失敗しないビジネスチャットシステム選定の 4つの基準とは？

「社内のメールが多すぎて重要な連絡が埋もれてしまう」「意思決定のスピードを上げたいが、電話や会議に時間を取られている」「テレワークでの情報共有がスムーズにいかない」

今、ビジネスチャットシステムの導入や見直しを検討されている皆様は、こうしたコミュニケーションの「停滞」を打破し、組織全体の生産性を高めたいと考えているのではないでしょうか。

ビジネスチャットは、単なる「便利な連絡ツール」ではありません。情報を資産化し、タスクを可視化し、チームの力を最大化するための「経営インフラ（システム）」です。しかし、数あるシステムの中から自社に最適なものを選び、組織に定着させるのは容易ではありません。

この記事では、ビジネスチャットシステムを導入・活用するメリットから、後悔しないための選定基準、そして機能面で優れたおすすめのシステム5選を詳しく解説します。この記事を読んで、貴社の働き方をよりスマートに変えていきましょう。

ビジネスチャットシステムがもたらす3つの劇的な変化

従来のメールや電話中心のコミュニケーションからビジネスチャットシステムへ移行することで、組織にはどのような変化が起きるのでしょうか。主な3つの成果を整理します。

1. 意思決定スピードの圧倒的な向上

メールのように形式的な挨拶（「お世話になっております」等）を必要とせず、要件をダイレクトに伝えられるチャット形式は、情報のやり取りを劇的にスピードアップさせます。

リアルタイム性: 相手が席を外していても、メッセージを残しておけば確認次第すぐにレスポンスが得られます。
階層を超えた共有: グループチャット（チャンネル）機能を活用すれば、関係者全員に一度に情報を共有でき、情報伝達の「伝言ゲーム」によるタイムロスや誤解を防ぐことができます。

2. 「情報の資産化」と検索性の改善

メールでは個人の受信トレイに情報が閉じ込められがち（情報の属人化）ですが、ビジネスチャットシステムでは、チャンネルごとに会話の履歴が蓄積されます。

ナレッジの共有: 過去の経緯や議論のプロセスを後から参加したメンバーも参照できるため、引き継ぎのコストが大幅に削減されます。
強力な検索機能: 膨大なやり取りの中から、キーワード一つで必要なファイルや発言を見つけ出せるため、「あの資料、どこに送ったっけ？」と探す無駄な時間がなくなります。

3. タスクの可視化による「やり漏れ」の撲滅

優れたビジネスチャットシステムには、メッセージをそのままタスクとして登録できる機能が備わっています。

フローからストックへ: 流れていってしまうチャットの会話（フロー情報）の中から、対応が必要なものを「タスク（ストック情報）」として切り出すことで、誰が何をいつまでにやるべきかが明確になります。
進捗管理の容易化: チーム全体のタスク状況が可視化されるため、管理者が個別に進捗を確認する手間が省け、プロジェクトの遅延を未然に防ぎやすくなります。

失敗しないビジネスチャットシステム選定の4つの基準

「有名なツールだから」という理由だけで導入すると、現場が使いこなせず定着しないリスクがあります。システム選定時には、以下の4つの基準で比較検討しましょう。

⒈セキュリティと管理機能の充実度

企業の重要情報を扱う以上、セキュリティは最優先事項です。

認証機能: シングルサインオン（SSO）や二段階認証に対応しているか。
ログ管理: 監査に耐えうる利用ログ（誰が、いつ、何を送信したか）を長期保存できるか。
データの保管場所: 国内サーバーに保管されているか、国際的なセキュリティ認証を取得しているかを確認しましょう。

⒉外部システムとの連携性

チャットだけで業務が完結することは稀です。既存の業務システムとどれだけスムーズに連携できるかが重要です。

Office/Google連携: 日常的に使うドキュメント作成ツールやカレンダーと連携できるか。
APIの公開: 自社の基幹システムや、将来導入する他のクラウドサービス（SaaS）と繋げられる拡張性があるかを確認します。

3. UI/UX（使いやすさ）と定着のしやすさ

システムは「使われてこそ」価値を発揮します。

直感的な操作性: マニュアルを読み込まなくても、スマートフォンの操作に慣れている人なら誰でも使いこなせるか。
マルチデバイス対応: PCだけでなく、外出先からスマートフォンやタブレットで快適に操作できるか。

4. タスク管理機能の有無

メッセージを「流しっぱなし」にしないために、チャットとタスク管理がどれほど密接に統合されているかを確認します。別々のツールを使うと情報の転記が発生し、かえって非効率になることがあるため、チャット内で完結できる仕組みが理想的です。

おすすめのビジネスチャットシステム5選

ビジネスチャットとしての完成度が高く、多くの組織で成果を上げているおすすめの5つのサービスをご紹介します。

1. Tocaro：情報を資産に変え、業務を確実に進める国産システム

純国産のTocaroは、単なる「チャット」を超えた「チームコラボレーションシステム」として設計されています。

システム選定のポイント: 最大の強みは、チャット・タスク管理・ファイル共有が最初から一体化している点にあります。メッセージをワンクリックでタスク化し、ガントチャートで進捗を可視化できるため、コミュニケーションがそのまま「実業務」として積み上がっていきます。また、金融機関でも採用されるほどの高度なセキュリティと、国内ベンダーならではの手厚い日本語サポート、日本の組織構造に適した権限管理機能が充実しています。情報を「流す」のではなく「管理し、資産にする」ことを重視する組織に最適なシステムです。

公式サイト：https://www.tocaro.im/

2. Microsoft Teams：Microsoft 365環境と完全統合されたインフラ

世界で最も利用されているシステムの一つで、Microsoft 365のライセンスに含まれる形で提供されています。

システム選定のポイント: Office製品（Word, Excel, PowerPoint）との親和性は他の追随を許しません。チャット内でファイルを共同編集したり、カレンダーと同期したWeb会議を行ったりと、「Microsoft 365をプラットフォームとした業務の集約」に最適です。大規模組織向けの高度な管理機能も備わっています。

公式サイト：https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/

3. Slack：圧倒的な拡張性で業務を自動化するハブ

エンジニアやクリエイティブな組織から絶大な支持を得ているグローバルスタンダードなシステムです。

システム選定のポイント: 「外部サービスとの連携力」が最大の特徴です。2,400以上のアプリと連携でき、ワークフロービルダーを活用すれば、定型業務（報告、申請など）を自動化できます。情報を一箇所に集約し、システム間を横断する「ハブ」としてチャットを活用したい組織に向いています。

公式サイト：https://slack.com/intl/ja-jp/

4. LINE WORKS：導入ハードルを極限まで下げる、馴染みのあるシステム

コンシューマー向けの「LINE」と同じ使い勝手をビジネス向けに拡張したシステムです。

システム選定のポイント: 多くの人がプライベートで使い慣れているため、「教育コストがほぼゼロ」で導入できます。グループチャットの既読確認機能が充実しており、緊急時の安否確認や、全社員への周知徹底を確実に行いたい組織に適しています。カレンダーや掲示板機能も備わった統合型システムです。

公式サイト：https://line.worksmobile.com/jp/

5. Chatwork：シンプルな操作性と社外連携に強みを持つ国産システム

日本の中小企業を中心に、根強い人気を誇る国産ビジネスチャットシステムです。

システム選定のポイント: 非常にシンプルで分かりやすい設計になっており、ITに詳しくないメンバーでも迷わず使えます。また、「Chatwork ID」による外部ユーザーとの連携が非常にスムーズで、顧客や外注先とのプロジェクトごとにチャネルを立ち上げやすい点が魅力です。タスク管理機能も標準で付属しています。

公式サイト：https://go.chatwork.com/ja/