働き方の多様化に伴い、導入する企業が増え続けているビジネスチャット。特に、コロナ渦で急増したリモートワークのシーンでも活用されています。
ビジネスチャットは、チャット以外にもタスクやファイルの管理、音声・ビデオ通話など仕事を効率的に行うための多くの機能が備わっているツールが多いです。 一方で、今までメールや電話でやりとりを行っていたので、ビジネスチャットで情報共有を行うメリットがわからず、ツールを導入するか悩んでいるといった方も多いのではないでしょうか。
今回は、なぜビジネスチャットツールを導入する企業が増え続けるのかを、ビジネスチャットを導入するメリットを解説しながらご紹介していきます。
ビジネスチャットを導入する目的は？
そもそもビジネスチャットとは、どんなツールなのでしょうか？ビジネスチャットは、ビジネスシーンで活用しやすい機能が充実し、個人用のチャットツールでは不足している管理機能やセキュリティ対策が強化されているコミュニケーションツールのことを指します。
企業がビジネスチャットを導入する目的は、「コミュニケーションの活性化」と「業務効率化」です。
ビジネスチャットは、基本的にテキストベースでのコミュニケーションとなりますが、その際にはメールのように導入部分や件名、署名を記載したり、メールを送る相手のメールアドレスをその都度選択する必要がありません。
個人向けSNSのように気軽にコミュニケーションを取ることができるので、従業員同士が活発にコミュニケーションを取ることができたり、用件を伝える以外の時間を削減できます。
そして、プロジェクト内で共有したいデータを全員が閲覧、編集できたりそれぞれのタスクを確認することができる点も業務効率化に貢献できるので、導入を図る企業が多いのです。
ビジネスチャットを導入する7つのメリット
コミュニケーションの活性化と業務を効率を上げる効果があるビジネスチャットですが、ビジネスチャットを導入すると、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか？
1. 場所や時間に関わらず、コミュニケーションを取ることができる
ビジネスチャットは、メンバー同士が離れた場所にいても、チャット内で会話をすることができます。
オンタイムでのコミュニケーションはもとより、勤務時間が異なる場合でもチャット上にメッセージを残しておけば、いつでも閲覧することができます。
まさに、働き方の多様化が進む現代に求めているコミュニケーションの形と言え、テレワークで社内のコミュニケーション不足に悩む企業にうってつけです。
2. 「メール」よりも気軽に迅速なコミュニケーションを取ることができる
メールだと、相手のメールアドレスや件名、マナーとなる書き出しの文章などを入力する必要がありますが、ビジネスチャットならば用件を入力するだけで良いため、コミュニケーションのスピードがはるかにアップします。会話をするようにメッセージを送りあうことができるため、ひとつのメッセージの作成や確認にかかる時間も少なくてすみます。
ツールによっては、個人向けSNSのようなスタンプのイラストで即座にリアクションを示すことができる機能や既読機能もあるので、すぐにメッセージを入力して返信できない時にも相手に感謝を伝えたり、理解している意思を示すこともできます。
3. チャットとビデオ機能の併用でコミュニケーション不足を解消できる
ビジネスチャットはネーミングのとおり、メインで使用するのはテキストによるチャットでやり取りするシーンが多くなりますが、ツールによってはビデオ機能やマイク機能を使用することができます。
社員全員がテレワークとなっていてなかなかコミュニケーションを取る機会が持てない場合でも、ビデオ通話やWeb会議でやりとりができれば、相手の表情もわかりやすく、相手の伝えたいことを汲み取りやすくなります。コミュニケーションの不足を解消できる役割も果たせます。
4. メッセージを誤送信してしまっても、あとから編集・修正・削除することができる
メール送信をする際に宛先や誤字・脱字、ファイルの添付忘れなどをしてしまった際、後からお詫びとともに再送をするしかありません。
しかし、ビジネスチャットであれば、一度送信した内容を後から編集・修正、削除することが可能です。この機能によって相手に誤解を招くことや不快な思いを与えてしまう機会はぐっと削減することができ、円滑なコミュニケーションに貢献してくれます。
エビデンスとして文章で残したい場合は、「メール」でも送っておいた方がベストです。
5. グループ機能の活用で、チーム全員で同時に情報やタスクを共有できる
ビジネスチャットにはグループ機能があります。こちらは社内外関係者をメンバーにすることができるので、メンバー全員に対し同時に情報を伝達することができたり、共有したいデータをまとめてグループメンバー全員が共有することできます。
リモートワークやサテライトオフィスなどでチームメンバーが社内にいない場合でも、グループチャットであれば会話に近い感覚でミーティングや情報共有ができるので、多様化した働き方への対応も可能です。
この情報を知らない人がいた、伝達漏れあった、ということが防げたり、メンバー同士のタスク管理もできるので、業務をより正確に進めることができたり、スピーディなコミュニケーションに役立ちます。
6. 情報が記録され、必要な情報検索が簡単にできる
ビジネスチャットは、チャットの内容もデータも記録しておけます。チャット上での連絡内容を再度確認したり、共有したデータを閲覧したい時には、その情報を簡単に検索することができます。
電話やオンライン会議では聴き漏れてしまうことや記録していなかったことでも、チャットならば後からでも簡単に辿ることができるので、この機能にも業務の正確性を高められるというメリットがあります。
メールだと、迷惑メールや他社からのメールマガジンなど、業務と関係ない情報がメールボックスに溢れ、業務効率を落としますが、ビジネスチャットは、招待したメンバーでのグループとなっているため、まったく業務に関係のない情報が紛れ込んでくることはないのです。
7. 高いセキュリティ対策で情報漏えいのリスクが軽減できる
ほとんどのビジネスにはインターネットが欠かせなくなっていますが、インターネット上で取り扱う情報には機密性が高く、セキュリティを心配する必要があるケースも多々あります。
ビジネスチャットでは、個人が使用するチャットツールではカバーできない範囲までセキュリティ対策が講じれています。管理者によるアカウント管理の元、データの暗号化やIPアドレスの制限など高度なセキュリティによって情報漏洩の防止が可能です。専門性が高い情報や個人情報を取り扱う等、必要なセキュリティが最適化されたツールがありますので、それぞれの業種に合わせたツールを選択することができます。
おすすめビジネスチャットツール3選
上記でご説明したメリットを生かせるおすすめのビジネスチャットツールをご紹介します。
1. office 365を導入している企業は追加コスト不要「Microsoft Teams」
Microsoft Corporationが提供している「Microsoft Teams」は、マイクロソフトのグループウェア「Office365」に組み込まれているサービスで、「Office365」との連携が最大の特徴です。共有のワークスペースにファイルなどをまとめられるので、場所に制限されず仕事をしたり、チームとチャットが行えます。
Word、Excel、PowerPoint、SharePointなど組み込みのOffice 365アプリでファイルの共同作業が行えるため、業界を問わず、さまざまな企業で導入・活用されています。Office製品は世界的なシェアがあるので、多言語(40言語)に対応しており、グローバルな企業には特に支持されているようです。
Microsoft Teamsサービスサイト : https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software
2. 集計機能や労働時間・コミュニケーションの解析機能有り「Talknote」
Talknote株式会社の「Talknote」は、コミュニケーションの最適化だけでなく、組織文化の醸成や浸透を行うことのできるカルチャーマネジメントツールです。
ビジネスチャットとしての基本機能の他、「HR機能」と呼ばれる独自AIでコミュニケーション状況を把握・分析することができるのが特徴です。例えば、アクセス時間や投稿量などの利用データを解析することで、組織への関心度、仕事への積極性など業務意欲を数値化でき、オーバーワークを検知してメンタルヘルスケア不調を未然に防いだり、離職を未然に防いだりすることも可能になると期待されています。関連するメンバーのみが参加するグループでコミュニケーションを行ったり、タスクを依頼し期限を設け、「誰に」「どんな」業務を依頼したのか一覧で管理が可能です。
Talknoteサービスサイト : https://talknote.com/
3. 独自の横断機能検索技術でデータの検索が簡単「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズがサービスを提供する「Tocaro」は、金融機関レベルのセキュリティ、2,000社以上の利用実績を誇るビジネスチャットツールです。仕事のプロセスを可視化し、チームの生産性を高める、ただ１つのツールです。
特徴は、『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』などを装備しています。独自の検索機能によって、共有されたデータやファイルを後から検索で探し出せない問題を克服し、グループ、データ形式を問わず必要な情報を見つけ出せるようにしています。
世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツール。金融機関レベルのセキュリティなので、安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
導入の際は、目的に合わせたメリット・デメリットの確認を
ビジネスチャットはメールと比べ、情報共有の気軽さや簡単さ、複数人と同時にコミュニケーションを気軽に取れる、高度のセキュリティ下で利用できるなどのメリットあります。
しかし、もうメールは使わなくなると言うわけではなく、送信する対象や内容、状況によってメールとチャットを適切に使い分けるのが重要です。
ビジネスチャットツールは、社員が教育なしで使いこなせるツールであるとコストを抑えられ素早い浸透に繋がりますので、メリット・デメリットをよく検討した上で、導入することが大事です。
