ビジネスの成長の裏側には、目には見えないが重要な業務が日々行われています。その中心にあるのが「プロジェクト管理」です。情報技術の進化とともに、企業の取り組みやプロジェクトは日々複雑化しています。何百、何千というタスクの中から最も優先すべきものを見つけ出し、限られたリソースを最適に割り当てる。その全てを円滑に進めるのが、プロジェクト管理の役割です。
しかしこの数年、世界は前代未聞の危機、コロナ禍に見舞われました。これによって、ビジネスのあり方、チームのコミュニケーション、そしてプロジェクト管理の手法も大きく変わりました。
この記事では、プロジェクト管理について深く解説します。コロナ禍以降の変化と、それにどのように対応すべきか、プロジェクト管理の効率化におすすめのツール7選も紹介します。
プロジェクト管理とは？
「プロジェクト管理」という言葉を耳にしたことはありますか？企業や団体で何か新しい取り組みを始めるときや、特定の目的を達成するための活動を計画する際に必要な、その活動全体のコントロールや監督を指します。具体的には、どのようなものなのでしょうか。
プロジェクトとは？
プロジェクトは、簡単に言うと「期間や目的が限定された取り組み」を指します。たとえば、新製品の開発やイベントの実施、新しいシステムの導入など、明確なゴールと終了時期が設定された活動のことです。
プロジェクト管理の核心
プロジェクトをうまく進行させるための核心とは何でしょうか。それは、以下の要点をしっかりと捉え、適切に管理することです。
⒈タスクの進捗
プロジェクトで行うべき活動やタスクが計画どおりに進んでいるかを定期的にチェックします。もし計画から遅れている場合、それを早急にキャッチして修正することが求められます。
⒉リソースの割り当て
プロジェクトを進行させるためには、人や資材、予算などさまざまなリソースが必要です。これらのリソースを最も効果的に使うために、どのタスクにどれだけのリソースを割り当てるかを計画し、その計画に従って実行します。
⒊リスクの監視
予想外の問題や障害がプロジェクトの進行を妨げる可能性が常にあります。そのようなリスクを事前に予測し、もし発生した場合の対策を準備しておくことで、プロジェクトのスムーズな進行をサポートします。
これらの要点をしっかりと管理することで、プロジェクトは成功へと導かれます。プロジェクト管理は、目的を達成するための道筋を明確にし、その道筋に沿って活動を進めるための大切なスキルと言えるでしょう。
プロジェクト管理の5つのプロセスとは？
プロジェクト管理には、プロジェクトが成功に導かれるための5つの重要なステップが存在します。これらのステップを順番に進めていくことで、プロジェクトは効果的に進行し、目的を達成することが可能となります。ぜひ参考にしてみて下さい。
⒈イニシエーション（開始）
プロジェクトの目的や必要性を明確にし、取り組む価値があるかを確認する段階です。
具体例: 新サービスの立ち上げ時に、そのサービスが顧客のどのようなニーズを満たすのか、どんな関係者が関与するのかを特定します。
重要ポイント: 利害関係者の同意を取り付けることや、プロジェクトの目的を明文化することが求められます。
⒉計画（Planning）
プロジェクトの全体的な方針を策定し、どのようなタスクが必要で、それらのタスクがいつまでに完了するべきかを明確にする段階です。
具体例: ITシステムの導入計画時に、必要な資材や人材、予算やスケジュールを策定します。
重要ポイント: リスク管理計画やコミュニケーション計画など、様々なサブプランを作成することもこの段階で行います。
⒊実行（Executing）
計画に基づいて具体的な作業を行う段階です。
具体例: 新しいHRシステムの具体的な導入作業や、新製品の製造作業などが行われます。
重要ポイント: この段階での作業品質や作業効率が、プロジェクトの成功に大きく影響します。
⒋モニタリング＆コントロール
プロジェクトの進行状況を監視し、必要に応じて適切なコントロールを行う段階です。
具体例: 月次のプロジェクト進捗会議で、計画に対する進行状況やリスクの有無などを確認し、必要に応じて調整を行います。
重要ポイント: プロジェクトの進行状況や品質を定期的に確認し、計画との乖離を早期にキャッチすることが大切です。
⒌終了（Closing）
プロジェクトを正式に終了させ、その成果を確認する段階です。
具体例: 新製品のローンチイベントの完了後、イベントの成果や反響、改善点などを振り返ります。
重要ポイント: プロジェクトの教訓を次回のプロジェクトへと活かすための「教訓の定着」や、関係者への感謝の意を示すこともこの段階で行われます。
これらの5つのプロセスを適切に遂行することで、プロジェクトは目標達成へとスムーズに進行します。特に、各プロセスの目的や重要ポイントを理解し、それに基づいた行動をとることが、プロジェクト成功のカギとなります。
プロジェクト管理の効率化におすすめなツール7選
現代のビジネス環境は、情報が飛び交い、タスクが多様化し、そしてスピードが求められる時代となっています。そんな中、プロジェクトを円滑に進め、組織の目標達成をサポートするためには、適切なツールの選択とその効果的な利用が不可欠です。ツールは単なるサポート道具以上の価値を持ち、適切に選択・活用することで、チームの生産性を向上させ、リスクを減少させ、結果的には成功へと導く力を秘めています。こちらでは、特に注目されるツールの紹介と、それらが持つポテンシャルについて詳しく掘り下げていきます。
Microsoft Project
Microsoft Projectは、タスクの計画からリソースの割り当て、進捗のトラッキングまで、包括的なプロジェクト管理が可能なツールです。
強み: 包括性と高度な機能
複雑なプロジェクトの要件も網羅し、多機能なので様々なシナリオや変更に対応できる。
リソース管理やコスト見積もりなどの高度な機能が組み込まれており、詳細なプロジェクト管理が可能。
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/project/project-management-software
Trello
Trelloは、カードやボードを使用してプロジェクトを整理するシンプルで直感的なツールです。タスクの状況や担当者の情報が瞬時に更新・共有できます。
強み: 直感的なUIと柔軟性
ボードやカードの形式で情報を編成することで、タスクの現状を即座に把握できる。
カスタマイズ性が高く、様々なビジネスニーズやプロジェクトのスタイルに適応
Asana
Asanaは、タスクとマイルストーンの管理を中心に、プロジェクトの進捗を効率的にトラッキングするオンラインツールです。担当者の割り当てや期限設定、サブタスクの作成など、詳細なタスク管理が可能です。
強み: 構造化されたプロジェクト管理
マイルストーンや依存関係を明確に設定することで、プロジェクトの全体像と進行状況を一目で把握できる。
カスタムフィールドやテンプレート機能を使用して、特定の業界やプロジェクトタイプに合わせたカスタマイズが行える。
Backlog
Backlogは、タスク管理からバージョン管理、ウィキの作成まで一貫して行える統合的なプロジェクト管理ツールです。特にソフトウェア開発チームにおいて、効果的なコラボレーションをサポートします。
強み: 豊富な機能と統合的な管理
イシュートラッキングやギットの統合など、ソフトウェア開発のライフサイクル全体をカバーする機能が充実している。
ウィキやファイル共有機能を使って、プロジェクトに関する知識やドキュメンテーションを一元的に管理できる。
Slack
Slackは、チームコミュニケーションを効率化するツールです。プロジェクトに関連するメッセージやファイルを一元管理し、スムーズなコミュニケーションを支援します。
強み: リアルタイムコミュニケーションと統合
チーム内の疑問やフィードバックをリアルタイムで共有し、迅速な対応が可能。
他のツールやアプリとの連携が容易で、一元的な通信プラットフォームとしての役割を果たす。
Tocaro
Tocaroは、チームコミュニケーションを強化する日本製のオンライン協業ツールです。ファイルの共有やチャット機能があり、プロジェクトの情報共有を効率的に行えます。
強み: シームレスな協業と情報共有
日本のビジネス環境に特化しており、ユーザーのニーズに応じた機能やUIを提供。
高いセキュリティと、一元的な情報アクセスポイントでのコミュニケーションを強化。
LINE WORKS
LINE WORKSは、ビジネス用のメッセージングアプリであり、日常的なコミュニケーションをサポートするとともに、ファイル共有やスケジュール管理の機能も備えています。シームレスなコミュニケーションを実現し、プロジェクトの効率を向上させます。
強み: 日常利用のインターフェースと高いアクセス性
LINEと似たインターフェースで、学習曲線が低く使いやすい。
スマホ対応で、外出先や出張中でもスムーズなコミュニケーションと情報共有が可能。
https://line.worksmobile.com/jp/
各ツールはその独自の強みを持っていますので、使用する際には、プロジェクトのニーズやチームの要件に合わせて選択することが重要です。
プロジェクト管理テクニックの紹介とその効果とは？
プロジェクトを成功させるためには、ただ計画を立て、実行するだけでは不十分です。各ステージで的確な判断や迅速な対応が求められる中で、プロジェクト管理のテクニックは、その道標となるツールを提供してくれます。これらのテクニックは、多岐にわたる課題に対して、具体的な解決策を示唆し、効率的な進行をサポートするものです。実際には、どのテクニックをどのように活用するかは、プロジェクトの性質や目的に応じて選ばれますが、その背後にある原則や考え方は共通しています。
ここでは、特に注目すべきプロジェクト管理のテクニックをいくつかピックアップし、その詳細と効果を解説します。
⒈リスク分析
プロジェクトの過程で予期せずに起こる可能性のある問題や障害を事前に予測し、その影響や確率を評価する作業です。
効果は、事前にリスクを知ることで、突然の問題によるプロジェクトの遅延や予算オーバーを防ぎます。また、リスクに対する対策や代替案を準備しておくことで、問題発生時の対応がスムーズになります。
⒉WBS (Work Breakdown Structure)
プロジェクトを具体的なタスクや活動に分解し、それぞれのタスクが持つ関係性や階層構造を視覚的に表示するものです。
効果は、WBSを使用することで、プロジェクトの全体像を把握しやすくなり、どのタスクがどのような順序で進行すべきかが明確になります。また、リソースや責任者の割り当てが明確になるため、効率的なプロジェクト進行が可能となります。
⒊スクラム
スクラムは、短期間（例えば2週間）のサイクル（スプリントと呼ばれる）で進行し、その終わりに成果をレビューするアジャイル開発の方法論の一つです。
効果は、短期間での成果物の提供や、定期的なフィードバックの取り込みにより、顧客の要求に柔軟に対応することができます。また、問題点や改善点を早期に発見し、迅速に改善することが可能となります。
⒋Kanban
タスクや作業の進捗状況をカードやボードに表示する手法です。タスクは「未着手」「進行中」「完了」などのカテゴリに分けられ、流れるように移動します。
効果は、作業の進捗状況が一目瞭然となり、ボトルネックや遅延が発生している部分を素早く特定できます。これにより、リソースの再配置や優先順位の変更などの迅速な対応が可能となります。
これらのテクニックは、プロジェクトの規模や内容、チームの経験や文化に応じて適切に選択・組み合わせることで、最大の効果を発揮します。
最適なツールとテクニックの選び方
プロジェクト管理に必要なツールやテクニックは星の数ほど存在します。その中から自分たちの状況や目的にピッタリ合ったものを選ぶのは至難の業とも言えます。しかし、選び方のコツやポイントを掴めば、最適な選択は難しくありません。以下、初心者の方でも分かるように、そのコツを解説します。
プロジェクト管理に必要なツールやテクニックは星の数ほど存在します。その中から自分たちの状況や目的にピッタリ合ったものを選ぶのは至難の業とも言えます。しかし、選び方のコツやポイントを掴めば、最適な選択は難しくありません。以下でそのコツを解説します。
⒈プロジェクトの規模と複雑性
小規模・シンプルなプロジェクトの場合は、手軽に始められ、直感的に使えるツールやテクニックが求められます。例えば、TrelloやKanbanは、ビジュアルがシンプルで、どんなタスクが待機中か、進行中か、完了したかが一目瞭然です。
大規模・複雑なプロジェクトの場合は、多くのタスクやサブタスク、依存関係などが存在します。Microsoft Projectのような高機能なツールは、これらの要素を詳細に管理、追跡し、効率的に進めるのに役立ちます。
⒉チームのスキルと経験
新しいツールやテクニックを導入する際、チームのスキルセットや過去の経験は大きな要素となります。例えば、技術的背景を持たないメンバーが多い場合、使いやすさやインターフェイスのシンプルさを重視した選択が必要です。
逆に、経験豊富なチームの場合、高度な機能やカスタマイズ性を持つツールが求められるかもしれません。
⒊予算
最良のツールやテクニックを選ぶ際、コストも大きな考慮点となります。無料のツールや低コストのオプションも多く存在しますが、必要な機能やサポートが充実しているかを確認することが重要です。
また、高価なツールを選択する場合、そのコストに見合った価値（ROI）が得られるかをしっかり評価しましょう。予算だけでなく、導入後の運用コストや研修コストも考慮に入れると良いでしょう。
これらのポイントを押さえ、プロジェクトの状況や目的に合ったツールやテクニックを選択することで、より効果的なプロジェクト管理を実現することができます。
コロナ禍以降のプロジェクト管理の変化とは？
新型コロナウイルスの大流行は、世界中の人々の生活や仕事の方法に大きな影響を与えました。多くのビジネスは、これまでの常識や慣習を再評価し、新しい働き方や管理方法を迅速に採用しました。特にプロジェクト管理の分野においては、以下のような顕著な変化が見られます。
リモートワークの急速な普及
ツールの導入
コロナ禍以前と比べ、Zoom, Microsoft Teams, Slackなどのリモートコミュニケーションツールが当たり前になりました。これらのツールは、オフィスにいなくてもチームメンバーとコミュニケーションを取るための重要な手段となっています。
文化の変化
リモートワークの普及に伴い、結果主義の文化が強化され、出社時間や場所にとらわれない柔軟な働き方が推奨されるようになりました。
プロジェクトの進行管理
オンラインでのタスク管理ツールや進捗確認ミーティングが重要となり、例えばTrello, Asanaなどのツールの利用が増加しました。
健康と安全への配慮
在宅勤務の推奨
社員の健康と安全を第一に考え、多くの企業が在宅勤務を推奨または義務付けました。これにより、家での労働環境を整えるためのサポートやトレーニングが提供されるようになりました。
オフィスの衛生環境
必要に応じてオフィスに出社する場合でも、手指の消毒、マスクの着用、社員間の距離を取るなど、衛生環境の強化が求められました。
精神的健康のサポート
リモートワークや緊急事態のストレスに対処するため、カウンセリングやメンタルヘルスのサポートが増えました。
これらの変化は、コロナが収束した後も、多くの企業で新しい標準として継続されています。プロジェクト管理の方法やツールの選択においても、この新しい環境に適応し、柔軟に対応する必要があるでしょう。
プロジェクト管理は適切なツールとテクニックの活用が重要
ビジネスの競争は激化していますが、プロジェクト管理の理解と適切な活用により、確実な成果を上げることができます。この急速に変化するデジタル時代において、伝統的な方法だけでは対応しきれない多くの課題が存在します。
しかし、適切なツールとテクニックの活用、そしてチームのコミットメントと協力により、これらの課題を乗り越え、先進的なプロジェクトマネージメントを実現することが可能です。組織の持続的な成長とイノベーションの推進を目指して、プロジェクト管理の最先端を追求しましょう。
