ビジネス成長の鍵となる「生産性向上」

ビジネスの世界は常に成長と変化を求めています。その中心的なキーワードが「生産性向上」です。「なぜ生産性向上がそんなに重要なの？」と多くの方が疑問に思うかもしれません。

どれだけ一日を有効に使えるか、それはあなたの「生産性」によって大きく左右されます。もしあなたが生産性を向上させることができれば、同じ時間でもより多くの仕事を達成し、ビジネスの成果を飛躍的に伸ばすことが可能になります。しかし、生産性を上げるためには一体どんなアクションが求められるのでしょうか？この問いへの答えを模索するのが、この記事の目的です。

この記事は、初めて生産性向上に取り組む方から、既に一歩進んだステージで更なる生産性向上を目指す方まで、わかりやすく楽しみながら、そして実践的な観点から生産性向上について学べるよう作成されています。

この記事を読めば、生産性とは何か、なぜそれがビジネスの成功につながるのか、そして生産性を向上させるために何をすべきかについての知識とヒントを手に入れることができます。ぜひ参考にしてみて下さい。

生産性とは何か？

「生産性」は、一見難解なビジネス用語に思えますが、基本的な考え方はシンプルです。生産性とは、所定のリソース（人的、物的、時間など）を使ってどれだけの成果や価値を生み出せるかを示す指標です。具体的には、同じ時間を使って、ある人が10個の商品を製造できる一方で、別の人が20個の商品を製造できた場合、後者の方が生産性が高いと言えます。

経済的な視点から見ると、生産性はビジネスだけでなく、国全体の経済成長にも深く関わります。生産性が高まると、同じリソースでもより多くの商品やサービスを提供できます。つまり、企業はより多くの収益を得られ、その利益を再投資してさらなる成長を遂げることが可能になります。また、企業が収益を上げれば税収も増え、社会全体の福祉の向上にも寄与します。

だからこそ、生産性向上は経営者だけでなく、全ての働き手が共有すべき目標となります。それはまさに、自分の仕事をより効率よく、かつ価値あるものにするための一歩なのです。

生産性向上が必要な理由とは？

生産性向上がこれほどまでに注目されるのはなぜなのでしょうか。生産性向上が必要な理由をまとめました。

競争力向上のため

生産性向上は、企業が競争力を維持し、他の企業に先んじて成功するために不可欠です。

例えば、2つの会社が同じ製品を製造しているとします。会社Aは1時間に10個の製品を作り出すことができますが、会社Bは同じ1時間で15個の製品を作り出すことができます。結果として、会社Bは同じ時間でより多くの製品を生産し、より多くの顧客に販売できるため、競争優位に立つことができます。これが生産性向上が競争力を向上させる理由です。

コスト削減と利益増加

生産性が向上すると、同じ時間内により多くの製品やサービスを提供できます。これにより、単位あたりの生産コストが下がります。つまり、生産性の向上はコスト削減に直結し、これが利益増加につながります。利益が増えれば、新たな投資や賃金上昇、社員への報酬などに使用でき、さらなる成長を促すことができます。

社員の満足度と働きがい

生産性向上はただ効率を上げ、利益を増やすだけではありません。社員の満足度や働きがいの向上にも大きく貢献します。

なぜなら、生産性向上のための施策はしばしば、働く環境の改善やスキルアップの機会、そしてより良いワークライフバランスを生むからです。社員が自分の仕事に満足感を持ち、自分の成果を認識できれば、それはより大きな働きがいとなり、結果として企業全体の生産性をさらに押し上げることにつながります。

これらの理由から、生産性向上はビジネスにおいて極めて重要な課題となっています。

生産性向上の主な方法とは？

生産性向上の主な方法を3つご紹介します。これらの手法は一部に過ぎませんが、それぞれが生産性向上に大きな影響を与えます。テクノロジーの活用、プロセスの見直し、そして人的資源の最適化を組み合わせることで、企業はより効率的で、より生産性の高い組織を築くことができるのです。

⒈テクノロジーの活用

現代のテクノロジーは生産性を飛躍的に向上させる力を持っています。人工知能（AI）、クラウドサービス、自動化ツールなどの技術は、企業が業務をより効率的に、かつ効果的に行うのを助けます。

AIはデータ分析や意思決定の補助、顧客サービスなど、多岐にわたる業務で活用されています。たとえば、AIは大量のデータを高速に分析し、重要な洞察を提供します。これにより、より良い意思決定を迅速に行うことが可能になります。

クラウドサービスは、データの保存と共有、リモートワークの実現、業務の自動化などに役立ちます。これらのサービスを利用することで、物理的な制約から解放され、生産性の向上が期待できます。

自動化ツールは、反復的なタスクを自動化することで、時間と労力を節約します。例えば、メールの自動返信、定期的なレポート作成、ソーシャルメディアの投稿など、定型的な作業を自動化することで、より重要な業務に集中することが可能になります。

⒉プロセスの見直し

ビジネスプロセスを見直すことは、無駄を排除し、効率を上げるための重要な手段です。リーン思考やSix Sigmaはその一例です。

リーン思考は、無駄を排除し、価値を最大化するための管理手法で、製造業からサービス業まで幅広い分野で利用されています。リーン思考を適用することで、必要なプロセスだけに焦点を当て、時間とリソースの無駄を削減します。

一方、Six Sigmaは、製品やサービスの品質を改善し、プロセスの変動を減らすための手法です。Six Sigmaを活用することで、エラーを減らし、顧客満足度を向上させることができます。

⒊人的資源の最適化

人的資源の最適化は生産性向上において最も重要な要素の一つです。これには、従業員の育成、教育、そしてインセンティブ制度の導入などが含まれます。

従業員の育成や教育は、その人たちが持つスキルと知識を向上させ、新しい課題や変化に対応できるようにします。例えば、研修やセミナーを通じて最新のビジネススキルを学ぶことで、従業員は自身の仕事の効率を向上させることができます。

インセンティブ制度は、従業員が自分の働きに対して直接的な報酬を受け取ることができる制度です。インセンティブは経済的な報酬だけでなく、昇進の機会や認知の形を取ることもあります。これらのインセンティブは、従業員が自分の働きを最大限に引き出すための動機づけとなります。

生産性向上策の事例

では、生産性向上策の事例をみてみましょう。

テクノロジーの活用：スラック（Slack）

スラックは、内部コミュニケーションを効率化するためのチャットツールです。メールよりも高速にメッセージをやり取りでき、チーム内でのコミュニケーションを円滑にします。また、特定のトピックやプロジェクトに関する議論をチャンネルとして分けることで、情報が散逸するのを防ぎます。

さらに、スラックは多くの他のツール（Googleドライブ、Trello、Githubなど）との連携が可能で、これにより情報の一元管理が可能になります。このようにスラックを活用することで、社内コミュニケーションの時間を大幅に削減し、生産性を向上させることができます。

プロセス改善：トヨタ生産方式

トヨタ生産方式、あるいはリーン製造は、製造業での生産性向上のための最良の例の一つです。この方式は、無駄を排除し、価値を最大化することを目指します。具体的には、製造プロセスの各ステップを精査し、価値を生み出さない活動（例えば、過剰な在庫、不要な動きなど）を削減または排除します。

この方式を採用することで、製品の品質向上、生産時間の短縮、コストの削減などが実現できます。そしてこれは製造業だけでなく、サービス業やソフトウェア開発など、他の多くの業界でも応用することができます。

AIの活用：データ分析

企業はビジネスを成功させるために、大量のデータを扱う必要があります。これらのデータは販売情報、顧客の行動、市場の動向など、多岐にわたります。しかし、これらの情報を人間が手作業で分析することは困難で、非効率的です。

ここでAIを活用すると、生産性を大幅に向上させることができます。AIを使ってデータを分析すると、人間では気づきにくいパターンや傾向を見つけ出すことが可能になります。これにより、企業はビジネス戦略をより効果的に策定し、競争力を強化することができます。

人的資源の最適化：フレックスタイム制度

フレックスタイム制度は、従業員が自身の働き方を柔軟に設定できる制度です。通常の9時から17時の固定勤務ではなく、一定のコアタイムを除いて開始時間や終了時間を自由に設定することができます。

これにより、従業員は自身の生活スタイルや体調、仕事の量等に合わせて働き方を調整することが可能となり、ストレスを軽減できます。これが結果的に仕事の効率を向上させ、生産性を高めるとともに、従業員の満足度やモチベーションも向上します。

これらの実例は、生産性向上のための方法が様々で、各組織の具体的な状況やニーズにより異なるということを示しています。テクノロジーの活用やプロセス改善は、組織全体の生産性向上に大いに寄与します。そのため、適切なツールや手法を選択し、活用することが求められます。

生産性向上への取り組みの失敗事例

成功事例もあれば、もちろん失敗事例もあります。生産性向上への取り組みがうまくいかなかったケースについて考えてみましょう。このような失敗例を理解することは、同じ間違いを繰り返さないために重要です。

ツール導入の失敗

新しいテクノロジーの導入は生産性を向上させる一方で、その導入のやり方や使い方が不適切だと逆効果になることもあります。

例えば、一部の企業では新しいテクノロジーを導入したものの、従業員への適切な研修を行わず、結果として新しいツールを効果的に使えず、生産性が下がるという事態が生じました。テクノロジー導入には十分なトレーニングとサポートが不可欠で、これを怠ると生産性向上の取り組みは失敗に終わります。

過剰な最適化

時として、効率性を追求しすぎて逆に生産性が低下するケースもあります。全てのプロセスを極度に細分化し、最適化しすぎると、スタッフが自身の役割について混乱したり、全体像を見失ったりする可能性があります。また、過度なコントロールやマイクロマネジメントは、スタッフの創造性や自主性を奪い、モチベーションを低下させる可能性があります。適切なバランスを保つことが重要です。

ゴール設定の失敗

KPIや目標を設定する際、それが現実的でない場合や達成するための手段が明確でない場合、生産性向上の取り組みは失敗に終わる可能性があります。目標を達成できないと、スタッフの士気が下がり、生産性が低下する恐れがあります。目標設定は現実的で、達成可能なものでなければなりません。

これらの失敗例から学ぶべきは、生産性向上の取り組みは計画的かつ現実的であるべきだということ、またスタッフの満足度やモチベーションも考慮に入れるべきだということです。

生産性向上策でおすすめのテクノロジー3選

では、実際に生産性向上のためにどのようなテクノロジーを活用すればいいのでしょうか？おすすめのツールを3つご紹介します。

⒈タスク管理とビジネスチャットが一体化して生産性向上をサポート「Tocaro」

伊藤忠テクノソリューションズが提供する「Tocaro」は、ビジネスチャット、タスク管理。プロジェクト管理などビジネスシーンの全てをサポートするオールインコラボレーションツールです。仕事に必要なあらゆる情報を、簡単かつ安全に共有するための様々な機能が満載で、業務の依頼や仕様変更など重要な連絡を見える化して、業務の抜け漏れや遅れを防ぎます。

ワークボードという機能は、ワークボードを見ることで、自分が担当者として追加されているタスクやワークフローをひと目で把握することができます。各チームメイトがどんな作業を抱えていて、いつ締め切りかを把握できる基本的なタスク機能はもちろん、それらを可視化し直感的に把握することができるので、どのような経緯や背景でその作業が必要になったかが一目で分かります。

ビジネスチャットなので、各々のタスクやワークフローにはコメントをすることができ、何らかのコメントが付いた場合は、そのグループのチャットに通知が来る仕組みになっています。

『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』などを装備しています。

独自の素早い検索機能によってスムーズなコミュニケーションを促します。

Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/

⒉日々の細かなタスクを整理＆仕組化する「Todoist」

Todoistは、Doistが提供するタスク管理およびプロジェクト管理のためのツールです。ユーザーが3,000 万人超え、2019 年 Googleエディターズ・チョイス、The Verge誌が「今最も優れた Todo リストアプリ」と賞賛している人気のタスク管理アプリです。タスクの追加・整理が簡単にでき、必要な機能がすべてそろった多機能さが魅力です。

特徴は、とにかくシンプルで操作性よくて無料プランで基本機能全て使えることです。

また、1つのアカウントでPCやタブレット、スマホと様々なデバイスで同期可能なためリモートワークでも気にせずに利用出来ます。リアルタイムでタスクの進捗状況やコメントのやり取りを行うことができます。複数のメンバーとのタスク管理やプロジェクトの進行状況を効果的に共有することができます。タスクをチームで共有できたり、毎日、毎週など決まった

タスクを簡単操作でリマインダーでの通知やタスクの繰り返し機能があるので、ビジネスでもプライベートでも活躍しそうです。

サービスサイト：https://todoist.com/ja/home

⒊入力中の表示でスムーズにやり取り可能で生産性向上「Slack」

Slack Technologies, Incが提供する「Slack」は、日本はもちろん、世界的にも広く認知されているビジネスチャットのパイオニアです。世界150ヵ国以上で利用されているだけでなく、有料プランの利用企業数も16万9,000社以上と多くの国と企業で利用されています。定型的なアクションやコミュニケーションを自動化してSlackワークスペースのワークフローに変換できるツールが「ワークフロービルダー」です。業務に必要なメンバーを探し出す時間が短縮でき、情報を適切な担当チームへ自動で収集して受け渡すことが可能です。

他社の既読機能とは違い、「〇〇さんが入力しています」と表示する機能があり、相手の対応状況をリアルタイムで把握できるようになっています。チャットは、迅速な情報交換ができるために短いメッセージが相手とのやりとりで交差しがちですが、この機能の「入力中」の表示があれば、相手の返答を待ってから返信でき、スムーズに会話を進められるため人気があります。

Slackサービスサイト : https://slack.com/intl/ja-jp/