働き方改革や新型コロナウィルスの影響で職場の環境の変化も著しい昨今では、働き方の多様化進み、社内コミュニケーションが希薄になってしまうことが課題となっています。
これまでの企業では、社内コミュニケーションの活性化より個性や個人の能力向上に重きが置かれていたこともありました。しかし、時代が変わり「生産性向上」が経営者の中で重要視されるようになってからは、社内コミュニケーションの活性化に力を入れ、施策を講じる企業が増えています。
社内コミュニケーションの活性化により、業務を円滑化やトラブル防止、社員の定着にも役立つことがわかってきています。
この記事では、社内コミュニケーションとはそもそもどのように活性化させるのか何が重要なのか、そして実際に効果が得られた社内コミュニケーション施策を徹底解説します。
コロナ禍によって変化した社内コミュニケーションとは？
社内コミュニケーションというと、社内で仕事の情報に関するやりとりが活発に行われていたり、役職や世代を超えて、立場が異なる社員同士でも共通の話題で盛り上がる、というイメージが先行しがちです。
しかし、実際には「縦」「横」「斜め」「全体」という4つの方向でのコミュニケーションがあることを理解し、それぞれを活性化させることが重要となります。4つの方向でのコミュニケーションとは、上司部下間の「縦のコミュニケーション」、同僚間の「横のコミュニケーション」、部署を跨いだ「斜めのコミュニケーション」、全社一丸となって取り組む「全体のコミュニケーション」のことです。
普段の業務上のやり取りも、何気ない雑談も、社内コミュニケーションです。社内コミュニケーションには、社員同士で行うミーティングや、上司と部下での1対１面談、社内イベントなど、様々な形がありますが、新型コロナウイルス感染対策や働き方改革の一環として、テレワークを導入する企業が増えてきたために、社内で直接会話をする機会が減り、オンライン上でのコミュニケーションが重要となってきています。
例えば、リモートワークなどで今まで当たり前だった顔を見ながらの対面コミュニケーションが難しくなり、ビジネスチャットやビデオ会議などのオンラインツールを使うことが増えました。その他にも、社員のモチベーションの維持や、多様化する働き方改革を進めるために、社内の広報や、社員同士の社内コミュニケーションの支援を行うことが必要になってきています。
社内コミュニケーションの重要性とは？
働き方改革によって、テレワークやフレックスタイムなどの独自の勤務体制を取り入れる企業が増えてきました。働きやすい環境が手に入るというメリットがある反面、コミュニケーションについては以前と比べて希薄になってしまう傾向が課題となっています。
社内コミュニケーションは、企業や組織が目標を達成するために不可欠な要素ですが、一体何が重要なのでしょうか。社内コミュニケーションの重要性を徹底解説します。
⒈情報共有の活性化
社内コミュニケーションを通じて、社員は組織の目標や戦略、仕事上の情報を共有し、組織全体が同じ方向を向いて働けるようになります。情報がスムーズに共有され、社員同士でフォローし合う体制が整います。活性化により、意思疎通にかかる時間や心理的な抵抗が軽減され、情報共有が円滑に行われるようになります。
⒉チームワークの向上
社内コミュニケーションを通じて、社員は協力し合って仕事をすることができ、チームワークが向上します。社内コミュニケーションが良好な企業では、風通しがよく、上下関係に縛られずに意見やアイデアを出しやすい傾向があります。
⒊モチベーションの維持
社内コミュニケーションを通じて、自分が組織にとって重要な存在であると感じ、モチベーションが向上します。社員同士が助け合い、安心して働く事のできる環境は、離職率の低下に役立ちます。
⒋業務の効率化
社内コミュニケーションを通じて、意思疎通の不足によって起こるミスを防ぎ、効率良く業務を進める事ができます。トラブル発生時でも、普段のコミュニケーションから良好な関係を築いていれば、すぐに協力し合って問題を解決する事ができます。
実際に効果のあった社内コミュニケーション5つ
社内コミュニケーションと聞くと、社内レクリエーション、食事会、研修などが思い浮かぶかと思いますが、実はもっとたくさんのコミュニケーションがあるのです。では、実際に効果の認められた施策をご紹介します。
1. トップとの直接対話
企業で働くものとしては、会社のトップが何を考え、どのような想いで会社経営をしているのか気になるところです。また、普段接する機会のないトップに直接話しかける機会を設けられるのは嬉しいことです。
さらに1on1であれば、対面でもテレワーク中でも簡単に取り入れることができます。
ただし、目的を決めずに1on1を取り入れても話しづらい社員もいますので、「今日はこんなテーマで話しましょう」「今日は業務外の何でもない話をメインにしよう」など事前に決めておくとスムーズです。
モチベーションアップにも繋がりますし、会社に一体感が生まれやすくなります。
2. 社内研修
様々なタイプの研修がありますが、研修の主な目的は、研修の内容によるスキルアップよりも、同席した人同士のコミュニケーション推進が狙いです。新しい取り組みに積極的に挑戦することで、失敗を恐れず、変化を楽しみながらチャレンジする気持ちが芽生えるでしょう。初めは上手くいかずとも、様々な意見を取り入れながら改善サイクルを意識して挑戦し続けると、次第に協力してくれる仲間が増え、自然とコミュニケーションが活性化する事もあります。
また、研修のテーマに「コミュニケーション」を据える事により、より深い成果を出している企業もあります。
3. 部署を跨いだプロジェクト
部署を横断してプロジェクトを立ち上げたり、社内の働き方改革を推進するチームを結成などが行われています。部署も年代も違う社員で同じ経験をすることで、社内の一体感を作れます。
また、CSR推進やダイバーシティ推進など社会と繋がりのある活動を立ち上げれば、社員の意識を高めることにも繋がります。
4. レクリエーション
レクリエーションは、BBQ大会、スポーツ大会、ゲーム大会など様々です。普段の仕事とは違う一面を確認し合うことができて、一つのことをみんなで達成するという経験を共有することで一体感が醸成されます。今までは、大勢でワイワイするという形態のコミュニケーションが主流でしたが、近年のコロナ禍の影響や若者の働き方のニーズを考えると、休日を使うレクリエーションよりも、会社の補助金が出る食事会やパーティ形式の企画などが人気のようです。
⒌グループウェアの導入
コロナ禍以降にグループウェアの中でもビジネスチャットを導入する企業が急増しています。リモートワークが増えたことで、同じフロアにいなくても社員同士のスケジュールや業務の進捗管理、Tod管理や会議室予約などの機能を1か所に集めたビジネスチャットで円滑なコミュニケーションがとれるようになります。
最近のグループウェアには社内掲示板やチャット機能、社内SNSが搭載されている場合が多いです。
グループウェアを見れば、会社や業務に関する情報が常に手に入るという点ではテレワークにも適しています。
社内コミュニケーションに効果的なおすすめツール2選
上記でご説明したグループウェアの中でも、おすすめなビジネスチャットツールを2つご紹介します。
⒈日常で利用するLINEのビジネス版で使い勝手も一緒「LINE WORKS」
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供する「LINE WORKS」は、なじみのあるコミュニケーションアプリ「LINE」と同じ使い勝手のビジネスチャットです。面倒なセットアップや操作研修も不要なこと、ユーザーの教育も必要なく、導入したその日から誰でもすぐに使えることが最大のメリットです。
LINEと同じ使い方で、友だちとして追加してもらうと、繋がることができます。 BtoC営業の場合、お客様がなかなか電話に出てくれない、メールの返事がこない時に、LINEで繋がることで連絡を取りやすくなることが人気の秘訣です。
タスク管理も簡単にでき、チームで専用カレンダーを共有し、スケジュールの確認やタスクの振り分けなどができます。
スマホやPC操作が苦手だが、LINEなら操作できるという社員が多い企業や、BtoC営業が多い「小売・サービス・物流・建設業」など、スマホがメインな職場環境には便利なツールです。
個人向けLINEとは違い、 LINE WORKSでのすべての通信は暗号化されているため安全に通信可能です。システムのセキュリティも24時間365日専門のスタッフが監視しています。スマートフォンでの利用を考慮し、リモートコントロール機能も完備しています。
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
⒉独自の横断検索技術が人気オールインワンコラボレーションツール「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供する「Tocaro（トカロ）」は、組織で働くビジネスマンがより効率的に働くことをサポートすることを目的として自社開発したビジネスチャットツールです。仕事に必要なあらゆる情報を、簡単かつ安全に共有するための様々な機能が満載で、業務の依頼や仕様変更など重要な連絡を見える化して、業務の抜け漏れや遅れを防ぎます。
独自の大量のデータの中から必要なデータを簡単に見つけ出す優れた検索機能が特徴で、検索したいワードを入力すると、メッセージや共有されたファイル全てを検索し、必要な情報を探し出せます。社内で様々なツールを同時に使用していると、必要なデータを見つけるためにツールごとに検索を行わなければいけなくなりますが、一度の操作で横断的に検索できるのは、メッセージ機能とファイル共有機能を一つのサービスで提供しているからです。
金融レベルの高セキュリティが人気の秘訣で、IPアドレス制限・モバイル端末制限・機能制限・ユーザー権限など、多くのセキュリティ機能を組み合わせることで、あらゆるセキュリティ問題・社内ルールの壁を乗り越えて、利便性を損なわずに安全なコミュニケーション環境を構築します。 また、世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツールです。
その他にも、『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』などを装備しています。
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
社内コミュニケーションの活性化は企業成長に繋がる
社内コミュニケーションは直接的に業務と関係ないことが多いので疎かにされがちな取り組みですが、社員のモチベーションにも直結しやすく、企業の生産性に及ぼす影響は想像以上に大きいのです。コロナ禍でリモートワークを取り入れる企業が増えて、改めて社内コミュニケーションの大切さに気づいた企業が多いことでしょう。
また、社内のコミュニケーションが活発化されている企業は「働きやすそう」という口コミが発生し、会社のイメージが向上し、社員の離職防止にも役立ちます。
「縦」「横」「斜め」「全体」と社内コミュニケーションのどこの部分に問題があるのかを分析して、効果を見込める施策を講じましょう。効果的なビジネスチャットの導入もおすすめです。
