社内でのコミュニケーションの効率化や生産性の向上のために導入されることが増えてきたビジネスチャットツールですが、最近では社外とのコミュニケーションでもビジネスチャットツールが導入されるケースが増えてきました。
今回は、ビジネスチャットが社外コミュニケーションにも最適な理由を解説していきたいと思います。
ビジネスチャットが社外コミュニケーションに最適な理由
ビジネスチャットが社外コミュニケーションにも最適な理由には「社外の方とも効率の良いコミュニケーションが可能になる」「やり取りを時系列でしっかりと保存が出来る」「万全なセキュリティで安全にやりとりが出来る」という3つがあります。
社外の方とも効率の良いコミュニケーションが可能になる
社内においても効率的なコミュニケーションを可能にしてくれるビジネスチャットツールですが、社外においてもそれは変わりません。
メールなどのやりとりでは、社内以上に宛先や件名、メール冒頭の形式張った定型文など気にしなければいけないことが多いですが、ビジネスチャットであれば、そのようなことは気にせず要件を端的に伝えることが可能です。
特にやり取りが複数に及ぶ社外のパートナーとはビジネスチャットにコミュニケーションを切り替えることで、大幅な時間短縮を実現することが可能となります。
やり取りを時系列でしっかりと保存が出来る
社外のやり取りで問題になるのが「言った、言わない」という問題や、複数のやり取りの中でメッセージや書類などが埋もれてしまうという問題、担当者変更時の引き継ぎなどが問題となります。
ビジネスチャットであれば、同一テーマの議論を一つのスレッド上やルームなどで行うことが出来るため、全てのメッセージや書類のやり取りを記録することができ、あとから振り返ることも簡単に行なえます。また、過去のやり取りも遡って確認が出来るため、引き継ぎなども容易に行うことが可能です。
万全なセキュリティで安全にやりとりが出来る
企業間のやり取りで気になるのがセキュリティの問題です。メール等だと自社はセキュリティを万全にしていても相手方がしっかりとセキュリティ対策を行っていなければ情報漏えい等のリスクもあります。
ビジネスチャットは、大手企業や金融機関などセキュリティに厳しい企業も導入しているセキュリティ対策が施されており、もし相手方がセキュリティ対策が弱かったとしても、情報漏えいのリスクなどは格段に抑えることが可能です。
社外とのコミュニケーションにビジネスチャットを導入する際の注意点
社外とのコミュニケーションにも有効なビジネスチャットですが、導入時には「セキュリティ」と「運用ルール」の2つには注意が必要です。
セキュリティに関しては徹底的にこだわる
大半のビジネスチャットツールは万全のセキュリティ対策が施されていますが、コミュニケーションを行う社外パートナー企業のセキュリティレベルにあったビジネスチャットツールを選ぶことは必要となります。
適切なビジネスチャットツールを選ばなかったがために、取引ができなくなってしまうということも考えられますので、慎重に導入するビジネスチャットツールのセキュリティレベルはチェックすることが必要です。
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社外コミュニケーションにおけるビジネスチャットの運用ルールを決めておく
社内に導入する際にもビジネスチャットの運用ルールを定めることが必要であることはこれまでお伝えしてきましたが、社外とのコミュニケーションにおいてもこれは一緒です。
双方別々の商習慣を持っているわけですので、可能であれば両社で運用ルールを定められるのがベストですし、それが難しい場合でも、自社内で社外とのビジネスチャットを通じたコミュニケーションを行う際の運用ルールは社内のルールとは別に用意する必要があります。
社外とのコミュニケーションにもビジネスチャットツールを
今回は、ビジネスチャットツールが社外コミュニケーションに利用するのにも最適な理由と導入する際の注意点について解説をしてきました。
現在多くの企業でビジネスチャットの導入は進んでおり、社内のコミュニケーション効率化が進んでいます。自社内でビジネスチャットツールを活用すると社外だけメールや電話でやり取りするのに不便を感じる人も多くなってくることが予想されます。
自社内でビジネスチャットでコミュニケーションをすることが普通になってきたように、今後は社外とのコミュニケーションもビジネスチャット上で行うことが普通になることもありえますので、今から社外コミュニケーションにも耐えうるビジネスチャットツールの検討と運用ルールの策定を進めてみてください。
