新型コロナウィルス感染拡大によりテレワークなど就労場所を選ばない働き方が一般的になってきました。そんな中、一気に導入が進んでいるのがビジネスチャットツールです。
今回は、これからの導入を検討している方向けにビジネスチャット導入時に気をつけておきたい3つの課題とその解決策について解説をしていきたいと思います。
ビジネスチャット導入時に気をつけたい3つの課題
ビジネスチャットを導入する時に起きる課題としては、「これまでと違うコミュニケーションに戸惑う」「勤務時間外のやり取りが発生してしまう」「ツールが使いこなせず、逆に業務効率が低下してしまう」という3つがあります。以下で詳しく解説していきます。
1.これまでと違うコミュニケーションに戸惑う
まず、気をつけたいのが、これまで対面やメールなどでやり取りをしていた企業でビジネスチャットを導入すると起きがちなのが、コミュニケーションの仕方の変化についていけず、逆にコミュニケーションが円滑に進まないというケースです。
例えば、ビジネスチャットでは、テキストでのやり取りが中心になるため、これまでは表情や口調などでニュアンスが伝わっていたとことが伝わりづらくなるということがあります。
2.勤務時間外のやり取りが発生してしまう
次に気をつけたいのが、勤務時間外のやり取りが発生しまうという課題です。
対面のコミュニケーションであれば、相手が今どのような状況であるかを確認してから話しかけたり、相談を持ちかけることが出来ましたが、遠隔で行うビジネスチャット上のコミュニケーションでは、相手の状況に合わせるということができなくなりがちです。
これは受け取った側でも同じで、相手が今すぐ返信が欲しいのか？どれぐらい重要なのか？というようなことがテキストのみだと分かりづらいこともあり、見たらすぐに返信をしなければいけないという思いを持ってしまうこともあります。
そのため、相手は翌日や休み明けで返信を貰えればと思っていたとしても、受けた方がすぐに返さなければと考えて返信をすることで、平日の時間外や休日にやり取りをすることになってしまうことが起きます。
3.ツールが使いこなせず、逆に業務効率が低下してしまう
最後に上げるビジネスチャットツール導入時に気をつけたい課題が、導入したツールをメンバーが使えこなせず、逆に業務効率が下がってしまうというケースです。
導入の目的を明確に社内に周知をさせていなかったり、ツールが複雑であったり、機能が多数搭載されている場合などにこのようなことが起きます。場合によっては、ツールを使うこと自体が目的となり、使い方を覚えたり、慣れることに時間を使うことで、本来やらなければいけない業務が進めないということも起こりえます。
ビジネスチャット導入時に起きる課題の解決策
ここまでご紹介した課題を解決するには多くの解決策がありますが、まずは「導入目的を明確にし、社内に周知する」「導入を段階的に行う」「明確な利用ルールを設定する」という3点を行うことをおすすめします。
1.導入目的を明確にし、社内に周知する
導入検討時に、なぜビジネスチャットを導入するのかという目的を明確にすることが、まず重要なこととなります。
導入目的によって、導入するべきビジネスチャットの機能や操作性などが変わってきますし、最近導入している企業が増えているからという理由で導入をしてしまうと上記のような課題が出てくる可能性があります。
2.導入を段階的に行う
社内には、ビジネスチャットツールのようなITツールが苦手な人やこれまでのコミュニケーションスタイルにこだわりを持っている人など様々な方がいます。
ビジネスチャットを導入する際には、一気に導入するのではなく、しばらくは今までのやり方と並行して導入し、徐々にビジネスチャットに移行していくのが良いです。これにより、社内にもビジネスチャットの導入目的や利用方法、メリットなどを理解してもらうようにしてください。
3.明確な利用ルールを設定する
最後に、社内におけるビジネスチャットツールの利用ルールを設定することをおすすめします。例えば、平日の業務時間外や休日のチャットを禁止したり、送る場合には翌日や休み明けでの返信でよい旨を記載するなどのルールを設定することで導入時に起きがちな釣果労働を回避することが出来ます。
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