今や仕事を行う時に必須スキルである「タスク管理」個人のタスクを完了することはもちろん、プロジェクトを遂行するためには欠かせません。
しかし、「うまくタスクが管理できない」「方法がよくわからない」という悩みを抱えている人も多いのでないでしょうか？
そこで、今回はタスク管理とはどういうことか、そしてタスク管理を行う方法をご紹介します。
タスク管理ってどういうこと？
まず、タスク管理を効率的におこなうためには「タスク管理とはどういうものなのか」を知る必要があります。
そもそも、タスクとは「小さい単位の仕事」や「作業」のこと表しています。
それぞれのタスクに優先順位をつけ、効率的に仕事をおこなうための手段をタスク管理と言います。
タスク管理をきちんとおこなうことで、個人の仕事やプロジェクトをスムーズに遂行することができるようになります。
効率的にタスク管理するための3つの方法
タスク管理を効率的におこなうことで、スピーディーに仕事を進め、気持ちよく仕事をすることができます。
効率的にタスク管理を行う3つの方法をご紹介します。
1. タスクの全体像を可視化しよう
タスク全体を洗い出し目で見てわかるようにすることで、間違った優先順位で仕事をしていないかを発見しやすくなります。
複数のメンバーが作業にあたるプロジェクトのタスクを、スムーズに管理することができます。
自分ひとりでおこなう作業とは異なり、メンバーすべてのタスクを把握することはなかなか難しいでしょう。
プロジェクトを遂行させるために、進捗状況を目で見て把握できるようにしましょう。
2. タスクの種類わけをしよう
タスクの種類は、主に「チームタスク」「個人タスク」「ToDo」の3つにわけられます。
チームタスクとは、チームプロジェクトを遂行するためのタスクのことを指し、複数人のメンバーで行う作業を示しています。
個人タスクとは、個人でおこなうプロジェクトを遂行するためのタスクを指します。
ToDoとは、個人でやるべき仕事を遂行するためのタスクのこと指します。メールの返信をするなど、細かな作業を忘れないための覚え書きに近いもの示しています。
状況にあわせて、これらの3つのタスクを使いわけることがポイントです。
3. タスク管理の仕組みづくりをしよう
タスク管理を活用して仕事の効率化をはかるためには、継続することがとても大切になります。
せっかくタスク管理をはじめても、3日坊主になってしまっては意味がありません。
「毎日決まった時間にタスクを確認する」「週1回定例会議をおこなう」など、タスクのチェックを習慣にしましょう。
アラーム機能やリマインドメールなどを活用して、忘れないようにするのもおすすめです。
効率的にタスク管理するためにツールを活用しよう
ツールやアプリを使うことでタスクの管理を効率的に行うことができます。自分の目的にあったアプリやツールを使うことでタスクを上手に管理し、抜けやモレなく行えるようしましょう。
自分の目的にあったアプリやツールを探し取り入れてみて下さい。
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仕事のタスクを管理し効率的に進めよう
仕事のタスクをきちんと管理することで、抜けやモレがなくなり効率的に仕事を行うようにできるようになります。
さらに、タスクを管理していれば仕事のミスも少なくなり上司や周りの人からの信頼もえることができます。
タスク管理を自分の仕事に取り入れ、仕事を効率的に行えるようにしましょう。
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