働き方改革や新型コロナウィルスにより一般化したリモートワークにより、ビジネスの現場で利用が拡大したビジネスチャットツール。
コミュニケーションの円滑化や業務効率化などメリットが多いビジネスチャットツールですが、ここに来て情報漏えいなどセキュリティのリスクについて議論されることが増えてきました。
今回は、ビジネスチャットツールにおいて情報漏えいを回避する3つの方法を解説していきます。
社内で行われるシャドーITを把握し、ルールの設定を
ビジネスの現場では、先方がビジネスチャットツールなどを利用していない場合、個人で利用をしているLINEやFacebookなどのメッセンジャーツールを利用するケースもあります。このような企業の管理が行き届かない場所で情報のやりとりが行われることを「シャドーIT」と呼びます。
当然、LINEやFacebookもセキュリティ面には十分な配慮をした上で提供されているツールではありますが、誤送信や端末の紛失・盗難など企業の管理が行き届かないとことでの情報漏えいが起きる可能性は十分に考えられます。
これらを回避するためには、個人で利用するチャットツールのビジネス利用の禁止や社外を含めたチャットルーツを活用したコミュニケーションに関するルールの設定が必要となります。
関連記事：シャドーITが引き起こすリスクとは？その対策と向き合う心構えを説く
セキュリティが万全なツールを選択する
ビジネスチャットツールを全社導入する際には、利用者のアクセス制限をどの程度まで出来るか？二段階認証や使用する端末の制限が行えるかなど自社にあったセキュリティ対策が行えるビジネスチャットツールであるかを確認して導入をするようにしましょう。
以下は、セキュリティ面の確認をする際に参考にしてください。
- 運用体制はどのようになっているか？
- データ管理はどのように行われているか？
- アクセスログはどのようなデータを取得し、どの程度企業サイドで利用できるか？
- 利用者のアクセス制限はどの程度行うことが出来るか？
- 二段階認証など認証はどの程度行うことができるか？
- 使用する端末を制限することが出来るか？
関連記事：ビジネスチャットツールのセキュリティ対策を徹底比較
オンプレミス型のビジネスチャットツールを検討する
クラウド型よりも高額になりますが、セキュリティ管理が容易にできるオンプレミス型の導入を検討するのも一つの手です。
最近でもクラウド型サービスにおいて、業務委託を行っていた海外の企業で個人情報が閲覧できるようになっていたり、設定のミスにより情報が全世界に公開されてしまうといったような問題も起きており、オンプレミス型のビジネスチャットツールを検討する企業も出てきています。
関連記事：オンプレミス型のビジネスチャットが人気！？その背景とメリットを解説
業務効率とセキュリティのバランスを見て導入検討を
今回は、ビジネスチャットツールにおける情報漏えいを回避する方法を3つご紹介させて頂きました。
セキュリティ面だけを考えると得てして現場で働く従業員の業務効率を下げてしまうことがあります。導入を検討する際には、現場で働く従業員の方々の意見も吸い上げつつ、自社にとって最適な選択をするようにしてください。
