企業が無理なくコンスタントに利益をあげていくためには、業務の効率化を図り、ムダを削ぎ、筋肉質で体力のある組織を作り、維持していく工夫や取り組みが大切となります。そのことについて、政府も、業務の効率化を達成する意義を明確に打ち出しています。
今回は組織として業務効率化を行う際に、どのような施策を講じれば効果的に掲げた目標を達成し続けられるのか、4つのポイントにまとめました。
組織の業務効率化を始める前にしなければいけないこと
業務効率化は、業務上のムリ・ムダ・ムラを削減し、生産性を向上させることで会社の利益を最大化させることが目的です。以下のような手順で準備を進めるとよいでしょう。
組織の現状を把握し課題をあぶり出す
業務効率化を行うには、まず現状の把握がなによりも大切です。どのような業務が実際に行われていて、工数はどの程度なのかを洗い出します。
トップダウンでは見落とされえてしまう業務もあるので、実際の現場の従業員の協力のもと、細かくタスクをリストアップして分析することで、業務ごとの優先順位や効率化の焦点を当てるべきポイントがあぶり出されます。
専門職などの属人性の高い業務や、隠れてしまっているタスクは、本人たちにしかわかりません。工数が大きく他の業務との連携が多いタスクであっても、その業務の発生頻度によって優先度は下がることになります。現場社員と話し合いながら進めることで、漏れのない業務の洗い出しを行うことが可能となります。
業務効率化の目的を定める
なぜこの作業が必要なのか、この作業の会社にとってのメリットは何か、という目的を明確にする必要があります。業務効率化を行う前にはっきりとさせておくことで、業務効率化を行う際のムダや、失敗を減らすことができます。しっかりと従業員や役員レベルまで目的意識を浸透させておくことが重要です
効率化された具体的な会社のイメージから逆算してフローを組み立てていくと、スムーズに業務効率化を進めることができ、従業員の賛同を得ることができるはずです。
ムリのない体制づくりを心がける
実際の業務状況を無視して制度やシステム設計をしてしまうと、社内風土や実際の業務フローに混乱が生じ、結果的に余計な手間が増えてしまうことがあります。業務が効率的に行われる体制やフローの具体的な実現性をしっかり検討した上で、効率化施策を運用すれば、業務効率化の本来の効果が得られるはずです。
社内のプロセスや社風に合わず、大きなロスを生じさせてしまうということがないように、まずはスモールスタートで始めるリスクマネジメントも有効です。小さな部署で始めてみて、試行錯誤しながら成功例や失敗例などのノウハウを蓄積した後、全社展開していくと、導入に対しての前例があるため、社員同士で情報も共有でき、スムーズに業務効率化を社内に浸透させることができます。
業務効率化を組織に定着させるための4つのポイント
業務効率化が当初の目的を達成したとしても、肝心なのはその後組織に定着し、安定した運営を続けられるかどうかが肝心です。実際どのように社内に定着させればよいのでしょうか。ポイントごとに見ていきましょう。
1. 全社メンバーによる定期的な目標の進捗確認を実施
全社で定期的に目標進捗確認ミーティングを実施することが重要です。業務効率化の目標設定時から、社員全員が関わり、互いの進捗状況を確認し合うことによって、業務効率化の進捗の確認や、それに伴う各課題を徐々にクリアにしていくことができます。
2. ボトムアップによる意見やアイディアを募集
業務効率化を続けていくにあたり、全社員の関わり方を明確化するために、目標設定時から継続的に、社員からボトムアップ方式で意見やアイディアを出すようにします。継続的かつ定期的に行うことによって、社員の施策に対する責任感や当事者としての自覚が強化され、自発的な行動や、積極的な態度を醸成、維持することが可能となります。
3. 目標設定の適切な見直し
目標の進捗確認を定期的に行い、アイディアを募集することで、業務効率化の進捗や現状がわかり、適時目標を見直すことができるようになります。会議で掲げる目標や難易度なども、その都度社員の意見を取り入れながら見直すことができ、業務効率化の最適化を図ることができます。そして、形骸化しやすい業務効率化も、会議の回を重ねるごとに、達成度の進捗が共有でき、モチベーションの維持に繋がるのです。
4.リーダーを任命して進める
組織で業務効率化を進めるにあたり、個人の意識の向上を図るために、チーム内でリーダーを任命します。チームのリーダーがすべきことは、業務効率化による改善の方法を、行動で示すことです。全社で掲げた目標の達成につながる「行動」を自ら理解し、それを具体的な行動に落とし込んで、目標の達成に必要な仕組みづくりを考える役割です。このような人材を各部署で選任することで、業務効率化を大きな組織でも安定的に実施することができるようになります。
組織の業務効率化は継続的に行いましょう
業務の効率化は全社的に全ての部門で行われるべきことですが、組織全体の意識が同じ方向を向いていることが最も重要で、そのためにはしっかりと情報の収集・分析を行う必要があります。全社的な課題を確実に洗い出し、社員で共有することが必要です。そして業務効率化において最も重要なことは継続的に施策を実施することです。社員に積極的な参加を促す仕組みを作ることで、会社の掲げた目標に向い続けることができるのです。