業務効率化におすすめなITツール3選

働き方改革によって、多くの企業で見直しが進められているのが生産性の向上です。今後日本が直面する少子高齢化による働き手の減少を見据え、企業の生産性を確保するためには、企業内の業務の効率化を図ることが大きな課題となっています。

しかし業務の効率化を進めたくても、実際に何から手を付ければいいのか分からない企業は多いのではないでしょうか。色々手法や方法がある中、ポイントを押さえずにや推し進めた結果、社内に混乱を招き、結果的にマイナスに働くことも考えられます。

より高い効果をめざし、業務効率化ツールの導入を検討する企業も増加しています。

今回は社内の業務効率化を進めていく上で、どの様に現状把握し、実践していけばよいのか、具体的な方法について解説、おすすめの業務効率化ツールをご紹介します。是非今後の業務の見直しや、改善に役立ててください。

業務効率化の3つの敵とは？

効率的な業務の遂行を妨げていると言われているのが、日々の業務プロセスの中に潜む「ムリ・ムダ・ムラ」の3つの効率化の敵です。業務効率化が目指すものは、普段行っている業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出し、それらを削減することで、業務改善を行い、最終的に生産性が向上することを目指します。一番わかり易いところでは、コスト削減が期待でき、また、削減してできた余裕をより収益性の高い業務に回すことで、社内全体の業務改善につなげていく手法のことです。

またメリットとして、従業員の満足度を向上させる効果もあります。最近よく聞く「ワーク・ライフ・バランス」にも効果的なのです。効率化された環境で働くことで、自分のスキルや時間を売上や利益に貢献していることを実感しやすくなることから、業務に対するモチベーションが生まれやすくなります。無駄な業務が整理されることで長時間労働も減り、ワーク・ライフ・バランスが得られる環境になり、働きやすい環境と認知されれば、優秀な人材を確保しやすくなるということにも繋がっていきます。

業務効率化を始める前にやるべきこと3つ

まず、業務効率化を考えた時にやらなければならないことは何でしょうか。3つのステップから始めましょう。

⒈既存の業務の洗い出し

まず最初に、現状を知ることから始めます。今社内がどういう状態になっているのかということを知ることが重要です。これがわからずに施策を実践してしまうと、余計な「ムダ」を生み出してしまう可能性があります。現状を把握するためには、現在の業務のやり方やプロセス、どの業務にどれくらいの時間がかかっているのかを整理し、業務の洗い出しを行います。リストに業務を書き出し、重要度、優先順位を付けて3つくらいの項目に分けていきます。
例えば、大項目は「見積業務」や「受発注業務」、「請求業務」といった直接売上に結びつくものなどを振り分けします。

業務の担当者にヒアリングを行えば、日々の細かな業務名がリスト化できます。それらを中項目、小項目にまとめていきます。各業務の作業時間についても併記しておけば、業務のボリュームを把握することもできます。

⒉ムダな業務を振り分ける

業務の洗い出しが終わったら、明確な目的がなく、なんとなく行われているような必要性の低い業務を分類していきます。例えば、毎月作成している業務のデータの中には、過去に数回使用しただけで実際には誰も活用していないものなどもあるかもしれません。また、各部署の本来決められた業務以外の仕事が入り込んでいる場合、しかるべき部署で処理されるようにするべきです。

その他にも、必要以上に多くの時間や労力がかかっていないか、同じような作業が異なる担当者によって重複して行われていないかなどをチェックします。ベテラン社員など特定の人にしか行えない業務などの属人的な業務がないかも確認が必要です。

⒊付加価値を生むかを見極める

業務の効率化を図る上で、それぞれの業務が顧客に対して付加価値を生むかどうかを判断するのも重要です。業務の中には時間がかかるけれども、顧客の満足度に直結しているものもあるはずです。そういった業務は作業時間の見直しは行うべきですが、業務効率化の対象にするべきではないと考えます。

判断基準としては、必要性が薄く無駄な業務を廃止し、担当者によって作業時間にムラがある業務などを改善していくことで、社内の業務が整理されていきます。

業務効率化を行うためにおすすめな５つの方法

では、具体的に業務の効率化をするためにはどの様な取り組めばよいのでしょうか。5つの具体的な方法を見ていきましょう。

1. 無駄な時間を見直す

工場や店舗ではレイアウトや動線を見直すことで、移動時間が短縮できます。またオンライン会議を利用することにより通勤や移動の時間を削減することができます。会議自体が必要ではないこともあるので、不要であれば廃止を検討しましょう。

2. 業務のラベル付け

優先順位をつけてタスクを行うことにより、業務効率化を図ることもできます。社内のワークフローを見直し、優先順位を明確化します。より優先順位の高いタスクに多くのリソースを充てることで、業務を最適化することが可能になるます。この作業の中で、優先順位が低く省略してよいと判断できるタスクが洗い出せることもあります。これによって余ったリソースを、販路拡大に充当するなど、利益率を高めるため利用すことも可能となります。

3. 業務の自動化

現在従業員が行っている業務でも、自動化することで業務の効率化が図れる場合があります。カスタマーサポートなどの問合せに対しての対応は、チャットボットを利用して対応することができます。また、Excelのマクロを使えば、日常的な業務の一部を自動化することが可能です。Excelには実際に行った操作を記録して自動的にマクロを生成してくれる機能があるので、プログラミングの知識がない人も活用することができます。

4. 業務のアウトソーシング化

毎月の給与計算などの恒常的な業務や、カスタマーサービスの運営など、自社でするよりも専門業者に委託するほうが割安な業務は業務委託することができます。アウトソーシングを活用することで、最も力を入れたい業務に集中できるようになり、業務効率向上が期待できます。

5. 業務効率化ツールの利用

業務効率化ツールと呼ばれるITツールを導入することで、これまでの作業時間の大幅な短縮を図ることが可能となります。業務効率化ツールで代表的なものは、ビジネスチャットツールやタスク管理ツールです。グループウェアと呼ばれる組織内でのスケジュールやタスク管理、ドキュメントの共有、SNSやチャット機能、テレビ電話機能を持つものです。

業務効率化におすすめなITツール3選

上記でもご紹介した業務効率化ツールおすすめの3つをご紹介します。

国内利用者数No.1「Chatwork」

Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」は、2021年時点で登録ID数416万を超える国内利用者数No.1のビジネスチャットツールです。直感的に使えるデザインのため、チャットに慣れない方・初めて使う方もスムーズに操作が可能です。また、「担当者」「期限」を設定してタスクを登録できるため、対応漏れを防ぐことができます。アプリをインストールすることでスマホやタブレットからも同じアカウントにアクセスでき、リアルタイムで通知を受け取ったり返信したりできます。

大規模組織の運用は管理者機能で安心です。。円滑な情報共有により意思決定が加速が期待され、チャットでコミュニケーションが活発になります。業務効率を上げ大幅なコスト削減を実現できます。

業務効率化のために、下記のような多くの外部とのサービス連携があるのも心強いです。

Chatworkサービスサイト : https://go.chatwork.com/ja/

ビジュアル重視！カードでタスク管理する感覚の「Trello」

アトラシアンが提供する「Trello」は、チームでのプロジェクト管理を効率的に整理するプロジェクト管理ツールです。iOSとAndroidアプリもあるため、スマホやタブレット端末での利用も可能。タスクを視覚的に管理できる「かんばん方式」なので、誰でも簡単に使いこなすことができるでしょう。機能に制限があるものも、無料プランも用意されています。

最初に業務の枠組みである「ボード」を設定し、こなすべき「タスク」をカード化して「リスト」にまとめて登録して管理します。何の業務において、誰がいつまでにどの作業をこなすべきなのか、進捗はどうなっているのか等の情報が視覚的に把握できるのが特徴で、約2500万ユーザーが利用しています。画像や動画を貼り付けることもでき、ビジュアルが明確で操作が簡単、タスク管理が捗りそうです！

スケジュールの「見える化」に優れ、リアルタイムに業務内容が把握できるので複数の業務を管理する際に便利です。

Trelloサービスサイト：https://trello.com/home

プロセスを見える化して業務効率化「Tocaro」

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供する「Tocaro」は、組織で働くビジネスマンがより効率的に働くことをサポートすることを目的として開発されたビジネスチャットツールです。プロジェクトをチームで進めるときに必要なタスク機能や、作業の進捗状況などをリアルタイムで定量化してそのプロセスを見える化できる機能を搭載しています。

安心安全で使いやすさを重視する金融・交通・鉄道・航空・教育など、幅広い業界で利用されています。

ワークフロー機能は、業務効率化に効果的です。スタッフ全員に同一の指示を出すことで作業内容の把握もスムーズになるほか、当事者以外のメンバーも同時に把握できる利点があります。メッセージの未読・既読もわかるので、相手に確実に伝わったかどうか確認することも可能です。