仕事をしていると、何かしらミスをしてしまった経験はありませんか？例えば「メールの宛先を間違えて送ってしまった」「頼まれた仕事を忘れていた」等のミスはありがちだと思います。このような個人的な仕事のミスの場合は「メールを送る前に何度も宛先を確認する」や「タスクを記した付箋などを目につく場所に貼っておく」などの対策で解決することができます。
自分のミスは自分さえ気を付けていればある程度は防ぐことはできますが、チームでの仕事の場合、他人のミスまで気をつけて確認しながら業務を遂行することは難しいですよね。業務上のミスや抜け漏れは、チームメンバーが抱えている作業や業務の進捗をしっかり管理・共有することによって防止できるようなります。
社内でのちょっとしたタスクならそこまで問題にはなりませんが、社外の取引先も巻き込んだプロジェクトの場合１人のちょっとしたミスが大きな損失に繋がることも考えられるため、しっかりとタスク管理すべきなのです。
この記事では、タスク管理・進捗管理のメリットやおすすめのツールを徹底解説します。
なぜタスク管理・進捗管理ツールが注目されているのか？
近年、タスク管理を簡単に行えるツールが数多く登場しています。タスク管理ツールは、メールやファイルストレージのように「無いと仕事ができないツール」というわけではありませんが、なぜ多くの企業が導入しているのでしょうか？主な理由として2つ考えられます。
・残業時間を削減し、業務効率化のため
長時間労働の問題が重要視され、企業は社員の負担を減らすために様々な方策を考えなくてはなりません。その上で、より迅速かつ正確に業務を遂行できるツールが求められるようになったのです。
・同じオフィスにいなくても、進捗管理ができるようにするため
スマートフォンやタブレットの普及により、外出中にも進捗管理がしやすくなりました。特にテレワークの急速な普及で、オフィスにいなくてもタスクを管理し情報を共有できる環境が今まで以上に求められるようになりました。これらの要因から業務における様々なタスクを一括管理でき、どこにいてもアクセスできるタスク管理ツールの需要が高まったのだと考えられます。
タスク管理・プロジェクト管理・進捗管理ツールの違いとは？
「タスク管理」に似た用語として「進捗管理」「プロジェクト管理」という言葉があります。この３つの言葉の違いをご存知でしょうか。
「タスク管理ツール」とは、個々が抱える小さな作業や課題を指し、プロジェクト毎の進捗、メンバー作業状況、課題、個人TODOなど、プロジェクトの状況を把握するための機能を兼ね備えたツールのことです。
「進捗管理ツール」とは、プロジェクト全体の進捗、各工程、タスクが予定に対してどれくらい進捗しているかを確認するツールです。
「プロジェクト管理ツール」とは、想定された目標達成のために組まれたチームや計画の内容を管理することで、その中には個々のタスクも含まれます。特定のプロジェクトごとに、タスク・スケジュール・工数・コスト等を可視化できるツールです。
例えば、「自社の新製品を開発・発売しよう」というのがプロジェクトだとすると、新製品を企画するためのアイデア出しだったり、新製品の販売戦略を考えるために過去のデータを集計するなどといったプロジェクトにまつわる細かい業務のすべてをタスクと呼びます。プロジェクト管理者が、常に全体の状況や進捗を把握し、実際に業務を行うチームメンバーの業務進捗を管理します。
プロジェクトとは個人のタスクの集合体なので、プロジェクトを成功に導くにはタスク管理・進捗管理が必要不可欠なのです。
タスク管理ツール導入のメリットとは？
タスク管理ツールは、導入すると業務効率向上のためのメリット５つをご紹介します。
１）たくさんのタスクを効率よく管理できる
タスク管理ツール上では、複数のタスクを同時に管理できます。多くのタスクが発生しても混乱することなく担当者の割当てや納期設定などができ、チーム全体のスケジュール管理がしやすい点が大きなメリットです。
２）仕事の全体像が把握できる
３）進捗状況を分かりやすく可視化
タスク管理ツールではチャートやグラフなど、進捗状況を分かりやすく視覚化できる機能があります。どのタスクがどの程度進んでいるのか、どのメンバーがどのタスクを完了したのかなどの情報が視覚的に分かりやすくレイアウトされるので、その都度処理すべきタスクの優先順位が付けやすくなっています。
４）残業時間が短縮できる
５）マネジメントが簡単になる
タスク管理におすすめな進捗管理ツール5選
タスク管理がしっかりできるおすすめの進捗管理ツール５選をご紹介します。
1. 仕事上のコミュニケーションを円滑にする国産ツール「Chatwork」
Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」は、日本発のビジネスチャットです。ビジネスチャットだけでなく、チームのタスク管理ツールとしても利用でき、業務に関わっているメンバーをチャット内に招待すれば、チームでお互いのタスクを作成・編集することができるため、自分のタスクの把握や、相手に仕事を依頼する時にも利用することが可能です。
作成されたタスクを完了させるとチャットに通知が飛び、チャット内にいるメンバー全員に知らせることができます。ビジネスチャットがメインのツールなので、チャットでのコミュニケーションやファイル共有にも優れています。
Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/
2. ビジュアル重視！カードでタスク管理する感覚「Trello」
アトラシアンがサービスを提供している「Trello」は、ユーザー数が世界で2000万人と業界では１番多く利用されているタスク管理ツールです。グーグルやコストコなど世界的な大手企業も導入しています。ホワイトボードにリストを貼り付けるように、リスト内のカードにタスクを登録していきます。画像や動画を貼り付けることもでき、ビジュアルが明確で操作が簡単、タスク管理が捗りそうです。
人気の秘訣は、無料で全ての機能が使えることです。同じボードを利用できる人数に制限がなく、タスク管理ツールをお試ししたい方はます使ってみましょう。
Trelloサービスサイト :https://trello.com/ja
3. 慣れてない人でもすぐに使える操作性◎「Asana」
Asana, Inc. がサービスを提供している「Asana」は、料金や機能面が平均的なタスク管理ツールで、企業で初めて導入する場合は特におすすめです。あまりこのようなツールに慣れていなくても、すぐに慣れるように作り込まれており、カンバン形式やリスト形式を選べるなど、自身が使いやすいようにカスタムすることが可能です。
様々な種類のプロセスやプロジェクトの管理が可能で、プロジェクトのすべてを視覚化して確認できるタイムライン機能を使えば、綿密な計画をチームのメンバーと共有することができます。
サービスサイト：https://asana.com/ja
4. 進捗管理に特化！必要最小限の機能だからすぐ使える「Group Task」
ピーアールジャパン株式会社がサービスを提供している「Group Task」は、チームの仕事の進捗管理に特化したツールです。メンバーの選択、タスクの依頼、進捗報告依頼などがシンプルな画面で簡単に進みます。グループ内の各メンバーが作業中かそうでないか、また作業中の場合はどの作業をしているか、Group Task上の閲覧履歴から分かるようになっています。依頼されたタスクが期日順に並ぶため、ToDoリストが自動的に作成されている状態になり、わかりやすい点が人気です。
その他にも仕事を「見える化」するための機能が充実しています。
サービスサイト：https://grouptask.biz/
5. タスク管理とビジネスチャットが一体化した「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社がサービスを提供している「Tocaro」は、各チームメイトがどんな作業を抱えていて、いつ締め切りかを把握できる基本的なタスク機能はもちろん、それらを可視化し直感的に把握することができるので、どのような経緯や背景でその作業が必要になったかが一目でわかるツールです。”対話” ”共有” ”検索”を3大柱とし、結果につながるチームワークを実現します。
ビジネスチャットツールでありながら、タスク管理機能を始めとし、ビデオ会議機能、Box®連携機能などを装備する高い機能性が特徴で、金融機関レベルとも言われるセキュリティの高さも、安心して利用できるポイントになっています。
サービスサイト：https://tocaro.im/
進捗管理をツールに任せて、業務効率化を目指しましょう
プロジェクトの管理方法に悩まれている管理職の方、いまいちメリットが理解できずツールの導入に踏み切れていなかった方、Excel管理を卒業したい方、ただツールを導入すれば課題が解決するわけではありません。まず無料プランを試した上で、最も適したツールを導入することが重要です。
ぜひ進捗管理をタスク管理ツールを活用して、業務効率化を目指してみましょう。
