私たちの日常であるSNSでのコミュニケーションは、ビジネスでも利用するようになりつつあります。コロナ禍の影響で、リモートワークなどの多様化する働き方が浸透し、職場で会話する機会が減る中で社内SNSを社内コミュニケーションに活用する動きが広がっています。メールに比べてグループでの利用がしやすく、プライベートでも利用しているので気軽に利用することが出来ます。
世間では、LINEやTwitter、FacebookなどのSNSがコミュニケーションツールとして生活に欠かせないものになっています。チャット形式のリアルタイムのコミュニケーションの手軽さや利便性を日常的に体感している人々にとって、一方通行かつ形式張った定型文を強いられるメールや相手の時間を拘束する電話に対して、抵抗感が高まっていることもあり、チャット形式のビジネスチャットが浸透しているのです。
同じコロナ禍で、ビジネスチャットを導入する企業も急増しています。同じ社内コミュニケーションを目的としたツールには、社内SNSもありますが、どのように違うのでしょうか？
この記事では、ビジネスチャットと社内SNSの違い、メリットとデメリット、おすすめのチャットツールについて解説をしていきます。
ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットとは、チャットツールを会社で利用できるサービスです。LINEなどの個人向けチャットよりも、セキュリティ面が強化されていることが特徴の1つです。
気軽にメッセージのやりとりを行えるだけでなく、Webミーティングやタスク管理、スケジュール共有、ファイル共有なども行えます。ビジネスチャット１つを導入すれば、ほとんどのビジネスコミュニケーションをまかなうことができ、業務効率化に繋がります。
社内SNSとは？
社内SNS (Social Networking Service) とは、外部からアクセスできないように運営する社内専用のSNSサービスのことです。社内SNSでは、社員同士でて近況を報告したり、グループチャットしたりすることができます。Instagramのように、写真と文章を投稿することも簡単に出来ます。社員同士のコミュニケーション、情報共有、タスク管理などを行うことが可能です。
気軽に利用できるので、雑談なども交えたコミュニケーションの場として活用出来ます。
ビジネスチャットと社内SNSの違いとは？
ビジネスチャットと社内SNSの違いを一言でいうと、利用するシーンや目的が異なります。ビジネスチャットは、コミュニケーションや業務効率化を目的に、社内SNSは情報発信を目的にしています。
違いを下記の表にまとめましたので、参考にしてみてください。
ビジネスチャットと社内SNSでは、社内コミュニケーションの活性化という点は同じように見えますが、利用する目的が大きく異なるのです。ビジネスチャットは業務効率化、社内SNSは社員の満足度工場や企業の施策の浸透・人事評価に利用している企業が多いです。
ビジネスコミュニケーションツールを導入検討される場合は、社内コミュニケーションと何を目的にしたいのかをよく検討してどちらかを選択することをおすすめします。
ビジネスチャットと社内SNSを導入するメリットとは？
では、ビジネスチャットと社内SNSを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか？徹底解説します！
ビジネスチャットを導入する3つのメリット
まずは、ビジネスチャットを導入する3つのメリットをご紹介します。
⒈コミュニケーションの効率化
チャットは定形の挨拶や署名が不要で、要件だけを簡潔に伝えられるので、文書を作成する時間や読み手の内容理解の時間の削減ができ、コミュニケーションの効率が上がります。ビジネスチャットは、メールよりもテンポよく会話が可能で、タスク管理やスケジュール管理も一元化できるため、部署内やチーム内におけるプロジェクトの進捗具合を可視化・共有し、無駄なミーティングなどを減らすことで、業務効率化を可能にします。
⒉スピーディな情報共有が可能
ビジネスチャットは、プロジェクト別、あるいは部署別などでチャットルームを設けてやりとりできるため、周知させたいことの共有やファイルのシェアなども簡単に行えます。
LINEなどの一般的なチャットツールと同様にポップアップ通知が届くため、スピーディにやり取りができます。既読機能がついているものであれば、いつメッセージを見てもらえたのか確認することも可能です。
⒊多様なコミュニケーション方法
ビジネスチャットは、チャット以外にもコミュニケーションの方法がたくさんあります。チャット機能のほかに、通話・ビデオ通話・ファイル共有機能・タスク管理などが装備されているため、伝えたい内容や業務の内容によって、最も適切な方法を選択したうえでの情報共有が可能となるのです。
社内SNSを導入する3つのメリット
次に、社内SNSを導入する3つのメリットをご紹介します。
⒈社内全体にスムーズに情報共有できる
社内SNSを導入すると、社員への情報共有をこれまでよりもスムーズに行うことが可能です。例えば、社内掲示板などを設置し、社員が業務を開始するときに表示されるようにすれば、業務を開始する前に必要な社内情報を確かめてから取りかかることができ、スムーズに情報共有出来ます。その他、チャット機能や投稿機能があり、これまでよりもスムーズに情報共有できるようになります。
⒉社内コミュニケーションの活性化
2つ目は、社内のコミュニケーションが活性化することです。テレワークなどで、業務で関わることがあるけど相手の顔が分からない、業務で関わらないから相手の仕事がよくわからない、ということがあると思います。社内SNSで業務報告を見ることで、近くの人がどんな仕事をしているのかわかるようになったり、社内SNSの投稿やチャットが社内コミュニケーションのきっかけになることが多くあります。
⒊やり取りがスピーディーになる
社内SNSは、リアルタイムで会話をすることができるツールなので、業務スピードがアップします。メールや電話ではスピード感が出ないことが課題であり、これを補完するのが社内SNSといえます。社内SNSがあれば、設定にもよりますがメールよりも連絡が入ったのが瞬時でわかるようになり、既読かどうかも確認出来ます。メールよりも敷居が低く気軽に連絡を取ることができ、最新の情報をいつでもどこからでも確認することが可能なのです。
ビジネスチャットと社内SNSを導入するデメリットと解決策とは？
上記で両方のメリットをご紹介しましたが、もちろんデメリットもあります。解決策を合わせて解説します。
・通知が気になり業務に集中出来ない
両ツールも、チャット形式で気軽さゆえにメッセージが多くなり、そのメッセージの通知をチェックしたり、業務と関係ないやり取りに時間がとられてしまい、結果として業務効率の低下が問題となります。
解決策は、ツールによっては通知をオフにできる機能がついているので、重要事項や自分がメンションされたとき以外のメッセージはチェックしないようにする工夫が必要です。
・私的な利用で業務効率が低下する
日常使いしているLINEなどで慣れていることもあり、私的利用が増えてしまう可能性があります。メリットでもある、かしこまった表現を省いてカジュアルな活用が可能なため、プライベートとの境界が引きにくくなる懸念があるのです。投稿内容に私的な内容が増えたり、雑談が増えすぎたりすると、業務効率が低下する可能性が高まってしまいます。
解決策は、導入前に社内で利用ルールを策定し、しっかりと社内で周知させることです。
・対面コミュニケーションが減少する
チャット形式のやり取りが便利なため、対面でのコミュニケーションが減少してしまうことが課題となっています。社内SNSとビジネスチャットがあれば、コミュニケーションが完結してしまうため、社員同士が直接会ってコミュニケーションを取る機会がなくなってしまうのです。
解決策は、WEB会議などで直接顔を見ながら会議をしてみる機会を積極的に作ったり、社内イベントを計画することです。現状ではコロナ禍で対面は難しいですが、社内の人間関係が希薄にならないようにすることが重要となります。
ビジネスチャットと社内SNSおすすめの3サービスを徹底解説
メリットとデメリットが分かったところで、おすすめのツール3サービスをご紹介します。
⒈目標設定から業務共有、振り返りまでオープンな社内SNS「goalous」
株式会社Colorkrewが提供する「goalous」は、「自発性」「コラボレーション」「楽しい」を生みだす社内SNS・目標管理ツールです。メンバーがどのような目標を持って活動しているかを見える化できるので、情報共有や社員教育を活発化するだけでなく、プロセス評価にも最適です。
社内SNS機能は、情報共有の活性化を目的に、リアルタイムで業務内容や目標への進捗が更新され、情報共有がスムーズになります。SNS形式で簡単に投稿と閲覧ができ、充実した情報を得ることが可能です。
目標管理ツールとして、目標の進捗を見える化して組織目標を浸透させて、進捗を把握し、目標への意識向上を共有できます。
すべてのメンバーのゴールをオープンにして、ゴールへのアクションを写真でたのしく共有できます。
経営ビジョン達成のため、情報のモレをなくすため、相互の協力によって成果をだすためなど、ゴールを中心とした組織コミュニケーションに最適なサービスです。
goalousサービスサイト : https://www.goalous.com/intl/ja/
⒉LINEと繋が唯一のビジネスチャット「LINE WORKS」
ワークスモバイルジャパン株式会社が提供している「LINE WORK」は、チャットやスタンプはもちろん、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど、現場で活用できる充実したグループウェア機能を揃えたLINEのビジネス版ビジネスチャットツールです。2021年には、導入企業が35万社を突破しました。
LINEでお馴染みの使用感を踏襲しているので、どの年代の方もすぐに使いこなせる点が人気のポイントです。LINEと同じく「既読」表示機能があります。既読機能は、既読のお伺いをする必要がなく、スピーディーにやり取りができ便利です。
トークやメール、アドレス帳、ホーム（掲示板）での社内通知、メンバーの予定が把握できるカレンダー、ファイルを閲覧できるDriveなど業務の効率化に必要な機能が満載。セキュリティにおいてはユーザーの利用履歴をモニタリングできるためリスクを事前に察知し、トラブルが発生したあとの追跡も迅速に行えます。
LINEであればつかえるという学生インターンや20代の社員が多いカジュアルな企業におすすめです。
セキュリティレベルは、日本の法令はもちろん国際規格を遵守し、国際認証を取得した高いレベルの情報管理システムでサービスを管理しています。LINE WORKSのデータは、全てセキュリティ専門のエンジニアチームによる24時間365日の体制でモニタリングしているので安心です。
LINE WORKSサービスサイト : https://line.worksmobile.com/jp/
⒊独自の横断検索技術が人気のオールインワンコラボレーションツール「Tocaro」
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供する「Tocaro（トカロ）」は、組織で働くビジネスマンがより効率的に働くことをサポートすることを目的として自社開発したビジネスチャットツールです。仕事に必要なあらゆる情報を、簡単かつ安全に共有するための様々な機能が満載で、業務の依頼や仕様変更など重要な連絡を見える化して、業務の抜け漏れや遅れを防ぎます。
独自の大量のデータの中から必要なデータを簡単に見つけ出す優れた検索機能が特徴で、検索したいワードを入力すると、メッセージや共有されたファイル全てを検索し、必要な情報を探し出せます。社内で様々なツールを同時に使用していると、必要なデータを見つけるためにツールごとに検索を行わなければいけなくなりますが、一度の操作で横断的に検索できるのは、メッセージ機能とファイル共有機能を一つのサービスで提供しているからです。
金融レベルの高セキュリティが人気の秘訣で、IPアドレス制限・モバイル端末制限・機能制限・ユーザー権限など、多くのセキュリティ機能を組み合わせることで、あらゆるセキュリティ問題・社内ルールの壁を乗り越えて、利便性を損なわずに安全なコミュニケーション環境を構築します。
また、世界中で数十万社が利用するセキュアなファイルストレージサービスBox®︎と強度な連携ができる唯一のツールです。
その他にも、『プロジェクト管理』『リアルタイムチャット』『ワークボード』の３つの特徴的な機能を始め、『ワークフロー』『ファイル共有』『既読管理』『ビデオ通話』『検索』『API・連携機能』『アクセス管理』『専用アプリケーション』など、業務に必要な機能を多く装備しています。
Tocaroサービスサイト：https://tocaro.im/
ビジネスチャットと社内SNSの違いを理解して導入しましょう
上記でもご説明しました通り、社内SNSは「社内全体への周知」、ビジネスチャットは「社員同士・チームでのコミュニケーション促進」を得意としています。社内SNSとビジネスチャットの導入を検討するときは、「何のために導入するのか」という目的を明確にして進めることが重要です。
社内SNSの場合は、多くの社員が参加して投稿することが必要となります。一部の社員による投稿が増えすぎると、偏ったコミュニティーが形成されて、SNS好きな社員のための馴れ合いツールとなり導入に失敗してしまう原因となりかねません。
ビジネスチャットの場合は、チャット以外の機能に何が必要かを明確にしましょう。プロジェクト管理やタスク管理、社員の勤務時間管理など様々な強みがあるツールが多くあるので、しっかりと検討することが大事です。
社内SNSとビジネスチャットは、得意とする分野と異なる部分があるので、それぞれができること・メリット・デメリット・機能をしっかりと社内で把握したうえで導入することが重要なのです。
