新型コロナウイルスの影響を経て、私たちの働き方は大きく変化しました。テレワークやリモートワークが常態化し、ビジネスパーソンとしてのコミュニケーション手段も変化しました。その中でもビジネスチャットは、現代の働く人々にとって欠かせない存在となっています。
しかしながら、顔と顔を合わせた直接のコミュニケーションとは異なり、ビジネスチャットでは相手の表情や声のトーンを読み取ることができません。そのため、言葉の選び方や表現方法がより重要となります。
この記事では、適切な返信をするためのテクニックや注意点、またビジネスとプライベートでの違い、さらにはトラブル例について詳しく解説します。ビジネスチャットを通じて円滑なコミュニケーションを図り、業務の効率を向上させましょう。
コミュニケーションのメインは「デジタルコミュニケーション」
コロナ禍以降、ビジネスチャットは一層重要なコミュニケーション手段となっています。テレワークやリモートワークの導入により、物理的な距離が広がった職場での社内コミュニケーションは、対面からデジタルコミュニケーションへと大きくシフトしています。
その中心的なツールとしてビジネスチャットが広く使われています。コミュニケーションの質を高め、効率的な業務運営を実現するための重要なツールとなって、社内外の社員とリアルタイムで情報を共有したり、問題を解決したりすることができます。
しかし、この新しいコミュニケーションツールは新たな課題も引き起こしています。テキストベースのコミュニケーションは、誤解を招きやすく、表情や声のトーン、非言語的な手がかりが欠けるため、感情やニュアンスを適切に伝えるのが難しい場合があります。
また、リアルタイムの通信であるため、返信が遅れると相手を不快にさせる可能性もあります。さらに、ビジネスチャットの増加は、情報過多やチャット疲れを引き起こす可能性もあります。
これらの課題に対処するために、コミュニケーションスキルを磨く必要があります。具体的には、メッセージの明確性、簡潔性、適切なエチケットの理解、敬意の表現などです。
ビジネスパーソンとして、これらの新しい要件を理解し、適応していくことが求められているのです。
ビジネスチャットで返信をする際に気をつけること5つ
ビジネスチャットのテキストベースのコミュニケーションは誤解を招きやすく、また、リアルタイムのやり取りが求められる中で、返信の遅れなどが問題となることもあります。また、LINEなどのプライベートで利用しているチャットに似ていることもあり、利用方法の線引きをしっかりしておく必要があるのです。
これらの課題を克服するためには、次のような5点に気をつけて返信しましょう。
⒈適切なタイミングでの返信をしましょう
チャットは即時性が求められますが、ビジネスチャットも迅速なレスポンスが期待されます。しかし、一方で24時間体制ではないことも理解しておくべきです。早さを求められる返信に対しては迅速に対応するように心がけましょう。
⒉明確な表現をしましょう
情報が誤解されることなく伝わるよう、簡潔かつ明確に表現することが重要です。特に文字だけのコミュニケーションでは、誤解を招きやすいため注意が必要です。文章を作成したら、送る前に一度読み返して確認するようにしましょう。
⒊敬語の使用を徹底しましょう
カジュアルな印象のビジネスチャットでも敬語を使うことは必要です。相手を尊重し、プロフェッショナルな態度を保つためにも敬語の使用を心掛けましょう。
⒋チャット疲れへの配慮をしましょう
情報過多や頻繁なチャットは、チャット疲れを引き起こす可能性があります。スタンプを連打したり、短文を連続して送ったりすると、通知音で気が散ってしまい相手は不快に思うものです。適切な頻度と時間を決めて、効率的なコミュニケーションを目指しましょう。
⒌プライバシーとセキュリティを守りましょう
ビジネスチャットは、プライベートなチャットと異なり、機密情報を含む可能性があります。セキュリティやプライバシーに対する十分な配慮が必要です。
ビジネスチャットとプライベートチャットの返信の違いとは？
ビジネスチャットとプライベートのチャットでは、その使い方や返信のスタイルが大きく異なります。
即時性
プライベートなチャットでは、返信がすぐに来なくても許容されますが、ビジネスチャットではそれが許されない場合も多いです。迅速な対応が求められるチャットの返信はすぐにするようにしましょう。
トーン
ビジネスチャットではフォーマルなトーンが基本ですが、プライベートチャットではカジュアルなトーンも許容されます。秩序を乱さないためにも、ビジネスチャットでは敬語を基本として返信しましょう。
コンテンツ
プライベートチャットでは個人的な話題が中心ですが、ビジネスチャットでは業務関連の話題が主となります。悪口や個人のプライベートな内容など業務と関係ないことを話すことでトラブルに発展することになりますので絶対にやめましょう。
ビジネスチャットの返信にまつわるトラブルとは？
ビジネスチャットの返信に関するトラブルは、残念ながら珍しいものではありません。事前にどのようなトラブルが多いのか把握して、そのようなことが起きないように対策をしておきましょう。
遅い返信
メッセージの返信が遅れると、業務の遅延や相手のイライラを引き起こす可能性があります。
曖昧な表現
曖昧な表現は誤解を招き、業務の混乱を引き起こす可能性があります。
不適切な言葉遣い
相手を尊重しない言葉遣いは、人間関係のトラブルを引き起こすこともあります。
チャット機能が使いやすいおすすめのビジネスチャット３選
チャット機能が使いやすいおすすめのビジネスチャットを3つご紹介します。
⒈導入費や維持費が安価で国産だから安心安全「Chatwork」
Chatworkは、Chatwork株式会社が提供する導入社数37.6万社を超える国産ビジネスチャットツールです。ツールには珍しく既読機能がないので、外部とのやり取りにおすすめです。国産ツールのため、タスク管理機能に優れており、チームでのコラボレーション機能が充実しています。
グループチャット機能では「TO」で宛先を指定することで、確実に相手にメッセージに気付いてもらうことができます。デザインや使い勝手もシンプルなので、効率的に情報共有が可能になります。
他の同様のサービスと比較しても、導入費や維持費が安価なのも魅力的です。また、セキュリティは非常に堅牢です。
送受信できるファイルの容量が無制限になったので、作り込んだ資料や大きなデータの共有が簡単にできます。ビデオ通話で円滑なコミュニケーションも可能なので、リモートワークでもサクサクと利用できます。
Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/
⒉既読文化のパイオニアLINEのビジネス版「LINE WORKS」
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供している「LINE WORK」は、チャットやスタンプはもちろん、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、現場で活用できる充実したグループウェア機能を揃えたLINEのビジネス版ビジネスチャットツールです。馴染みのあるデザインだからこそ教育の時間も必要なく導入でき、「せっかく導入したのに使いこなせなかった」などという失敗も起きにくいです。
セキュリティにおいてはユーザーの利用履歴をモニタリングできるためリスクを事前に察知し、トラブルが発生したあとの追跡も迅速に行えます。
LINEと同じく「既読」表示機能があります。トークの既読確認では、トークで送信した重要なメッセージを相手が読んだかどうか一目で確認できます。複数人のトークルームでも「既読」をタップすることで誰が読んで、誰が読んでいないかまで詳細を確認することができます。
掲示板既読確認では、お知らせや情報共有の投稿を誰が読んだか確認することができます。まだ投稿を確認していない未読メンバーがいれば、大事な情報を見落とさないよう再通知することが可能です。
LINEであればつかえるという学生インターンや20代の社員が多いカジュアルな企業におすすめです。
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
⒊独自の横断検索技術が人気オールインワンコラボレーションツール「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供する「Tocaro（トカロ）」は、組織で働くビジネスマンがより効率的に働くことをサポートすることを目的として自社開発したビジネスチャットツールです。仕事に必要なあらゆる情報を、簡単かつ安全に共有するための様々な機能が満載で、業務の依頼や仕様変更など重要な連絡を見える化して、業務の抜け漏れや遅れを防ぎます。
独自の大量のデータの中から必要なデータを簡単に見つけ出す優れた検索機能が特徴で、検索したいワードを入力すると、メッセージや共有されたファイル全てを検索し、必要な情報を探し出せます。社内で様々なツールを同時に使用していると、必要なデータを見つけるためにツールごとに検索を行わなければいけなくなりますが、一度の操作で横断的に検索できるのは、メッセージ機能とファイル共有機能を一つのサービスで提供しているからです。
金融レベルの高セキュリティが人気の秘訣で、IPアドレス制限・モバイル端末制限・機能制限・ユーザー権限など、多くのセキュリティ機能を組み合わせることで、あらゆるセキュリティ問題・社内ルールの壁を乗り越えて、利便性を損なわずに安全なコミュニケーション環境を構築します。
また、世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツールです。
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
適切なビジネスチャットの返信で円滑なコミュニケーションを
ビジネスチャットは、今日のビジネス環境で極めて重要なコミュニケーション手段となっています。特に新型コロナウイルスの影響で、リモートワークが一般的になる中で、その重要性は増しています。返信の仕方一つで相手に与える印象が変わり、あなたとの関係性やビジネスの進行に影響を及ぼす可能性があります。
ビジネスチャットを適切なタイミングと形式で返信を行い、明確で尊重する表現を使うことで、より効果的なコミュニケーションツールとして利用しましょう。
