企業に集まる社員は、必ずしも同じ目的を持って集まってきているわけではありません。仕事との向き合い方、自らのスキルアップ、キャリアに関する興味など、それぞれ働くモチベーションも価値観も違います。
しかし、企業はその多種多様な人材を束ねて、目的達成のために進んでいかなければなりません。そこで重要となってくるのが「社内コミュニケーション」です。
今回は、社内コミュニケーションのメリットとデメリットについて解説をしていきます。
9割の社員が社内コミュニケーションに課題を感じている
HR総研による「社内コミュニケーションに関する調査」(2021年)では、アンケートの回答した94%が「コミュニケーションに課題を抱えている」と答え、要因としては「迅速な情報共有」と回答しています。
ほとんどの企業がコミュニケーション不足による弊害や課題を認識しているのもかかわらず、効果的な解決策が打ち出せていないのがこの社内コミュニケーションだと言えます。
社内コミュニケーション不足が招くデメリット
まずは、社内コミュニケーション不足によって引き起こされる問題についてご紹介していきます。
1. 社員の勤務意欲の低下
社内でのコミュニケーションが不足していると、自分以外の仕事の情報が入ってこなくなり、違うセクションの人との交流機会も減ります。
仕事の幅を広げたいと思っても相談する相手が居なかったり、承認欲求が満たされず、モチベーションが下がり辞めてしまう恐れもあります。
2. 不正行為の発生
社内でコミュニケーションが行われないと、お互いの状況に無関心になり、社員が誰にも監視されていない状態になります。
そういった状況下では勤務態度が怠慢になったり、不正行為が発生しやすくなります。
3. 会社のイメージを悪くする
コミュニケーションがしっかり行われていない会社では、会社の進むべき方向性や理念などがしっかり共有されていないことがあります。お客様とのやり取りの中でこのような状況が伝わってしまうと、信頼感を失い、会社のイメージを悪くすることがあります。
コミュニケーション不足による問題は、放っておくと形骸化し修正が難しくなります。また、この取り組みの難しさは、社員全員がその価値を理解して行動に移さなければならないところです。
社内コミュニケーション活性化のメリット
社内コミュニケーションが活性化されると、社内の風通しが良くなり、社員一人ひとりが働きやすい職場になります。一体感も生まれ、助け合う精神の向上も期待できます。
実際に社内コミュニケーションが活性されることにより得られるメリットとはどのようなものなのかを見ていきたいと思います。
1. 生産性の向上
社内でコミュニケーションが活発だと、社員同士がどんな業務に携わっているか把握している状態が生まれます。これにより、何か問題が発生しても情報共有がスムーズに行われ迅速な対応が可能となります。
また、部署をまたぐプロジェクトであってもコミュニケーションにより関係性が構築されていれば、業務の効率化や生産性の向上が期待されます。
2. 社員満足度の向上
社員にとって自分の主張が言える環境は働きやすいと感じるものです。特に上司に対して仕事のに関する考え方など意見が交わせると、上司としても部下の意見を吸い上げられるので、仕事の進め方の認識などをすり合わせることが可能となります。
このように、コミュニケーションが活発だと社員の職場に対する満足度も向上します。
3. 離職率を引き下げる
現在人手不足が叫ばれていますが、同時に転職率も以前より高いとされています。社内での信頼関係が弱かったり、人間関係が希薄だと、離職率を高めるとされています。
日頃からのコミュニケーションが十分に行われて、しっかりとした人間関係を作ることが、社員の定着率を保つ重要な要素となるのです。
どのように社内コミュニケーションを活性化させるか?
社内コミュニケーションはどのような形で活性化できるのでしょうか?社内コミュニケーションの活性化施策は、大きく分けて2種類あり、イベントや社内報など「業務に直接結びつかないもの」と電話、メールなど「業務で使用する社内インフラとなるもの」です。
1. イベントや社内報など「業務に直接結びつかないコミュニケーション」
社員同士のコミュニケーションを活発につすための施策の一つが「イベント型」の企画です。社内イベントは楽しみながらコミュニケーションが取れ、組織の結束を強められるので、多くの企業が取り入れています。
社員の海外旅行を用意するなど、力を入れて取り組んでいる企業もあります。
2. 電話やメールなど「業務上必要となるコミュニケーション」
従来から使われているメールを使用するコミュニケーションは、時間を気にせずに一斉送信ができます。手紙の代わりに使え、かしこまった内容も伝えられます。また電話はすぐに本人としっかり情報を伝達でき、感情も伝えやすく、その場ですぐに返事がもらえます。
しかし、今後の社内コミュニケーションのあり方は大きく変わっていくことも予想されています。新型コロナウィルスの影響で、テレワークの社員が増え、今までのようなコミュニケーションのとり方ができなくなっている現状があるからです。
そこで脚光を浴びているのが、社内SNSやビジネスチャットツールです。これらのコミュニケーションツールは、従来の社内インフラであるメールよりも気軽に利用でき、複数人で情報の共有も可能で、社内に居なくても利用できるので、テレワークを進めている多くの企業に採用され初めています。
ビデオ通話も複数人と同時に話ができたり、モニター上でPC画面の共有もできるので、オンラインでの業務のやり取りや、オンライン会議も、対面に近い格好で可能となっています。
今後の社内コミュニケーションの主軸はオンラインに
今までの社内コミュニケーションというと、会社の中で対面によるものが中心となっていました。みんなで集まって、イベントを企画して、コミュニケーションを図るというのが当然のように行われてきましたが、在宅勤務がこれほど根付いた今、そのあり方も変わっていくと予想されます。
オンラインランチや飲み会を推奨する企業も出てきているように、これからの社内コミュニケーションはオンラインが主流となっていくでしょう。
ITツールを活用した新しい社内コミュニケーションのあり方が模索される事によって、より効率化されたコミュニケーションが期待されます。