安否確認が出来るおすすめビジネスチャット3選

コロナウイルスが世界中に広がる中、多くの企業では感染症拡大防止のためにリモートワークやテレワークを推進し、急速に実践されています。働き方が多様化する一方で、今まで当たり前に対面で社内コミュニケーションをとっていたのが難しくなってしまったという新たな課題が出てきました。

そのためビジネスチャットを導入する企業が増えています。ビジネスチャットとは、社内でのコミュニケーションを行うための重要なツールとして活用されています。タスク管理やプロジェクト管理、ワークフローなど業務を効率化する機能も満載です。

業務効率化に繋がる機能以外でも、安否確認出来る機能が注目されています。昨今、地震や非常事態において、社員やその家族の安全を確認することは、企業にとって必要性の高い取り組みと考えられるようになってきています。

この記事では、企業における安否確認の必要性や安否確認機能のあるビジネスチャットツールをご紹介します。

企業による安否確認システムの重要性を再認識した東日本大震災

企業は、事業継続や危機管理の観点から社員や家族の安否を確認し把握する責務があります。阪神・淡路大震災の頃から、企業向けに開発された安否確認システムが続々と登場しましたが、時が経つにつれて被災の記憶が徐々に薄れ、安否確認システムを積極的に導入する企業は限られていました。

しかし、2011年3月の東日本大震災で導入する企業が急増しました。地震と津波による大災害となった東日本大震災では、社屋が津波に流されて社員の連絡先を含むあらゆる情報が消失し、社員やその家族の安否を確認する手段がなくなってしまったという企業がたくさんありました。その経験から、危機感を抱いた企業の間で、安否確認システムの重要性が認識されるようになったのです。

そして、コロナによって在宅ワークが推進されており、勤務の多様化が一般的になってきました。もし災害が起きた場合は、出社していたころよりも状況把握が難しいと言われていているので、安否確認システムが注目されています。

企業による安否確認で確認すべきこと3つ

企業は安否確認する際に、以下の3つのことを確認する必要があります。

⒈社員の状況

まず社員が、無事なのかという確認が必要です。早急に、全員の安否を迅速に確認し、状況を把握しなくてはなりません。社員もすぐに連絡に応答できるよう、日ごろから災害時に取るべき手順の認識をすり合わせて置くことが重要です。通勤時、勤務時、自宅で‥など、いつどこで災害に巻き込まれるのかわかりません。色々とシュミレーションをして、しっかりと確認しましょう。

また、連絡手段を決める場合は電話はつながらない可能性があるため、電話以外の連絡手段も考えておく必要があります。

⒉社員の家族の状況

社員だけでなく、その家族の状況確認も早急に行うことが重要です。家族が危険にさらされている場合、出社できなかったり、すぐに退社する可能性があるため確認が必要なのです。

災害発生時の瞬間的な安否報告だけでなく、コロナなどの感染症の流行で、長期的に体調を確認したいといったニーズもあります。その際、社員や同居する家族の病状や回復状況を、定期的に確認する機能を持つものもあります。

⒊緊急時に対応できる人員の確認

大きな災害の場合は、まずは無事の把握が重要ですが、次にすぐに稼働できる人材がどれだけいるかの把握も必要になってきます。例えば、すぐに出社してダウンしてしまったサーバーの保守ができる人、プレスリリースなど社外への発信ができる人、取引先への状況報告を行えるしかるべき立場の人など緊急時に求められる人材の把握、また該当者がいない場合は代わりに行える人を素早く見つけなくてなならなくなります。災害時の状況で、どう事業を滞りなく進めていくか考えて的確な指示を出さなくてはなりません。

企業の安否確認の方法とは?

上記で、企業による安否確認の重要性をご説明しました。では、企業の安否確認にはどのような方法があるのでしょうか?代表的な4つを解説します。

電話

社員の数の多くない企業では、連絡手段の代表である電話による安否確認をおこなっている会社は多いでしょう。電話で安否確認をすると、電話口で詳細な状況が分かり、話したいことや確認事項がその場ですぐ聞くことが出来ます。

一方、同時に複数人とのやりとりができないことや、被災状況によっては電話回線の混雑によって電話が通じなくなる可能性があるということです。実際に過去の大規模震災では、数日に渡って電話は使用できませんでした。また、口頭での情報伝達になるため、感情的になり正確な情報が伝わりにくくなったり、記録が残らないのでトラブルに発展したりしてしまいます。

メール

メールでの安否確認の良さは、一斉送信が可能なため、同時に多数の社員に安否確認ができ、文章で正確な情報を伝えることができることです。

一方で、緊急時にはメールサーバーに負荷がかかり、送受信ができない、送受信に時間がかかる、情報収集が滞るなどのデメリットがあります。また、担当者が安否確認メールを送信するという作業が必要になり、担当者の被災状況によっては安否確認自体が遅れる可能性もあります。

安否確認専用システム

大企業では、独自で安否確認専用システムを導入していることが多くなってきました。メールと併用している企業も多く、安否確認の回答結果を集計してくれたり、一斉送信を自動でしてくれるなど、安否確認をおこなう側の負担が減るのがメリットです。

一方で、普段から使い慣れていないと返信に手間取ったり、そもそも使い方がわからず使えないことがあるため、事前に会社全体で予行練習をするといいでしょう。

ビジネスチャット

コロナ禍以降に導入する企業が急増しているビジネスチャットは、一斉送信と同じように使えるグループチャット機能を活用して、安否を確認することができます。メールと同様に、ネット回線を使用するため、災害時や緊急時に回線が混雑することがあり、その際は送受信が難しくなってしまうのが心配されています。

一方で、普段から使い慣れているツール企業では、緊急事態でも焦ることなく使用でき、チャット形式のため必要事項のみ送信できます。またツールによっては、既読機能があるため返信がなくても既読したかの確認が簡単にできます。

安否確認ができるおすすめのビジネスチャット3サービスを徹底解説

上記でご説明した通り、普段も利用できるビジネスチャットを安否確認に使うのがおすすめです。安否確認もできるおすすめのビジネスチャットを3サービスご紹介します。

⒈安否確認自動送信機能で担当者不在でも安心「WowTalk」

出典:https://www.wowtalk.jp/

WowTalk(ワウトーク)は、ワウテック株式会社が提供する社内コミュニケーションを活性化するビジネスチャットツールです。利用企業が1万社を超えました。社内SNSツールとしてセキュリティ対策も万全で、社員の意識統一やモチベーションアップにもつながります。また22カ国語の翻訳機能を備えているため、海外拠点への展開や海外の企業との取引など、グローバルビジネスを展開する方におすすめです。

安否確認機能を搭載していて、災害時に社員に対してメッセージを一括で送信し、「安全」「安全でない」「未回答」の3つの状態のどれに該当するのかをシンプルに振り分けることが可能です。普段から利用しているコミュニケーションツールを利用して、安否確認ができるため、確実に連絡が取れ、リアルタイムなコミュニケーションをとることができます。

また安否確認自動送信機能が追加され、気象庁より地震速報が流れた際に、あらかじめ設定した値を超えた地域に対し、自動で安否確認の通知が送られるようになりました。自動送信機能により、送信担当者が不在の場合でも対応できます。震度条件や通知内容については事前に設定が必要となるため、しっかりと確認しましょう。

WowTalkサービスサイト :https://www.wowtalk.jp/

⒉ボットが安否確認のメッセージを一斉送信「direct」

出典:https://direct4b.com/ja/

「direct」は、株式会社L is B(エルイズビー)が提供する国産ビジネスチャットです。現場をお持ちのユーザーのコミュニケーションツールとして、導入企業は3,000社を突破しました。連携する「チャットボット」で現場のRPAとなる業務の自動化・効率化を実現しています。

「現場」にフォーカスしたビジネスチャット、スマホやタブレットで活用できる機能を多数搭載しています。写真に直接指示を書き込める、現場ごとに組織を切り替えながら使うことを前提としたメンバー管理など、直感的でわかりやすい操作性のため、導入教育も必要ないところが強みです。

災害発生時には、事前に管理者が部署や拠点、確認項目を登録するとボットが安否確認のメッセージを自動で送信します。安否確認の対象となる利用者も事前に自分の部署や拠点、自宅の地域を登録しておきましょう。設定が完了することで安否確認が実施されます。 安否確認は、組織内の各ユーザーとボットとのペアトークでおこなわれます。安否確認の応答結果を集計してExcel®ファイルで出力も可能です。

directサービスサイト :  https://direct4b.com/ja/

仕事を完遂するために必要な機能を全て搭載「Tocaro」

出典:https://tocaro.im/

Tocaroは、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供する仕事のプロセスを可視化し、生産性を大幅に向上できるビジネスチャットツールです。リアルタイムチャットやプロジェクト管理機能を使って、社内のコミュニケーションを活性化できるオールインワン・コラボレーションツールです。

『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の3つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『​​API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』などを装備しています。

安否確認に特化した機能はまだありませんが、導入企業の担当者より「地震が起こった際に、チャットのやり取りを現地とすぐに行えて助かったとのこと。 チャットであれば社員もリアルタイムで確認でき、たとえ停電の影響でPCが使えずメール利用が難しくても、スマートフォンからコミュニケーションが取れるのです。金融レベルの高セキュリティレベルなので、災害時のセキュリティも安心して利用できます。

Tocaroサービスサイト:https://tocaro.im/

災害時に慌てないために普段使いしているビジネスチャットで安否確認をしましょう

日本は、地震の発生回数の割合が全世界トップクラスとなっています。今後は首都直下型地震や南海トラフ地震など、マグニチュード7以上の地震が30年以内に70%程度の確率で発生すると考えられています。東日本大震災やそれ以降の災害で学んだ事例をしっかりと確認し、これからに生かすことが重要です。企業運営における備えは、常に検討しておくべきです。

常に利用しているビジネスチャットで安否確認ができれば、操作や確認をわざわざ試さなくても慌てずに利用することができます。ぜひ安否確認はビジネスチャットで行いましょう。

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