個人向けチャットの普及に伴い、メールよりも手軽に利用できるコミュニケーションツールとして、ビジネスチャットを導入する企業が増えています。吹き出し形式でメッセージの送受信を行うことができ、個人利用向けのチャットサービスに近い使用感のため、ビジネスの場においても、社内コミュニケーションの活性化や、情報共有の速度向上に役立っています。
しかし、ビジネスチャットの利用を検討している方の中には、セキュリティ面を懸念している方も多いのではないでしょうか？ビジネスにおいては、重要な機密情報や個人情報を通信することも多いため、情報漏洩などのリスクが心配です。
今回の記事では、ビジネスチャットを選定するうえで注意すべきセキュリティリスクや官公庁にも選ばれるセキュリティ対策に適したビジネスチャットツールを徹底解説します。
ビジネスチャットとメールのセキュリティの違いとは？
メールは、アドレスが分かれば誰とでも繋がることが可能ですが、ビジネスチャットはアカウントを配布したメンバー同士でしかやり取りができません。そのため、悪意ある攻撃をしようとしてもアカウント情報を把握することが困難なので、攻撃を仕掛けられないというわけです。メールでの情報漏洩によくある「標的型攻撃」のリスクが大きく低減するのです。
セキュリティの観点から見ると、ビジネスチャットは、コミュニケーションの範囲が限定されたクローズドな環境でやり取りを行うツールのため、メールよりも比較的安全性が高いコミュニケーションツールといえます。
ビジネスチャットは、誤送信のリスクもメールと比較して小さいといえます。ビジネスチャットとメール、どちらにおいても誤送信のリスクは存在しますが、誰にでも送信できるメールとは違い、ビジネスチャットはメンバー同士でしかやり取りができないので、情報漏洩の範囲が限定されます。
ビジネスチャットのセキュリティ機能とは？
ビジネスチャットツールが搭載する3つのセキュリティ機能をご紹介します。
1. IPアドレス制限
端末のIPアドレスを確認し、認められていないIPアドレスからのアクセスを制限する機能です。許可されているIPアドレスのみがシステムにアクセスできるので、「なりすまし」や「監督が行き届かない場所での端末利用による情報漏洩」を防止できます。
2. 端末認証
管理側で認証した端末のみが、システムにアクセスできるように制限をかける機能です。例えば、「社用端末からはアクセスできるが、その他の端末からはアクセスできない」といった設定を実現できます。端末認証機能は、紛失や盗難といったトラブル回避に効果的です。管理側が認証を取り消せるので、第三者に端末を取得されたとしても、認証を取り消すことで情報漏洩を未然に防ぐことができるのです。
3. ログ保存
ビジネスチャット上で交わされたやり取りを、記録や保存する機能です。不正アクセスによってデータの漏洩が起きてしまったとき、操作ログを確認できることで、原因究明を迅速に行えます。また、誤操作で何らかのトラブルが発生した場合も、ログが追えるので、必要な対策を講じやすくなります。さらに、利用者に対してログを保存していることを周知すれば、故意による認可外利用の抑止にも有効になります。
官公庁でも導入されたビジネスチャットツール5選
様々な強みがあるビジネスチャットツールの中でも、セキュリティ対策に特化したサービス会社をご紹介します。
1. KDDI株式会社とセキュリティ強化策を共同開発「Chatwork」
「Chatwork」は、Chatwork社が提供しているビジネスチャットツールです。業界を代表するサービスの1つとして多くの支持を獲得しており、中小企業から大企業、官公庁まで導入できるセキュリティ水準と管理機能で、導入企業数343,000社以上（2021年12月末日時点）の実績があります。
1対1のチャットをはじめ、グループチャット、音声・ビデオ通話のほか、タスク管理やファイル管理まで行うことができます。KDDIと提携のもとでセキュリティ強化や管理機能の共同開発に取り組んでおり、24時間体制でのサーバー監視や通信の暗号化、バックアップに対応。未許可のデバイスからのアクセス防止やIPアドレスによるアクセス制限、ファイル送受信制限など管理機能も充実しています。さらに、情報セキュリティマネジメントシステムの認証を取得済みなのも安心できるポイントでしょう。
Chatwork：https://go.chatwork.com/ja/
2. 指定したスマートフォンのみの利用設定が人気「Talknote」
「Talknote」は、Talknote社が提供しているカルチャーマネジメントビジネスチャットツールです。製造や飲食、小売、医療など業界を問わず導入されてきた実績を誇り、これまでの利用企業数は約1,000社になります。
大きな特徴としてあげられるのは、ビジネスチャットツールとしてだけでなく、さまざまな活用方法があるということ。メッセージ機能やタスク管理機能といったビジネスチャットツールらしい機能にくわえて、ノウハウや議事録のグループ内でのシェアや、アクセス時間や投稿量にもとづいた従業員のアクションリズム解析、働きすぎを防ぐオーバーワーク検知機能なども搭載しています。
また、セキュリティの面では、指定したスマートフォンからのみ利用ができる設定に対応しているのも心強いポイントでしょう。
Talknote：https://talknote.com/
3. 業界トップレベルのセキュリティ「SMART Message」
「SMART Message」は、株式会社ネオスが提供しているビジネスチャットツールです。業界トップレベルのセキュリティが特徴で、通信の暗号化や「NGFW」と「WAF」を組み合わせたファイアウォールによる不正アクセス防御に対応しています。データセンターは、金融庁の安全対策基準に準拠した「Amazon Web Services」を利用しています。
そのほかにもIPアドレス制限やモバイルアプリの利用制限、スマートフォンの紛失時には管理者によるアカウントロックが可能となるなど管理機能が充実しているのも心強いポイントです。さらに、ファイルダウンロードも制限ができるので、「スマートフォンに情報を残したくない」という場合でも安心。企業ごとのセキュリティポリシーに合わせて細かく管理・制限設定できる点が人気です。
「SMART Message」：https://lp.smartmessage.jp/
4. セキュリティポリシーが厳密な機関向けオンプレミス型あり「InCircle」
「InCircle」は、株式会社DXクラウドが提供しているビジネスチャットツールです。政府にも採用されている高水準のセキュリティ技術を活用しているのが特徴で、通信だけでなくデータベースやクライアント端末のキャッシュデータまでも暗号化をしています。デバイスを紛失してしまった場合や、ハッキングを受けた場合であっても情報漏えいリスクの低い環境が構築されています。暗号化、AWS（Amazon AWS）、セキュア通知（通知のあるなしだけを伝え、メッセージ内容が出ないように通知方法を設定）などのサービスがあります。
また官公庁や医療機関、金融機関などセキュリティポリシーが厳密な機関向けにオンプレミスによるシステム開発をしているのも大きな魅力です。「外部からの侵入を徹底的に防ぎたい」という場合でも、安心して利用できる点が人気の秘訣です。
InCircle：https://ksj.co.jp/incircle/
5. 通信暗号化や定期監査を徹底し堅牢なセキュリティを実現「Tocaro」
「Tocaro（トカロ）」は、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社とwebアプリケーション開発を行う株式会社凌芸舎が共同で開発した「Tocaro（トカロ）」が提供している対話・共有・検索を柱とし「コラボレーション」をテーマに掲げたビジネスチャットツールです。
ビデオ会議、コンタクト管理をはじめチャットコミュニケーションを中心としたリアルタイムコミュニケーション機能、データ共有機能、検索機能などを備えるほか、直感的なデザインで誰もが使いやすい仕様となっています。ビジネスシーンで利用されているチャットツールの多くは、共有されたデータやファイルを後から検索で探し出せません。しかし「Tocaro」は独自の検索機能によってその問題を克服し、グループ、データ形式を問わず必要な情報を見つけ出せるようにしています。また、世界で数十万社で利用されているクラウドストレージサービス「Box」との提携によって、ファイル共有機能が強化されています。
無料会員を含めたすべてのユーザーに向けて、情報共有における安全性を高めるための通信暗号化や第三者のセキュリティパートナー企業による定期的な安全性能監査を実施しています。そのため、セキュリティに厳しい金融や官公庁も安心して導入しています。
Tocaro：https://tocaro.im/
セキュリティレベルが高いビジネスチャットツールで会社を守リましょう
ビジネスチャットツールを利用するときに最も注意したいのが、情報漏洩などを含めたセキュリティ面です。第三者による「なりすまし」や「乗っ取り」が横行しているチャットツールのなかで、堅牢なセキュリティはユーザーにとって重要な要素と言えるでしょう。
情報漏洩は、会社の信頼に大きく関わることです。社内でよく検討してから、セキュリティレベルが高いビジネスチャットツールを検討しましょう。
