ビジネスチャットでタスク管理をするメリットとは？業務効率化に繋がるタスク管理機能を徹底解説

業務中に「部署のメンバーに一括でファイルや業務内容を気軽にスピーディーに共有したい」「リモートワークをしている社員と気軽にコミュニケーションを取りたい」と思ったことはありませんか？

政府主導の働き方改革やコロナ禍による在宅勤務推奨により、以前ほど社員全員が毎日同じ時間帯に顔を合わせて働くスタイルは少なくなってきています。勤務形態の増加により、対面のコミュニケーションが難しくなってきた中で、ビジネスの連絡手段として、使い慣れたメールから、気軽なビジネスチャットツールを導入する企業が増加しています。

ビジネスチャットは、レスポンスが早く文章でのやり取りから気軽にコミュニケーションを図ったりするだけではなく、タスク管理やビデオ会議も可能なため、導入することで業務効率の改善や生産性の向上に繋げることができます。

特に、タスク管理機能はツールによって便利な機能が満載なため業務効率化を目指す方は必見です。この記事では、ビジネスチャットツールのタスク管理機能について徹底解説します。

ビジネスチャットとは？

ビジネスチャットとは、チャットツールを会社で利用できるサービスです。
個人向けチャットよりも、セキュリティ面が強化されていることが特徴の1つです。

従来は対面でのやり取りや、メールを利用していた企業が多かったのですが、それよりも気軽にやり取りができる、テーマごと・チームごと・プロジェクトごとにグループを作成できるメリットから、導入する企業が増えています。

ビデオ通話や、スケジュール共有、タスク管理も行う事ができ、ビジネスチャット１つを導入すれば、ほとんどのビジネスコミュニケーションをまかなうことができます。

ビジネスチャットのタスク管理機能とは？

タスク管理とは、業務の漏れを防ぎ、効率的に進めるための大切な業務のひとつです。方法は、アナログにカレンダーやスケジュール帳、ホワイトボードでの管理、Excelで進行表・タスク表を作っての管理などいろいろありますが、部署内のメンバーとスムーズに共有出来ないことがデメリットでした。

また、情報を共有していると、チーム内のタスク管理や役割分担があいまいになってしまうこともあります。最近では、テレワークのメンバーが増え、誰が何をしているのかが見えにくくなり、同じ作業を複数のメンバーが重複して行ってしまったり誰も作業せずに放置された作業が残ってしまったなどあるのではないでしょうか。

ビジネスチャットのタスク管理機能なら、「誰が（担当者）」「いつまでに（期日）」「何をするのか（目的・目標）」や「進捗状況（完了・進行中）」といった情報をチーム内で簡単に共有することができます。また、小規模であればプロジェクト管理も可能なのです。管理者だけではなく、メンバー全員で進捗状況を把握できるので、助け合うことが出来ます。

タスク管理機能のあるおすすめビジネスチャットツール3選

タスク管理機能が使いやすいおすすめのビジネスチャットツールを3つご紹介します。

1. ビジュアル重視！カードでタスク管理する感覚の「Trello」

Trello（トレロ）は、タスクをカード（かんばん方式）で視覚的に管理し、チームでの効率的なタスク共有を強力に支援するコラボレーションツールです。ホワイトボードにリストを貼り付けるように、リスト内のカードにタスクを登録が出来ます。クラウド型でスマートフォンやパソコンを使っていつでもどこでも簡単にアクセスでき、さまざまな就業環境下にある複数のチームメンバーが必要な情報を共有し、チームの誰もがタスクの進行状況をすぐに把握することができます。画像や動画を貼り付けることもでき、ビジュアルが明確で操作が簡単、タスク管理が捗りそうです。

サービスサイト：https://trello.com/ja

2. タスク管理とビジネスチャットが一体化した「Tocaro」

伊藤忠テクノソリューションズが提供する「Tocaro」には、ワークボードという機能があり、ワークボードを見ることで、自分が担当者として追加されているタスクやワークフローをひと目で把握することができます。各チームメイトがどんな作業を抱えていて、いつ締め切りかを把握できる基本的なタスク機能はもちろん、それらを可視化し直感的に把握することができるので、どのような経緯や背景でその作業が必要になったかが一目で分かります。

各々のタスクやワークフローにはコメントをすることができ、何らかのコメントが付いた場合は、そのグループのチャットに通知が来る仕組みになっています。

チャットでのファイル共有機能や、素早い検索機能も、スムーズなコミュニケーションを促します。

サービスサイト：https://tocaro.im/