タスク管理ができない原因と今日から出来るタスク管理のコツ

働き方改革の影響で残業時間も短縮していく中、一人でやらなければならない仕事も増えてきているのではないでしょうか。いろいろなタスクを同時進行でこなさなければならない状況もあるかと思います。そこで活用されるのがタスク管理です。

タスク管理は自分のやらなければならないタスクをすべて洗い出し、優先順位を付けて、順番にこなしていくことで、期日を守り、作業漏れを予防する効果があります。タスク管理はテクニックであり、ツールですので、どうやって運用するかは個人次第です。

社内を見渡せば、タスク管理を上手に使って仕事をこなす人と、いつも仕事に追われて仕事をしている人が居るのではないでしょうか。

タスク管理には得意な人と苦手な人に別れます。今回の記事では、タスクが管理苦手な人が、どのようにタスク管理と向き合えばよいのかについて見ていきます。

タスク管理ができない原因は苦手意識によるもの

タスク管理ができない人の多くは、「自分はタスク管理が苦手だ。」と思いこんでいる人達です。本質的にはタスク管理に苦手という認識があるだけで、やれることを避けているという状態に陥っているケースがほとんどです。

というのも、タスク管理は生まれ持っての才能や能力によって「できる・できない」が決まるのではなく、使っていくうちに使えるようになっていくものだからです。きっとこのような人たちは、飲み込みが早いひとや、ものすごい仕事量をこなす人を見て、「自分には真似できない」と思ってしまっているのです。

タスク管理が苦手だったり、できないと思っている人は、まずこの苦手意識を払拭することが大事です。タスク管理の基本を押さえて、一つ一つ順序を踏めばできるはずです。最初は時間がかかっても慣れていけばできるようになるはずです。

タスク管理ができない理由はなにか

タスク管理ができないと悩んでいて仕事が進まない人には共通の原因があります。ここからはその原因について見てみましょう。

1. 頭の中でタスク管理しようとする

人が頭の中で覚えておけることは3～5個だといわれています。10個に及ぶタスクをすべて覚えておき、それらを効率良く行うなど不可能なのです。それにもかかわらず、タスク管理が上手くできない方の多くは、自分のタスクをすべて頭の中で管理しようとするため、タスクの抜け漏れが発生し、タスク管理ができないという結果になってしまうのです。

2. タスクの捉え方が大雑把

大抵の仕事は細かい作業の集合体です。その仕事を全体で一つのタスクと捉えるか、それとも細かく細分化してできた一つ一つをタスクとして捉えるかで仕事のやり方は大きく変わっていきます。仕事を分解できれば、分解したタスクに優先順位を付けて漏れなく行うことができます。しかし、一つの大きな仕事として見てしまうと、その情報量が記憶のキャパを超えてしまい、作業のし忘れが起こってしまうのです。