ビジネスの場面で、タスク管理やToDo管理と言う言葉を聞いた事ありませんか？どのような仕事でも業務をする際に複数の作業を同時にやらなければならないことがあると思います。そういった状況で身につけておくと良い習慣が、タスク管理です。やらなければならない業務を最小単位に分解し、緊急性や、重要度を軸に優先順位や順序によって振り分けることで、やらなければならないタスクの全容を把握することができます。
タスク管理はビジネスの基本なので、そのノウハウは確立されています。もしも、進行形でなんとなくタスク管理を行なっているのならば、より業務効率化と生産性向上できる余地があります。
この記事では、タスク管理の目的についてや方法、メリット、おすすめのタスク管理ツール3選などを徹底解説をします。
タスク管理とは？
タスク管理は、ToDo管理とも呼ばれます。ビジネスシーンで使用される「タスク」とは仕事の作業を小さく区切ったもののことで、タスクを終了させるために優先順位を決めることもタスク管理のひとつとされています。
タスク管理をすることによって、タスクを行うことを忘れてしまうこともなくなり、理想的な順序で作業を進められるので、効率よく仕事を進めていくことができるのです。
個人ではなく複数人のメンバーで仕事を分担して行うときも同様で、メンバー全体でやらなければならない仕事をタスク単位に分解し、先程の優先順位に基づきメンバーに割り振ります。正しくチームを管理することによって、メンバー全員のタスクが見える化され、チーム全体の仕事の効率の向上が図れます。タスク管理は個人にも、チームにも作業の効率化をもたらすのです。
つまり、タスク管理とは、仕事を効率的に進めるにあたり、ひとつの仕事を完了するために必要な業務を細分化し、業務の優先度を決定して進捗を管理する事です。
タスク管理の2つの目的とは？
仕事をする上でタスク管理をする目的は、大きく分けて2つあります。
⒈企業の生産性を上げること
稼働力を抑えながら精度の高い仕事をこなせるようにし、企業の生産性を上げることです。この目的に関しては会社勤めの方はよく耳にするかもしれません。
⒉勤務時間の削減＝時間を生み出すこと
2つ目は、タスク管理をして作業時間を短縮しすることで、個人の自由な時間を創出し、他のことに使える時間を確保することにあります。このような働き方ができる人は、残業も減り、その結果、趣味の時間にあてたり、家族との時間を増やしたり、自分のスキルアップのために時間を使えたりするのです。
タスク管理の3つのメリット
タスク管理をして業務を進めることで得られるメリットはなんでしょうか。 ここでは3つのメリットをご紹介します。
1. 業務の達成に必要な過程が分かる
タスクの内容が具体的だと、タスクを完了させるためにどのような業務を遂行しなくてはいけないのかも把握できます。必要な作業が分かれば、事前にトラブルも予想できるため、リスクを回避する対策を取れます。
タスク管理をする過程で必ず行われなければならないのが、無駄を省くという作業です。例えばやり忘れたタスクがある時に、後になってそれをフォローするようなことになると余計な時間を要します。また似たような小さなタスクをまとめておけば、一気に細かなものだけを片付けるという方法も取れます。
⒉タスクの優先順位が明確になる
タスク管理をすると、自分がどのタスクを担当しているのか？いつまでに完了させなければいけないのかを把握することができます。やることが明確になるので頭の中も整理された状態になり、迷いなくやるべき業務に取り掛かることができます。
タスク管理を習慣化することで、自分がすべき作業の量と優先順位を把握できるので、予め立てた予定通りの進み具合であれば、時間に追われることはなくなります。そして、余裕を持って作業に臨むことで、作業に追われているときよりも、心にゆとりが生まれるので、仕事の質を高めることに意識を向けられます。
⒊効率的に仕事を進めることができる
タスク管理で業務の優先順位を決めることで、すぐにできるタスクは後回しにして、時間のかかるタスクから処理していくなど柔軟に仕事を進めることができます。またタスクの期限も設定するとすぐに把握できるため、期限が決まっているものから手を付けることもでき、スケジュールを意識してタスクに取り掛かることができます。
プロジェクトなどで複数人でタスク管理を共有している場合には、マンバーの進捗状況等がすぐに分かるためサポートに回ったりと柔軟に働くことが可能です。
上手なタスク管理の手順と方法
それではそのタスク管理はどのように行えばよいのでしょうか。具体的にタスク管理の方法を詳しく見ていきましょう。
1. やらなければならない作業を整理する
タスク管理をするにはまず自分が抱えている、やらなければならない作業を整理することから始めましょう。
自分のやるべきことが整理されていない状態では何から手を付けていいかわかりません。順序立てて作業を進めるためにも、まず仕事を細かく細分化してタスクを具体化します。タスクをより具体的することができれば、作業を他の人と共有する際も認識のズレを防ぐことができ、一つ一つ確実に作業をこなしていいくことができるようになります。
やるべきことが整理することによって作業が抜けたり、漏れたりすることを防ぎ、次のステップである、優先順位を付ける作業が正しく行うことができるのです。
2. 作業にかかる時間・優先順位をイメージする
次に必要なのが、それぞれのタスクの作業時間や作業の優先順位をイメージすることです。
作業にかかる時間が概ねわかっていれば、スケジュールを管理する上でも効率的にタスク管理が行えます。チームでの作業の場合、作業の時間には個人差があるため、タスク別に所要時間を記録しておきましょう。
人の集中力も限られているので、1つのタスクは30分程度に収まるものにしましょう。それ以上の時間がどうしてもかかる時はタスクを更に分解して、それぞれをタスクとして管理するほうが結果的に効率が上がります。
3. 予定を組み立てる
次に、各タスクに対して期日を設け、タスク終了までのスケジュールを決めます。
タスクの期日を決めて予定を組み立てると、効率よくこなしていくことができます。さらに、タスクの期日を設定することで、全てのタスクが完了するまでの一区切りを示すポイントとしてわかりやすくなります。
4. 進み具合を管理しタスクを調整する
タスクが入力できたら、その後は業務の進み具合を管理し、その時の状況に応じてタスクを追加したり変更しながら、作業の進行を調整します。作業の進捗状況、残っている作業と今後の予定を見ながら、自分の立てた段取りと、実際の進捗のズレをチェックします。
最初に立てた予定の通りに仕事が進むことが理想ですが、もしも作業が予定より遅れているなら調整を行わなければなりません。その場の状況に応じてタスクの振り分けや、または予定を見直して段取りの変更を行う必要もあります。
おすすめのタスク管理ツール3選
テレワークの普及で、オフィスにいなくてもタスクを管理し情報を共有できる環境が求められるようになってきました。そこで、タスクを一括管理でき、どこからもアクセスが可能なタスク管理ツールが注目されています。おすすめのタスク管理ツールを3つご紹介します。
⒈ビジュアル重視！カードでタスク管理する感覚の「Trello」
「Trello（トレロ）」は、Atlassianが提供するタスクをカード（かんばん方式）で視覚的に管理し、チームでの効率的なタスク共有を強力に支援するコラボレーションツールです。ホワイトボードにリストを貼り付けるように、リスト内のカードにタスクを登録が出来ます。
クラウド型でスマートフォンやパソコンを使っていつでもどこでも簡単にアクセスでき、さまざまな就業環境下にある複数のチームメンバーが必要な情報を共有し、チームの誰もがタスクの進行状況をすぐに把握することができます。
Trelloサービスサイト：https://trello.com/ja
⒉担当者・期限を設定できるタスク管理機能を搭載「Backlog」
「Backlog」は、株式会社ヌーラボが提供するソフトウェア開発・広告代理店・新聞社など多くの業種で使われているプロジェクト管理ツールです。
有料契約数は10,000社を超え国産ツールの中で高い知名度を誇るツールと言えます。シンプルで直感的に使えるデザインが特徴で、プロジェクトを進める上で必要な機能が豊富に揃っているオールインワンタイプです。
基本機能があるプランはチーム向けのツールなので、チームのプロジェクトを管理する際におすすめです。作業マニュアル、仕様書など、複数人で共有資料を管理できるWiki機能やGitやSubversionと連携したバージョン管理機能など、開発向けの機能が充実しています。
サービスサイト：https://backlog.com/ja/
⒊タスク管理とビジネスチャットが一体化した「Tocaro」
「Tocaro」は、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供する”対話” ”共有” ”検索”を3大柱とし、結果につながるチームワークを実現するビジネスチャットツールです。チャットでのファイル共有機能や、素早い検索機能も、スムーズなコミュニケーションを促します。
Tocaroのタスク管理機能には、ワークボードという機能があり、ワークボードを見ることで、自分が担当者として追加されているタスクやワークフローをひと目で把握することができます。各チームメイトがどんな作業を抱えていて、いつ締め切りかを把握できる基本的なタスク機能はもちろん、それらを可視化し直感的に把握することができるので、どのような経緯や背景でその作業が必要になったかが一目で分かります。
ビジネスチャットツールでありながら、タスク管理機能を始めとし、ビデオ会議機能、Box®連携機能などを装備する高い機能性が特徴。金融機関レベルとも言われるセキュリティの高さも、安心して利用できるポイントになっています。
サービスサイト：https://tocaro.im/
タスク管理で業務時間削減を目指しましょう
タスク管理は仕事を効率化して、労力を減らし成果を高める手段と言えます。仕事量を明確にして、段取り良くこなしていくことで、作業時間を圧縮し、自分の時間を作るのが最終目的です。その時間をスキルアップやプライベートの充実にあてることもできます。
現在ではタスク管理をするためのITツールが数多く開発されているので、職場のスタイルやシチュエーションに合わせて導入すれば、より効率よく快適にタスク管理ができるでしょう。
