ビジネスシーンでは、長らくメールと電話が主な連絡手段として定着していました。しかし、メールはリアルタイムでのやり取りは難しく、一方通行になりやすく相手がメールを読んだかどうか確認することが出来ません。迷惑メールの処理やCC・BCCメールへの返信など何かと煩雑で、メールの処理だけで一日の大半を費やしてしまうという方もいらっしゃるのではないでしょうか？電話も、リアルタイム性がある反面、相手の作業を中断させてしまう可能性があります。相手や自身がオフィスを不在にしがちな場合はなかなか連絡がつかず、急ぎの連絡が遅れてしまいがちです。
もっと気軽に、迅速にコミュニケーションを取る手段がビジネスチャットです。LINEなどの普及によりコミュニケーションツールとしてすっかり定着しましたが、同時にビジネスの世界でも積極的に導入されています。
この記事では、ビジネスチャットツールを使うメリットやおすすめのツールについて徹底解説します。
ビジネスチャットツールとは？
チャットとは「雑談、おしゃべり」を意味します。その言葉通り、肩肘張らずにコミュニケーションを取れるのがチャットの魅力です。LINEでのコミュニケーションが当たり前になった昨今では、ビジネスの世界でも使われるようになってきています。
ビジネスチャットとは、チャットツールを会社で利用できるサービスです。個人向けチャットよりも、セキュリティ面が強化されていることが特徴の1つです。
気軽にメッセージのやりとりを行えるだけでなく、Webミーティングやタスク管理、スケジュール共有、ファイル共有なども行えます。ビジネスチャットを１つ導入すれば、ほとんどのビジネスコミュニケーションをまかなうことができます。
世間では、LINEやTwitter、FacebookなどのSNSがコミュニケーションツールとして生活に欠かせないものになりつつあります。チャット形式のリアルタイムのコミュニケーションの手軽さや利便性を日常的に体感している人々にとって、一方通行かつ形式張った定型文を強いられるメールや相手の時間を拘束する電話に対して、抵抗感が高まっていることもあり、チャット形式のビジネスチャットが浸透しているのです。
ビジネスチャットツールを導入するメリットとは？
ビジネスチャットを導入する企業は年々増えています。では、ビジネスチャットツールを導入したらどのようなメリットがあるのでしょうか？８つのメリットをご紹介します。
１）気軽に使える
メールには挨拶文を入れたりなどのルールがあり、用件以外にも長々と書かなければならず、なかなか時間がかかりますよね。一方、ビジネスチャットはいきなり用件を伝えることができ、スピーディーなやり取りが可能です。会議中や移動の時間などでも返信できるので、場所を選ばず即時性の高いコミュニケーションが可能なのです。また、話し言葉での短いやり取りが中心のため、親密な雰囲気や一体感が生まれ、活発な議論が期待できます。
２）メッセージの編集・削除が可能
メールで誤送信をしてしまったことはありませんか？メールを送ってから、後悔した経験は誰しも一度や二度はあるのではないでしょうか。ビジネスチャットツールでは送信後の編集、削除が可能なツールもあるので、気軽にチャットをすることが可能です。
３）相手の状況を把握できる
メールは既読したのか不明だったり、電話も掛けてみるまで相手が話せる状態か分かりません。しかし、多くのビジネスチャットは既読、未読表示があり、相手がメッセージを読んだかすぐに把握できます。また、「在席」「離席」「スマートフォンで対応」などステータスを知らせる機能があるツールもあります。相手の状況に合わせて、スピーディーで効率的なやり取りが可能です。
４）複数の人と同時にコミュニケーションを取れる
ビジネスチャットには、LINEなどと同じくグループチャット機能があります。プロジェクトメンバーなど複数の人と情報交換をしたり、部署内の簡単な話し合いをしたりする時にとても便利です。ビジネスチャット内にプロジェクトや部署、チームごとにまとまったグループを作ることで、わざわざ会議を開く手間が省けます。情報共有や業務連絡を一人ひとりに電話する必要がなくなります。
５）迷惑メッセージに振り回されない
従来のメールでは、迷惑メールやメールマガジンなどの関係のない情報が届くこともあり、必要な情報を探すのに時間がかかってしまったり、重要な情報を見逃してしまうリスクもあります。ビジネスチャットに、迷惑メッセージがくることはほぼありません。
重要なメッセージが迷惑メッセージに埋もれてしまって見落とす心配がないので、安心です。
６）高いセキュリティの中での情報共有で安心
個人用SNSとビジネスチャットの違いはセキュリティの高さです。ビジネスチャット内で、企業の情報や個人情報のやり取りをすることもよくあるため、情報が流失しないように高いセキュリティが求められています。メールよりもより安全な環境で業務のやりとりを行うことができます。
７）自由な場所でのワーキングスタイルが可能
ビジネスチャットはインターネット環境さえあれば、社内外どこからでもどの端末からでもアクセスができます。そのため場所や時間を問わないコミュニケーションが可能です。コロナ禍でのテレワークや出張で社外にいる場合にも、リアルタイムな情報の共有が簡単にできるので様々な勤務体系に対応できます。
８）タスク管理で個別管理が可能
ビジネスチャットの基本機能の１つであるタスク管理機能を使えば、効率の良い作業が可能になります。作業ごとにその日にやるべき仕事や進捗を確認できるので納期の漏れやミスを防ぐことができ、効率的に働くことが可能です。
ビジネスチャットツールの課題とは？
上記でご説明した通り導入すると様々なメリットがありますが、一方で課題もあります。導入前に課題について、社内でよく話し合うことが重要です。
１）既読表示に強制感がある
LINEなどには「既読スルー」という言葉がありますが、ビジネスチャットでも同じようなことが言えます。既読が相手に分かるため、送った側は既読になってもすぐに返信がないと「どうして返事がないんだ」とイライラし、受け取った側は「早く返信しなければ」と強迫観念に駆られてしまうことも多くあります。
そのようなトラブルを避けるために、あえて既読・未読機能のないビジネスチャットツールを選ぶ企業もあります。
２）情報がスピーディーに流れていくので見逃す可能性がある
ビジネスチャットツールは、メールよりもスピーディにやりとりできるのがメリットですが、スピーディであるからこそメッセージが流れていきやすいことも事実です。そのため、過去の重要なメッセージを見逃してしまうことも考えられます。
そのようなミスを未然に防ぐためにも、「タスクの個別割り振り機能を活用して確認漏れを防止する」、「返信には個別にメンションをつけてメッセージを送る」、「より重要な内容の場合は個別でグループを作成して伝える」などといったルールを部署内で決めておきましょう。
３）サボりや悪口の温床になりトラブルの原因になる可能性がある
気軽にコミュニケーションがとれるため、業務と関係のない話をチャットでしているケースが多く見られます。同僚や上司の悪口が何かのきっかけで明るみに出て、大きなトラブルになることもあります。業務と関係のないチャットはしないなどの社内ルールの徹底が必要です。
おすすめのビジネスチャットツール２選
おすすめのビジネスチャットツールを２つをご紹介します。どちらも無料のお試し期間があるので、一度体験してみましょう！
1.仕事を完遂させるオールインワン・コラボレーションツール「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供する「Tocaro（トカロ）」は、組織で働くビジネスマンがより効率的に働くことをサポートすることを目的として自社開発したビジネスチャットツールです。仕事に必要なあらゆる情報を、簡単かつ安全に共有するための様々な機能が満載で、業務の依頼や仕様変更など重要な連絡を見える化して、業務の抜け漏れや遅れを防ぎます。
金融レベルの高セキュリティが人気の秘訣で、IPアドレス制限・モバイル端末制限・機能制限・ユーザー権限など、多くのセキュリティ機能を組み合わせることで、あらゆるセキュリティ問題・社内ルールの壁を乗り越えて、利便性を損なわずに安全なコミュニケーション環境を構築します。
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
2.同じ使い勝手だからすぐに使えるLINEのビジネス版「LINE WORKS」
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供している「LINE WORK」は、チャットやスタンプはもちろん、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、現場で活用できる充実したグループウェア機能を揃えたLINEのビジネス版ビジネスチャットツールです。LINEでお馴染みの使用感を踏襲しているので、どの年代の方もすぐに使いこなせる点が人気のポイントです。トーク(チャット)やメール、社内周知ができる掲示板や、メンバーの予定も把握できるカレンダー、資料やファイルをどこからでも保存し閲覧できるDrive、さらに社内外のユーザーに実施できるアンケートなど、仕事で活用できる充実した機能が1つのアプリに揃っています。
LINEと同じく「既読」機能があります。
2020年度の有料ビジネスチャットシェアNo. 1、導入企業は35万社以上の人気のツールです。
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
ビジネスチャットツールのメリットをよく理解して社内で検討しましょう
ビジネスチャットツールのメリットと課題をご紹介しましたがいかがでしたか？コロナ禍で在宅勤務などを取り入れる企業が増え、社内の対面でのコミュニケーション時間が減ってきています。ビジネスチャットツールは、ネット環境さえあればどこでも利用でき、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末でも利用可能です。そのため、テレワークとの相性も良好です。
気軽に単語やスタンプでコミュニケーションが容易にでき、かつ無駄を省いた効率的かつリアルタイムな情報伝達が可能になります。メリットや課題を社内でよく話し合い、どのツールが自社に合っているか検討してから導入しましょう。
