タスク管理は仕事を効率的に進ませるための手段です。仕事や学業などで何をすべきなのかを細かい項目別に挙げ、やるべきことを忘れないようにしたり優先順位をつけるなどの管理方法です。今回は、タスク管理を苦手に感じている人でも取り入れやすい、シンプル＆スムーズにできるタスク管理方法をご紹介します。
シンプル＆スムーズ！タスク管理おすすめ方法5選
タスク管理におすすめな方法を5つご紹介します。ご自身にあったらタスク管理方法を見つけてみてください。
エクセルを使う
ビジネスにおいて、エクセルを使用している人は多いと思います。慣れているツールだからこそ導入しやすいのがエクセルでのタスク管理。特におすすめしたいのが、テンプレートの利用です。
Microsoftでは無料テンプレートがダウンロードできます。カレンダー形式、プロジェクト毎の管理表形式、思いついたまま書き出す形式など、豊富なテンプレートから使いやすいものを選ぶことができます。個人利用でもチーム利用でもおすすめな方法です。
メールを使う
メール送信とフォルダを使用するタスク管理の方法もあります。
1. メールフォルダに「タスク完了」のフォルダを作成する。
2. タスクを記載したメールを自分自身に送信する。
3. 受信したメールに記載したタスクが完了したら、該当メールを「タスク完了」フォルダに移動させる。
メールの送受信が基本操作ですので、抵抗なく使用できそうです。 ただ、詳細を設定する、チームと共有する、などのタスク管理にはあまり向かず、タスク管理ツールとしては個人利用におすすめです。
付箋とホワイトボードを使う
オフィス内でタスク管理をチームで共有したい場合には、とてもシンプルな方法ですが付箋とホワイトボードを使用する方法もおすすめです。
まず、メンバーの目に付きやすい位置にタスク管理用のホワイトボードを設置します。ホワイトボード上にプロジェクト別、日程別、担当者別等タスクのエリアを作り、タスクを書き出した付箋を、該当のカテゴリエリアに貼り、完了したら取っていきます。
付箋は、単色ではなく複数カラーのものをがカテゴリ別に分類しやすく、特にパステルカラーよりもネオンカラーのものが目に付きやすいのでおすすめです。
「バレットジャーナル」を使う
もうひとつ、手書きで行うタスク管理方法をご紹介します。ペンとノートで始められる「バレットジャーナル」はニューヨーク発、ノートや手帳でのタスク管理方法です。基本方法は、紙面の罫に「・」が印刷されている手帳を使用し、そのページに日毎にタスクを「・」にそってタスクを箇条書きします。
タスクが終了したら✕印をつけ、もし当日中にできなければ✓マークをつけ翌日に繰越する形で記入します。ページ数が印刷されているタイプのノートを選ぶと「P.20を確認」など過去の振り返りもしやすくなります。
こちらはタスク管理を個人で行い、手書きが好きな人におすすめ。イラストを書いたり縦横好きなカスタマイズをしたりと、楽しみながらタスク管理ができます。
タスク管理アプリを使う
スマホでもPCでも使え、人気があるのはアプリを使ったタスク管理です。カレンダーやクリエイティブ、ファイルとの連動、個人での使い勝手を重視しているタイプ、チーム全員で使えるタイプなどかなりの数のアプリがリリースされていますので、選ぶのにはかなり迷いそうです。
どのデバイスでも使いやすい、音声でも手書きパッドでも入力でシンプルな「Google Keep」
プロジェクトごとのタスク管理がしやすい「Asana」
チャット形式でタスクの進捗を確認できる、チームで利用しやすい「Tocaro」
忙しい人ほどタスク管理でタスクを可視化！“小さな達成感”を積み重ね、余裕と喜びを！
人手不足が問題となっている業界で勤務している人や、とにかく忙しくて時間に余裕がない、心にも余裕がなくいらいらしてしまう、という人ほどぜひタスク管理を始めてみてください。タスクが可視化されていれば仕事の進め方のプランニングがしやすくなるので余裕を持てるきっかけになります。
そして、タスクリストの項目が減っていくのが可視化できたり、タスク終了のマークをつける、という行動は達成感、小さい成功体験の積み重ねになり仕事をしている喜びにもなりますよ。
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