ビジネスチャットとは、ビジネスシーンで利用するコミュニケーションツールのことです。会話に参加するメンバーごとにルームを作成して、その中でチャットによる会話を行なうことができます。
テキストによるコミュニケーションツールとしては、今までメールが主流でしたが、ビジネスチャットを社内のメンバーとのコミュニケーションを活性化する目的で導入する企業が近年増えています。
ではビジネスチャットとは何なのか、詳しく見ていきましょう。
ビジネスチャットの概要
ビジネスチャットとは、社内における連絡やビジネス上のコミュニケーションの円滑化や効率化を目的としたもので、SNSのような直感的な操作性や即時的な利便性を兼ね備え、ビジネスでの使用に特化したITツールのことを指します。
主な連絡のとり方は、テキストでのチャットによるものがメインですが、インターネットを介して音声や映像のやりとりが可能な「ウェブ会議機能」やそれぞの従業員の業務の進捗状況を管理・共有することのできる「タスク管理機能」なども装備されていものもあります。
社内のパソコンだけでなく、携帯にもアプリという形でインストールして持ち出しもできるので、社外にいても円滑なコミュニケーションが可能となります。
ビジネスチャットの基本機能
ビジネスチャットに搭載されている基本的な機能にはどのようなものがあるのでしょうか。以下で見ていきましょう。
チャット機能
文字で情報を即時的にやり取りする”チャット”でコミュニケーションが行える機能のことです。従来のメールでのやり取りとは異なり、宛名や署名、挨拶などを省いて気軽に会話ができるため、効率性の高いメッセージのやりとりが可能となります。
グループ作成機能
個人対個人のやりとりだけでなく、プロジェクトのグループやチーム、各部署ごとなど、業務の形態に応じてグループにメンバーを招待することができるため、複数参加によるコミュニケーションが可能になります。
音声チャット・ビデオチャット機能
チャットの文字によるコミュニケーションだけでなく、音声や映像で情報交換が行なえます。
ファイル共有機能
文字によるチャットだけではなく、WordやExcel、画像や動画など、様々な種類のファイルを共有が可能です。
その他の機能
プロジェクト、各セクションごとの業務の進捗やメンバーのタスクを管理できる機能があります。また、外部システムと同期させることで、スケジュール管理や通知機能も利用可能となります。
ビジネスチャット導入のメリット
では実際にビジネスチャットを活用することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。
コミュニケーションの効率化
伝えたい情報をシンプルかつスピーディに連絡できるので、コミュニケーションの効率化が期待されます。社外にいるメンバーとも、スマートフォンやタブレットを使えばスムーズなコミュニケーションが図れます。
高セキュリティな通信
個人IDを使ってソフトやアプリ内でグループによる情報伝達を行なうため、メールのように送信する宛先の入力間違いなど人的ミスが起こりにくい点、さらに多くのビジネスチャットは暗号化などのセキュリティ対策が施されている点などから、機密保持にも優れています。
個人アカウントのメッセージアプリなどを業務に使用してしまう「シャドーIT」の防止も期待できます。
プロジェクトの進行がスムーズに
スムーズな情報の伝達、情報の共有ができるようになり、ファイルの添付や外部ツールとの連携が行えることから、複数人で進めていくプロジェクトの管理をスムーズに行えます。
コミュニケーション不足が解消
チャットツールを活用すると、社内やグループのメンバーのコミュニケーションの活性化が期待できます。また、メールよりもチャットのグループのほうが、個人の参加意識が強まり、連帯意識が生まれやすいという特徴もあります。
多様な働き方を推進
テレワークなどで自宅勤務であっても、チャットを使用して報告や相談なども簡単に行えます。同じ社内にいなくても相互的なコミュニケーションをとることができます。テレワークのメンバーとの距離も感じさせず、「働き方改革」も推進することが可能となります。
ビジネスチャット導入事例。課題と導入効果とは
ビジネスチャットの導入を検討している企業が現在抱え得ている課題は大きく2パターンに分かれてます。
・社内コミュニケーションが不足が蔓延し、社内の環境の改善を行いたい。
・LINEなど私用のSNSが社内に広まってしまい、「シャドーIT」に関するセキュリティ上の問題を解消したい
これらの課題に対して、ビジネスチャット導入によってどのような効果があったか、実際の事例を見てみましょう。
富士電機株式会社の事例
それまでの課題
・電話・メールにかかるコスト
・複数業者との調整業務コスト
・シャドーITの懸念・リスク
この企業は電話・メールのコミュニケーションによる時間的コストや、電話・メールによる複数取引先との予定調整、社内におけるシャドーITに対しての危機感がありました。
ビジネスチャットツールを導入したことで、以下の効果が有りました。
得られた効果
・コミュニケーション効率の向上
・遠方・複数業者との業務効率UP
・利便性とセキュリティの両立
ビジネスチャットを導入したことによって、社内のコミュニケーションが活発になり、取引業者との連絡も密になりました。ビデオ通話を使うことで、情報も伝わりやすくなりました。また、コミュニケーションをビジネスチャット内で完結することにより、セキュリティも守られるようになりました。
西日本電信電話株式会社の事例
それまでの課題
・フリーアドレスのため、対面のコミュニケーションが困難
・出張時のコミュニケーションが困難
・セキュリティ不安
職場の席がフリーアドレスのため、コミュニケーションに課題が有り、また、出張が多いこの会社は、社外にいる社員とのコミュニケーションが問題になっていました。通信におけるセキュリティも懸案事項でした。
得られた効果
・チャットで情報共有することで、コミュニケーションを円滑化
・アプリ通話によって、通話コストの削減
・セキュリティ機能によって、安心して利用可能
社員全員がビジネスチャットを共有することで、情報共有が可能になり、社内のコミュニケーションが円滑化されました。また、アプリを使って通話することで、電話代が削減され、セキュリティも守られるようになりました。
以上のように、課題がある企業は、ビジネスチャット導入によって、それまでの課題が解消されるだけでなく、それ以上のメリットを感じる企業も多いようです。
ビジネスチャット導入は目的別で検討しましょう
ビジネスチャットを活用することで、スムーズなコミュニケーションや情報共有ができるようになるだけではなく、コミュニケーションの質を高めることもできます。
またチャットはもちろんのこと、音声や動画によるやり取りや、タスク管理といったあらゆる機能が実装されていると、あらゆる業務プロセスを効率よく遂行することができます。
セキュリティの面からも、安心してビジネスに利用することができるため、これを機会に、ぜひ従業員のテレワーク推進や、社内コミュニケーション活性化にビジネスチャットを活用してみてはいかがでしょうか?
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