリソースを集中させることが可能となります。
⒊ワークフローの最適化
ワークフローとは、仕事を進めるための一連の作業手順のことを指します。これを最適化することにより、必要な作業がスムーズに行われ、全体の作業効率が向上します。
例えば、必要な情報がすぐに取得できるようなシステムの整備、決裁フローの見直し等がこれに当たります。業務の流れを改善することで、タスクの遂行速度を上げ、無駄な時間を削減します。
⒋労働力のスキルアップ
社員のスキルや知識を高めることで、生産性を向上させることも可能です。定期的な研修や教育プログラムを通じて、従業員の能力を向上させることができます。これにより、個々の社員がより多くの業務をより高い品質で効率よく遂行できるようになります。
生産性向上に欠かせないツールとテクノロジー
生産性向上のためのツールとテクノロジーは多種多様で、その中から適切なものを選択することが重要です。以下に、主要なものをいくつかご紹介します。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、タスクの割り当て、進捗の追跡、期限の設定などを一元管理することができます。これにより、プロジェクト全体の見通しを明確にし、計画的な作業を可能にします。TrelloやAsanaなどがよく使われています。
コミュニケーションツール
コロナ禍以降、リモートワークやテレワークが一般的になってきています。そのため、オンラインでの円滑なコミュニケーションは業務効率に直結します。SlackやMicrosoft Teamsなどのコミュニケーションツールは、メッセージの送受信、ビデオ会議、ファイルの共有などを可能にし、コミュニケーションをスムーズにします。
クラウドストレージサービス
ファイルの共有や保存には、Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージサービスが有効です。これらのサービスを使えば、どこからでもアクセスでき、またチームでのファイル共有も容易になります。
業務自動化ツール
業務の一部を自動化するツールもまた、生産性向上に寄与します。例えば、Zapierは様々なアプリケーション間での自動化を可能にし、手作業を減らします。
AIとビッグデータ
AI（人工知能）やビッグデータの技術も生産性向上に大いに貢献します。AIは繰り返しの作業を自動化したり、ビッグデータは大量の情報から有用な知見を抽出したりします。
これらのツールとテクノロジーを活用することで、生産性を大幅に向上させることができます。ただし、それぞれのツールやテクノロジーが自社の業務に適しているかどうかを確認し、必要に応じて導入・活用することが重要です。
生産性向上の3つの計測方法
生産性を向上させるためには、まず現状の生産性を正確に把握することが重要です。それを行うためには、生産性の計測が必要となります。以下に、生産性の計測方法をご紹介します。
⒈KPI（Key Performance Indicator）の設定
KPIとは業績の指標のことで、具体的な数値目標を設定し、その達成状況を定期的にチェックすることで、生産性の向上を測ることができます。KPIは業務内容や組織の目標によりますが、例えば「売上高」、「新規顧客数」、「製品の生産数」などが考えられます。
⒉生産性指数の計算
生産性指数は、出力（成果）を入力（リソース）で割ることで計算します。具体的には、「一時間あたりの製造数」や「一人当たりの売上高」などが該当します。これにより、同じ時間やリソースを使った場合の成果の多さ、つまり生産性を数値化することができます。
⒊業務分析
業務分析ツールを用いることで、個々の業務がどれだけの時間を必要としているのか、どの業務が時間を取られすぎているのか、などを可視化することが可能です。これにより、改善の余地がある業務を特定し、その効率化に取り組むことで、生産性の向上を図ることができます。
生産性の計測は、ただ単に数字を追いかけるだけではなく、改善のためのヒントを見つけ、より効率的な方法を探し出すための重要なステップです。それぞれの手法が自社の業務に適しているかを確認し、必要に応じて活用してみてください。
生産性向上の取り組み事例2選
生産性向上への取り組みは、大企業からスタートアップまで様々な企業で行われています。具体的な事例を2つご紹介します。
業務時間のうち20％の時間を自分のプロジェクトに充てる（Google）
Googleでは、従業員が勤務時間の20%を自由に使えるというルールを設けています。この自由な時間を使って新しいアイデアを生み出すことを奨励し、これによってGmailやGoogle Newsなど、現在の主要なサービスの多くが生まれました。
https://grow.google/intl/ALL_jp/work-at-google/
世界中の企業が生産管理に採用するトヨタ発「カンバン方式」（トヨタ自動車）
トヨタ自動車は、生産性向上のために「カンバンシステム」を導入しました。「カンバン方式」は、トヨタ自動車によって開発され、世界中の企業が生産管理やプロジェクト管理に採用されています。これは、必要な部品を必要な時に必要な量だけ生産するという考え方で、無駄な在庫を減らし、生産効率を向上させました。
仕組みは非常にシンプルで、例えば製造の下流工程で部品を使ったら部品名と数量を記したカンバンを上流工程に送り、受け取った上流工程では届いたカンバンに書かれた部品を補充するという仕組みです。
https://global.toyota/jp/kids/faq/parts/002.html
生産性向上につながるおすすめのツールとテクノロジー3選
では、生産性向上につながるおすすめのツールとテクノロジーを3つご紹介します。
⒈タスク管理とビジネスチャットが一体化して生産性向上をサポート「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズが提供する「Tocaro」は、ビジネスチャット、タスク管理。プロジェクト管理などビジネスシーンの全てをサポートするオールインコラボレーションツールです。仕事に必要なあらゆる情報を、簡単かつ安全に共有するための様々な機能が満載で、業務の依頼や仕様変更など重要な連絡を見える化して、業務の抜け漏れや遅れを防ぎます。
ワークボードという機能は、ワークボードを見ることで、自分が担当者として追加されているタスクやワークフローをひと目で把握することができます。各チームメイトがどんな作業を抱えていて、いつ締め切りかを把握できる基本的なタスク機能はもちろん、それらを可視化し直感的に把握することができるので、どのような経緯や背景でその作業が必要になったかが一目で分かります。
『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』などを装備しています。
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
⒉日々の細かなタスクを整理＆仕組化する「Todoist」
Todoistは、Doistが提供するタスク管理およびプロジェクト管理のためのツールです。ユーザーが3,000 万人超え、2019 年 Googleエディターズ・チョイス、The Verge誌が「今最も優れた Todo リストアプリ」と賞賛している人気のタスク管理アプリです。タスクの追加・整理が簡単にでき、必要な機能がすべてそろった多機能さが魅力です。
特徴は、とにかくシンプルで操作性よくて無料プランで基本機能全て使えることです。
また、1つのアカウントでPCやタブレット、スマホと様々なデバイスで同期可能なためリモートワークでも気にせずに利用出来ます。リアルタイムでタスクの進捗状況やコメントのやり取りを行うことができます。複数のメンバーとのタスク管理やプロジェクトの進行状況を効果的に共有することができます。タスクをチームで共有できたり、毎日、毎週など決まった
タスクを簡単操作でリマインダーでの通知やタスクの繰り返し機能があるので、ビジネスでもプライベートでも活躍しそうです。
サービスサイト：https://todoist.com/ja/home
⒊最大1万人の中継で生産性をUP「Microsoft Teams」
Microsoft Corporationが提供する「Microsoft Teams」は、Teams はチャットだけのツールではなく、Office 365 のサービス各種と連携する機能を持っており、業務に必要なあらゆるリソースと繋がったチャットツールです。
最大の特徴は、Office製品との連携に重点をおいている点になります。業務で利用している人も多いWord、Excel、PowerPoint、SharePointなどOffice系との連携が可能で、チーム内のメンバーで共同編集を行うこともできます。共有のワークスペースにファイルなどをまとめられるので、場所に制限されず仕事をしたり、チームとチャットが行えます。Officeをすでに利用している場合や、会議中以外にもチャットやファイル共有を行いビジネス上のコミュニケーションを活性化します。
数人～数十人単位のWeb会議だけでなく、最大1万人が参加できるライブイベントも開催可能です。ストリーミングや倍速再生機能があるため、配信を好きなタイミングで見ることができたり、社外の人に参加してもらうこともできます。社長の講話や全体研修、決算発表会といった大人数が参加するイベントに活用できる機能となっていて、コロナ禍で研修や式典などが難しい中で利用する企業が増えています。
チャットの自動翻訳機能が付いているため、様々な国の人とグローバルに仕事をする職種の方にもおすすめです。
※Microsoft Teams無料版は2023年4月12日サービス終了。新しい「Microsoft Teams (無料版)」が始まります。
Microsoft Teamsサービスサイト : https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
生産性向上への挑戦を始めよう
組織の競争力を維持し、持続的な成長を遂げるためには、生産性向上への取り組みが鍵となります。具体的な手法からツールやテクノロジーの活用、そして具体的な計測方法まで、多角的に考え、行動に移すことが重要です。最終的には、それぞれの組織が自身の特性や課題を理解し、最適な手法を選択し、実行することで初めて真の生産性の向上が実現します。
企業がさらなる高みを目指す一歩として、今日からでも生産性向上の取り組みを始めてみてはいかがでしょうか。
