企業にとっての社内コミュニケーションがうまくいっている場合は「社員同士がお互いの強み・弱みや特徴を理解し合い、それぞれの持ち味を業務や成果に結びつけている状態」です。仕事での人間関係なので、社員同士のおしゃべりが多く、仲良しであることが良いコミュニケーションではないのです。社内コミュニケーションが活発になることで、企業の業績にプラスの影響が出ている状態が1番の理想だと言えるでしょう。
長く続くコロナ過において、テレワークやオンライン会議の増加などで働き方の変化を求められる中で、「社内コミュニケーション」を課題にしている企業は増加傾向にあります。
この記事では、社内コミュニケーションの重要性や、コミュニケーションが抱える課題、おすすめのツールをご紹介します。
コロナ禍で変化した社内コミュニケーションとは？
社内コミュニケーションとは、企業内で行われる社員同士のコミュニケーションのことを指します。社内コミュニケーションは、企業内でのプロジェクトやタスクの進捗管理、問題の解決、意思決定などに欠かせないとても重要なものです。個々のスキルや知識を共有したり、チーム間での信頼関係を構築することで、効率的かつ円滑なビジネスプロセスを実現することができるのです。企業業績にも関係することから、近年は社内コミュニケーションを活性化させるために、企業が力を入れています。
新型コロナウイルスの感染拡大防止に伴い、多くの企業はテレワークやリモートワークを導入し、社内コミュニケーションも変化しました。
例えば、リモートワークなどで今まで当たり前だった顔を見ながらの対面コミュニケーションが難しくなり、ビジネスチャットやビデオ会議などのオンラインツールを使うことが増えました。その他にも、社員のモチベーションの維持や、多様化する働き方改革を進めるために、社内の広報や、社員同士の社内コミュニケーションの支援を行うことが必要になってきています。
社内コミュニケーションの方法とは？
社内コミュニケーションの方法はたくさんあり、企業の規模や文化、働き方などによって異なります。また、コロナ禍の影響により、オンラインでのコミュニケーションも重視されるようになってきています。基本的な社内コミュニケーションの方法を6つご紹介します。
⒈ 会議
社員が集まって議論し、情報を共有するための方法。企業の規模によりますが、毎日朝礼を行う会社も多いです。会議では、業務進捗の確認や、各部門からの社内共有などを行うことが一般的です。
⒉ メールやチャット
離れた場所にいる社員同士でもすぐにコミュニケーションを取るための方法。以前はメールがビジネスのコミュニケーションの基本でしたが、ここ数年で気軽に利用できるビジネスチャットが人気になっています。
⒊ 社内SNS
社員同士が情報を共有し、交流するためのプラットフォーム。社内限定のSNSや掲示板にすれば、プライベートと完全に切り分けることができます。休日に会社の情報を見ないよう、オンオフをはっきりさせることが可能です。
⒋ ニュースレターや広報誌
組織の最新情報を社員に配信するための方法。事業の実績や、業界ニュース、社員の誕生日のお知らせや社員インタビューなど、社内報で定期的な情報共有を行い、社員同士の話題のネタにもなります。
⒌ 社員同士の交流会
社員同士の親睦を深め、社内の雰囲気を良くするための方法。社員全員が参加できるイベント、部署ごとや趣味などの少人数のカテゴリーで分かれて行うものなど様々です。コロナ禍で開催が難しくなっていましたが、最近は少人数で行う交流会は復活しつつあります。
⒍ ビデオ会議
リモートワーク時に役立つ手段。チャットばかりだと相手の表情などが分からないため、たまにはしっかりと時間を決めてビデオ会議で顔を合わせましょう。
社内コミュニケーションの重要性とは？
働き方改革によって、テレワークやフレックスタイムなどの独自の勤務体制を取り入れる企業が増えてきました。働きやすい環境が手に入るというメリットがある反面、コミュニケーションについては以前と比べて希薄になってしまう傾向が課題となっています。
社内コミュニケーションは、企業や組織が目標を達成するために不可欠な要素ですが、一体何が重要なのでしょうか。社内コミュニケーションの重要性を徹底解説します。
⒈ スムーズな情報共有
社内コミュニケーションを通じて、社員は組織の目標や戦略、仕事上の情報を共有し、組織全体が同じ方向を向いて働けるようになります。情報がスムーズに共有され、社員同士でフォローし合う体制が整います。
⒉ チームワークの向上
社内コミュニケーションを通じて、社員は協力し合って仕事をすることができ、チームワークが向上します。社内コミュニケーションが良好な企業では、風通しがよく、上下関係に縛られずに意見やアイデアを出しやすい傾向があります。
⒊ モチベーションの維持
社内コミュニケーションを通じて、自分が組織にとって重要な存在であると感じ、モチベーションが向上します。また、職場に対する満足度が高ければ、職場の人間関係などに悩んで退職する人は少なくなるでしょう。
社内コミュニケーションが抱える課題とは？
社内コミュニケーションは企業活動において重要と考えられている一方で、社内コミュニケーションには課題も多くあります。ここでは、いくつかの代表的な社内コミュニケーションの課題をご紹介します。
情報が平等に伝達されない
社内の情報は、組織の構造や人々の関係によって、不平等に伝達されることがあります。これは、組織全体の意思決定に悪影響を与える可能性があり、また人間関係を複雑化することになります。
顔を合わせる機会が少なく気軽に雑談する機会が少ない
働き方の多様化により、社員同士が直接社内で顔を合わせる機会が少なくなり十分な社内コミュニケーションが取れなくなってきています。テレワークや在宅勤務、時間差出勤などでオフィスにいる時間が少ないと、どうしてもコミュニケーションの場は減ってしまいます。チャットやオンライン会議でやり取りはしていても、オフィスのように気軽に会話や雑談をすることは簡単ではなくなっています。
社員が社内コミュニケーションに積極的ではない
企業内で社内コミュニケーションの活性化に取り組んでも、社員があまり積極的でないこともあるでしょう。チャットやメールでのやり取りはあっても、直接会話をすることに抵抗がある人は増えていると言われています。また、部署内でコミュニケーションが取れていても、経営層や部門外の人とのコミュニケーションに壁を感じている人もいます。仕事上必要な会話だけに留まると、社内コミュニケーションの効果も生まれにくくなります。
業務効率化により社内コミュニケーションは無駄だという雰囲気がある
残業やコストの削減などによって業務効率化を進める企業が多くなっていますが、その結果社員は限られた時間で業務をこなさなければならなくなるため、以前のように雑談をする時間をあまり持てなくなってきています。長時間の会議や打ち合わせ、部署内の飲み会もムダという意識が強くなりすぎて見直されているため、社内コミュニケーションが減少してしまっています。無駄だと思われるような雑談のなかにも、業務の水準を高めるヒントを生み出す可能性が十分にあるのです。そのため、あえて余裕を持って雑談をして、社内コミュニケーションを大事にする環境が大事です。
社内コミュニケーションを促進する3つの方法とは？
コロナ禍で、働き方が多様化した中でどのように社内コミュニケーションを促進したら良いのでしょうか？基本的な3つの方法をご紹介します。
⒈ オンラインでの会議や打ち合わせを定期的に行う
テレワーク中いつでも連絡を取れると思っていても、社内で対面で雑談していたほど気軽には社内コミュニケーションはできないものです。そのためにも、負担にならない程度にオンライン上で顔を合わせることはとても重要なのです。
仕事のモチベーションを保つためにも、定期的に部署内などでオンライン会議を行うといいでしょう。リモートワークで、誰とも話さずに黙々と業務を行っていると孤独を感じやすくモチベーションが下がることが分かっています。
⒉ チャットやビデオ会議などを使った社内コミュニケーションツールを導入する
コロナ禍以降、社内コミュニケーション活性化のためにビジネスチャットを導入する企業が急増しています。社内社外の打ち合わせも、zoomなどのビデオ会議ツールを利用することが当たり前になってきています。
ビジネスチャットツールの多くは、ビデオ会議機能を搭載しているのでビジネスチャットを導入すれば、チャットやビデオ会議、どの他にもプロジェクト管理など社内コミュニケーションの効率化に繋がる機能が多く搭載しているためおすすめです。
⒊ チームごとに共有するサイトやファイルを活用する
部署やチームで業務をすることが多い企業では、できる限り情報を共有するようにしましょう。社内サーバーに情報を都度アップしたり、進捗状況がわかるようにしておくと社内コミュニケーションが取れやすくなります。
社内コミュニケーションを円滑にするITツール３サービスとは？
上記の社内コミュニケーションを促進する方法でもご紹介した「社内コミュニケーションツール」を3サービスを徹底解説します。
⒈ GoogleやDropbox、Twitterなど外部ツールと連携でき便利「Slack」
Slack Technologies, Incが提供する「Slack」は、世界150カ国以上、75万社を超える企業が利用していて、世界シェアNo1、日本ユーザー数世界No2となっています。
「チャンネル」という会話、ファイル、ツール、メンバーなどを1か所にまとめて整理することができる機能があり、話題の整理がしやすさが人気の秘訣です。チャンネル内で作業をすると、チーム全員が進捗状況や目的を共有できます。1,000種類以上の外部連携が豊富です。ゲーム会社が開発をしたこともあり、会話感覚でやりとりをしたり、絵文字をカスタマイズできるなど、堅苦しい社内コミュニケーションをフラットにさせてくれます。
外部サービスと連携ができるだけでなく、部門を超えた情報共有がスムーズにできるため、様々なツールを使うことが多いエンジニア業界やWEBデザイナー業界に支持されています。上下関係をあまり意識しないフラットなコミュニケーションを取りたい企業におすすめです。
セキュリティは、SOC 2、SOC 3、ISO/IEC 27001 といった複数のコンプライアンス認定に準拠しており、エンタープライズ級のセキュリティをあらゆる層に提供しています。国際的なコンプライアンス認証を獲得しており安心です。
Slackサービスサイト : https://slack.com/intl/ja-jp/
⒉日常で利用するLINEのビジネス版で使い勝手も一緒「LINE WORKS」
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供する「LINE WORKS」は、なじみのあるコミュニケーションアプリ「LINE」と同じ使い勝手のため、面倒なセットアップや操作研修も不要なこと、ユーザーの教育も必要なく、導入したその日から誰でもすぐに使えることが最大のメリットです。
LINEと同じ使い方で、友だちとして追加してもらうと、繋がることができます。 BtoC営業の場合、お客様がなかなか電話に出てくれない、メールの返事がこない時に、LINEで繋がることで連絡を取りやすくなることが人気の秘訣です。
タスク管理も簡単にでき、チームで専用カレンダーを共有し、スケジュールの確認やタスクの振り分けなどができます。
スマホやPC操作が苦手だが、LINEなら操作できるという社員が多い企業や、BtoC営業が多い「小売・サービス・物流・建設業」など、スマホがメインな職場環境には便利なツールです。
個人向けLINEとは違い、 LINE WORKSでのすべての通信は暗号化されているため安全に通信可能です。システムのセキュリティも24時間365日専門のスタッフが監視しています。スマートフォンでの利用を考慮し、リモートコントロール機能も完備しています。
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
⒊2000社以上の利用実績を誇る高セキュリティの「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズが提供する「Tocaro」は、仕事のプロセスを可視化し、チームの生産性を高めるビジネスチャットツールです。自分の仕事を「見える化」し、「忙しくて新しい仕事に着手できない」「どんなメッセージが届いているか既読をつけずに確認したい」ときに役立つ機能があり、「ワークボード」機能ではチーム仕事で重要な「自分の役割を把握して遂行するのを助けます。
プロセスを見える化し業務効率化をすることに特化しており、タスク機能や、作業の進捗状況などをリアルタイムで定量化してそのプロセスを見える化できる機能が搭載しています。ワークフロー機能では、スタッフ全員に同一の指示を出すことで作業内容の把握もスムーズになるほか、当事者以外のメンバーも同時に把握でき便利です。
『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』などを装備しています。
高セキュリティで、世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツールです。金融機関レベルのセキュリティなので、安心安全で使いやすさを重視する金融・通信・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
多様化する働き方に適した社内コミュニケーションの方法を検討しましょう
社内コミュニケーションが上手に活性化されないと、人が育たなかったり、業務上のトラブルを引き起こしたりするなど、様々な課題や問題が生まれてしまいます。また、社内の人間関係の気薄さは、離職率に繋がるため企業としてはどうにか円滑にしたいものです。
コロナ禍以降、働き方は多様化し、社内コミュニケーションも複雑化しつつあります。自社の現状を正しく見つめ直して、社内コミュニケーションの活性化に関する目標を定めて、１つずつ改善していきましょう。
その改善のひとつにビジネスチャットツールがおすすめです。ITツールで気軽に社員同士が会話を楽しめる空間をつくり、社内コミュニケーションの活性化を促しましょう。
