みなさんは、どのように仕事におけるタスク管理をしているでしょうか？働き方改革が進み、決められた業務を決められた時間内で済ますことが重要になりつつあります。そのため、それぞれの作業を段取りよく進めることが、限られた就業時間を有意義に過ごすコツではないでしょうか。
仕事における「やらなければいけないこと」は、忘れてしまったり期日に間に合わなかったりすると、自分の評価や成績にも直結し、会社の損益にも繋がる可能性もあります。
「やらなければいけないこと＝タスク」を上手に管理し、業務を効率的に進めるために、タスク管理アプリが注目されています。タスク管理アプリは、やるべきことを可視化でき、ビジネスでもプライベートでも計画的、かつ効率的にタスクをこなすために大変便利なツールです。
この記事では、タスク管理アプリ導入のメリット、業務効率化に役立つおすすめのタスク管理アプリを個人向け法人向けそれぞれ3サービスずつご紹介します。
タスク管理の目的は「仕事の効率化」
働き方改革やコロナ感染拡大により広まったテレワークなどの影響で、個人も組織もより高い生産性が求められています。そこで、改めて注目をされているのが「タスク管理」です。
タスク管理は、やるべきことに優先順位をつけ、本当にやるべきことは何か、いつまでにやることなのかを可視化し計画的に仕事を進める、仕事の効率化を図る方法で、従来は手帳やノート、ポストイットなどでのタスク管理が主流となっていましたが、最近では、タスク管理で行いたいことが改めて機能として実装されているタスク管理ツールを利用する人が増えてきています。
タスク管理アプリが注目されている理由とは？
昨今は、いつでもどこにいても仕事ができる環境が整っていて、業務上のコミュニケーションをスマートフォンやタブレット上のビジネスチャットツールなどで行うことも少なくありません。コミュニケーションツールだけでなく、業務上で使用する様々なソフトウェアがスマートフォン上でも使用できるようになりました。
そして、コロナ渦でのリモートワークや在宅勤務の普及に伴い、遠隔で仕事をするケースが増え、社員が同じ場所で毎日顔を合わせることは、当たり前ではなくなっています。今までであれば、直接顔を合わせてタスクの進捗を確認することも可能でしたが、リモートワークや在宅ワーク環境下において、メンバーのタスクの進捗状況を把握したり、自身のタスク管理を行う上でも、タスク管理ツールやアプリを活用することが仕事の生産性を上げることに繋がるようになったのです。
タスク管理アプリを導入する３つのメリット
タスク管理アプリを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか？代表的なメリット３つをご紹介します。
1. 部署やカテゴリーごとにタスク管理が可能
多くのタスク管理ツールは複数のボードを作成できるので、プロジェクト部門や部署ごとにタスク管理を行うことが出来ます。
例えば、「新プロジェクト」のボードを作って該当するメンバーだけを招待したり、他にも「新人向けボード」を作成して、社内ルールや社員プロフィールをストックしておくことで、新しく入った人にわざわざ社内情報を教えなくても、ボード内で一覧すれば確認できるようになります。部署やカテゴリごとにタスク管理することで仕事が複雑化せず、スムーズに仕事を進めたり、情報共有を円滑にすることができます。
2. チーム内の進捗状況を可視化することが可能
タスク管理アプリを使用すると、今まで個人で管理していたタスクをチーム内で可視化することがで可能です。可視化することで、誰がどのくらい作業が進んでいて、進捗状況は良好かどうかを、瞬時に判断することができるようになります。
タスクのリストアップを行うことでやることや期限が明確になり、仕事の優先度付けや無駄な作業を削減できるなど、チームの生産性も上がることになるでしょう。
3. タスク漏れや後から依頼された仕事にも柔軟に対応が可能
自分の担当の仕事を忘れてしまい、タスク漏れが発生してしまうことがあると思います。特に、忙しい時は後から依頼された仕事を忘れがちになり、「あの仕事どうなった？」と聞かれてから気づいた、なんて経験をしたことがある方は多いのではないでしょうか。
タスク管理アプリでは、仕事が発生したらボードにカードを追加できるので、タスク漏れを防止し、後から依頼された仕事にも対応することが可能です。カードには「担当者」「期限」「カードの種類」「メモ書き」など、多くの情報が記載できるため、「誰の仕事？」「いつまでの仕事？」といった情報共有のミスも防ぐことができるでしょう。
すぐに使えるおすすめのタスク管理アプリ6選
タスク管理アプリは、使いやすく多機能な優秀なアプリがたくさんあります。無料プランが提供されているものがほとんどなので、まずはじめは無料プランで利用してみて使い心地を試してから有料版にアップデートするといいでしょう。
今回は、無料プランのある個人利用におすすめのタスク管理アプリを3サービスとビジネスで利用するのにおすすめなタスク管理アプリ3サービスを厳選してそれぞれご紹介していきます。
個人利用におすすめのタスク管理アプリ3選
無料プランのある個人利用におすすめのタスク管理アプリを3つご紹介します。
1. 初心者も安心して使いやすい「Google ToDoリスト」
「Google ToDoリスト」は、Googleが提供しているタスク管理アプリです。Google ToDo リストは、Google Workspace (旧 G Suite) や、通常の Google アカウントを持っている方は無料で利用することができます。アプリをダウンロードすればスマートフォンやタブレットからも利用でき、同じ Google アカウントでログインすれば、自動的に同期され、どの端末からも最新の情報が確認・編集できます。
Google ToDo リスト最大の利点・特徴は、他の Google の機能と連携して同時に使えることです。GmailやGoogleカレンダーと統合されているので、いつでもタスクの管理ができます。
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2. 繰り返し機能がある！チームで共有もできる「Todoist」
「Todoist」は、タスク管理ツールの中で一番シンプルな作りのアプリです。赤と白を基調とした表示画面で、タスクが完了したらチェックを押して消化していくだけなので、すぐに理解して使うことが出来ます。また、タスクに優先度を設定することができ、優先度が高く緊急性の高いタスクから処理することが可能で、完了したタスクはグラフ化され、進捗状況が可視化することが出来ます。
1つのアカウントでPCやタブレット、スマホと様々なデバイスで同期可能です。タスクをチームで共有できたり、毎日、毎週など決まったタスクを簡単操作で繰り返し設定ができるので、ビジネスでもプライベートでも活躍しそうです。
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3. ウェアラブル端末、音声入力にも対応「Any.do」
「Any.do」は、世界中で2,000万人を超える人が使用しているタスク管理アプリです。徹底したシンプルな操作でタスクを管理できることが人気の秘訣です。 スマートフォン、パソコン、スマートウォッチなどのデバイスに連携することができるため、一度タスクを入れるだけで全てのデバイスで確認することができるのも特徴の１つです。
リマインドの設定、重要なタスクには★印をつけられる、一般的に使いそうなタスクはプリセットされているなど機能が充実しています。音声入力にも対応しているので、忙しい人や運転しながらもタスク管理したい人にもおすすめです。基本機能については、無料で使えます。
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ビジネス利用におすすめなタスク管理アプリ3選
次に、仕事のチームで利用するのにおすすめなタスク管理アプリを3サービスご紹介していきます。
1. タスクの進捗がさまざまなビューで確認できる「Asana」
Asanaは、Facebookの共同創業者が「世界中のあらゆる組織の生産性を5%高める」という目標を掲げて開発をしたタスク管理アプリで、料金や機能面が平均的なため企業で初めて導入する際はオススメです。Webやアプリケーションなど様々なデバイスで提供されていることからいつでもどこからでもアクセスが可能です。
タスク管理のレイアウトをリスト形式とカード形式の2パターンから選べるため、自社の働き方に合った形式を選択できます。表示も、カンバン方式・カレンダー方式、ガントチャート方式に変えることができます。カレンダー機能では各タスクの進捗と納期を確認することができ、Googleカレンダーとも連携可能です。
Asanaはチームで行うプロジェクトの管理に最適化されたツールで、コラボレーションを行うのに必要な機能が数多く実装されています。
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2. 付箋を貼ったりはがしたりする感覚で使える「Trello」
「Trello」は、ホワイトボードに付箋を貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。タスク管理ツールとして最も多くのユーザーに使われており、ユーザー数は全世界2,000万人以上です。シンプルで使いやすいインターフェースや、豊富なChrome拡張機能、多彩な機能をほとんど無料で使うことができる点が人気の秘訣です。
各タスクはカード式で管理でき、「作業中」「完了」などのリストごとにタスクカードを動かすことで進捗を把握できます。画像や動画を貼り付けることもでき、ビジュアルが明確で操作が簡単、タスク管理が捗りそうです。
個人利用でも十分楽しめますが、チームでのタスクや情報の共有にもおすすめなアプリです。TrelloはSlackと連携させることができるため、Slack上でタスクの進捗状況を確認することが出来ます。
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3. タスクとビジネスチャットが一体化「Tocaro」
「Tocaro」は、メンバーがどんな作業を抱えていて、いつ締め切りかを把握できる基本的なタスク機能はもちろん、それらを可視化し直感的に把握することができるので、どのような経緯や背景でその作業が必要になったかが一目でわかるツールです。”対話” ”共有” ”検索”を3大柱とし、結果につながるチームワークを実現します。
ビジネスチャットツールでありながら、タスク管理機能を始めとし、ビデオ会議機能、Box®連携機能などを装備する高い機能性が特徴で、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社がサービスを提供しているため、金融機関レベルとも言われるセキュリティの高さも、安心して利用できるポイントになっています。
うっかりミスを防いでくれるタスク管理アプリで業務効率化を目指しましょう
タスク管理が上手にできれば業務の効率が上がり、時間も余裕も生まれるきっかけになります。そして、タスク管理アプリは、タスク管理にかかる時間を削減できたり、やるべきことをうっかり忘れてしまうことも防げます。
今回おすすめしたアプリは、一部の拡張機能は有料の場合もありますが、無料プランもありますので、まずは利用してみて自分や自社にあったタスク管理アプリを見つけてみてください。
