コロナウィルスの蔓延によってリモートワークを導入する企業も多く、その影響もあって「ビジネスチャット」の普及が加速しました。
その中において、今までのビジネスツールとは使い勝手が違う「チャット」の活用には、ビジネスマナーが定着しにくいという問題があるようです。
手紙やメールなどとは違い、ビジネスチャットは気軽に利用できることが利点とされる一方で、マナーが疎かになってしまいやすいと言われています。
しかし、ビジネスチャットならではの利点も多く存在し、メールで十分と考えている人は考えを改める時期に差し掛かっているのではないでしょうか。
ビジネスチャットはメールとは違うツール
今までの考えでは「ビジネスの連絡手段といえばメール」とされてきました。メールで連絡はできますし、情報の伝達という目的は十分に達成できます。しかし、それでもビジネスチャットの普及が加速度的に進んでいるのです。
ビジネスチャットが選ばれる理由は、メールにはない「スピード感」と「スムーズなやりとり」とされています。例えるならば、電話とメールの良いとこ取りというツールです。
メールは送ったきりで、相手が受け取ったのか、そして内容を確認してくれたのかがわかりません。しかしビジネスチャットの場合、既読の確認ができる機能や、返事もすぐに帰って来ることが見込まれます。
”チャット”＝”おしゃべり”という意味の通り、実際の会話のようにスムーズに連絡ができるので、何回もメールを送受信するよりも効率的なのです。また、ログが残っているので、過去の会話の確認も簡単です。
ビジネスチャットとメールの違いとは？
利便性の良いビジネスチャットは今ではメールよりもビジネスマンに優先して利用されるようになってきています。
そんなビジネスチャットですが、メールの方が優れている点もあります。複数人で一度に情報共有ができる一斉配信や、CC、BCCのという機能がメールには備わっています。案内メールや、一方的に周知してもらうための連絡はメールの方に分があります。
また情報のやり取りをエビデンスとして残すことを考えると、会話形式のログが続いていくビジネスチャットは、過去の履歴を検索するのには非常に手間がかかり、向いているとは言えません。
メールとビジネスチャットは一概にどちらが優れているということは言えませんが、両方とも有効なビジネスの連絡ツールで、上手に使い分ける必要があります。
ビジネスチャットが普及している理由とは？
LINEが世の中に登場してからチャットという文化が日本に浸透し始め、プライベートで使用経験のない人は少ないのではないでしょうか。
しかし、プライベートチャットはアカウント管理ができず、プライベートの個人アカウントを知られてしまう、プライベートな時間にも仕事のチャットが入るなどの不都合が生じます。
また、シャドーITによる情報漏洩の危険性も有り、ビジネスツールとしての利用は好ましくありません。
現在では数多くのビジネス用のチャットツールが用意され、セキュリティ対策もされています。また、アカウント管理など運用側の利便性も追求されています。それがビジネスチャットが普及した理由であると言えます。
ビジネスチャットにプライベートは持ち込まない
多くの人がビジネスチャットを利用する以前に、プライベートでチャットを利用していた経験があるのではないでしょうか。
それがゆえ、自分では気付いていなくても慣れ親しんだ使い方をしてしまうとトラブルを引き起こす可能性があります。
失礼とみなされる態度や、敬語の不使用、相応しくないスタンプを送るなど、プライベートとビジネスの切り替えができていないと、相手に失礼なことをしてしまう可能性があると不安視されています。
気軽に連絡ができるからと言ってもビジネスチャットでもマナーを尊重したいものです。いつも使っているからとプライベートの意識を持ち込まず、ビジネスのシーンではマナーを守りましょう。
ビジネスチャットに挨拶は必要か？
そこでこんな調査がされました。「LINE WORKS」を提供するワークスモバイルジャパンによるビジネスチャット導入企業に勤務する30代〜50代のビジネスパーソン875人を対象にして実施したアンケートです。
その結果メールなどで必ずと言ってよいほど使われる「お疲れ様です・お世話になります」などの定形挨拶について、「チャットでも必要か？」という質問に対して、50代の方が30代・40代より「不要・どちらでもない」と考える傾向が強く、特に50代と30代では約2割の意識差があったのです。
具体的な数字は、「不要・どちらでもよい」と回答した50代は42.3%、30代は22.7%にとどまり、約2割のずれがありました。
役職についている方のほうが忙しく、チャットを使うビジネスメリットを実感している傾向にあるので、前置きの挨拶不要、簡単な報告OKという回答なのだと考えられます。
この結果から、上司が思う以上に、部下は上司に対する配慮を過度に意識している様子がうかがえました。チャットによるマナー意識のズレを無くすには、社内のチャットルールを明文化すると問題を最小化できます。
各企業内で、「挨拶不要、了解しました不要」など、統一したルールが存在すれば、余計な気を使わずにスムーズなコミュニケーションが図れるでしょう。
ルールを明文化してマナー向上を図りましょう！
ビジネスチャットが現在受け入れられているの一番の理由はそのスピードです。
業務連絡がスムーズに行なうことができ、ビジネスの話を進められるのは、現代社会において非常に重要であると言えます。
ビジネスチャットはビジネスのシーンで利用するツールですから、社会人としてのマナーに則った利用がされるべきです。礼節や、気遣いはどこの世界でも必要となるものです。
一方で、スピード感がビジネスチャット利用の最大の目的にも関わらず、マナーを意識し過ぎてせっかくのスピード感が失われてしまっては、意味がありません。
そういったときは、社内でルールを作り、不要な挨拶、定型文などを簡略化できる仕組みを作りましょう。
これからの社会でさらに加速するビジネスのシーンでは生産性を生み出す合理性が今よりも求められるでしょう。この機会に是非社内のビジネスチャットマナーを見直してはいかがでしょうか。
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