コロナ禍以降、リモートワークの普及により、ビジネスコミュニケーションの方法は劇的に変化しました。従来のメールからビジネスチャットへの移行が進む中、多くの企業が既読機能のあるビジネスチャットツールを導入しています。特に、LINEの既読機能を日常的に使っている人々にとって、その便利さに気づいたことが、ビジネスチャットツールにも同様の機能を求めるきっかけとなっています。この「既読機能」は、単なるメッセージ確認に留まらず、チーム全体の業務効率やコミュニケーションの透明性を大きく左右する重要な要素です。
この記事では、既読機能のメリットやデメリット、既読がつかない場合の対応方法、そしておすすめのツールを紹介し、なぜこの機能が今ビジネスシーンで選ばれているのかを詳しく解説します。
ビジネスチャットと既読機能の重要性
コロナ禍以降、リモートワークの普及により、従来のメールに代わってビジネスチャットが急速に普及しました。ビジネスチャットはメッセージのやり取りだけでなく、ファイル共有やプロジェクト管理もできるため、業務効率が大幅に向上します。その中で「既読機能」が重要視されています。この機能は、メッセージが読まれたかを確認でき、無駄なフォローアップを削減し、業務の流れをスムーズにします。
なぜ既読機能が注目されるのか
既読機能は、チームメンバーがメッセージを読んだかどうかを把握でき、次の行動に移る判断をしやすくします。これにより、確認作業の手間が減り、意思決定が迅速になります。また、メッセージの確認が可視化されることで、チームの連携がスムーズになり、業務効率がさらに向上します。
既読機能のメリットとは？
既読機能は、ビジネスチャットツールにおいて非常に便利な機能で、メッセージが相手に確実に伝わったかを確認できるものです。この機能があることで、業務の進行がスムーズになり、無駄なやり取りを減らすことが可能になります。では、その具体的なメリットを分かりやすく説明します。
1. 迅速な意思決定を促す
既読機能を使えば、チームメンバーがメッセージを読んだかどうかを瞬時に確認できます。これにより、メッセージが無視される心配をすることなく、次のアクションに進むことができます。たとえば、プロジェクトが進行中の時に、全員がメッセージを確認していることがわかれば、次のステップに進む判断が早くなり、無駄な待ち時間が減ります。
例: プロジェクトで重要な決定をする際に、全員がメッセージを読んだことを確認できれば、すぐに議論を始めたり決定を下したりすることが可能です。
2. 無駄なフォローアップを削減
既読機能のもう一つの利点は、メッセージが読まれたかどうかを確認するための追加のやり取りが不要になる点です。メールでは「確認しましたか？」というフォローアップのメッセージを送らなければならないことが多いですが、既読機能を使えばその手間がなくなります。
例: チームメンバーに資料を送った後、既読がついたことを確認すれば、いちいち「読んでくれましたか？」と聞く必要がなくなります。
3. チーム全体のコミュニケーションを可視化
既読機能を使えば、誰がいつメッセージを読んだかが一目で分かります。これにより、チーム全体のコミュニケーションが透明になり、連絡漏れや誤解を防ぎやすくなります。全員が同じ情報を確認していることが分かるため、チーム全体で足並みをそろえやすくなります。
例: 会議の予定を全員に送った際に、誰が確認しているかがすぐに分かるため、全員が情報を把握しているか心配する必要がなくなります。
既読機能のデメリット
一方、便利な既読機能にも、注意すべき点やデメリットがあります。特に、使い方次第でプレッシャーや誤解を生むこともあるため、効果的に使うことが大切です。
1. 即時対応のプレッシャー
既読機能があると、メッセージを読んだ瞬間に「すぐに返信しなければならない」というプレッシャーを感じることがあります。これは特に、忙しい業務中や緊急ではないメッセージに対しても、すぐに対応しなければならないと感じる原因になります。これが続くと、精神的な負担が大きくなることがあります。
例: メッセージを読んだことが相手に分かっているため、「早く返信しなければ」と焦ってしまい、業務に集中できなくなることがあります。
2. 既読スルーによる誤解
メッセージを読んでもすぐに対応できない場合、相手が「無視された」と感じることがあります。このような既読スルーによって誤解が生じると、コミュニケーションがスムーズに進まなくなり、チームの信頼関係に悪影響を及ぼすことがあります。特に、緊急のメッセージだと相手が考えている場合、迅速な返信が求められることがあり、対応が遅れると不安を生む原因となります。
例: 忙しい時にメッセージを読んでもすぐに返信できないと、相手が「無視された」と感じてしまい、その後のやり取りに悪影響が出ることがあります。
既読機能は、メッセージの確認状況をリアルタイムで把握できる便利なツールですが、その一方でプレッシャーや誤解を生むリスクもあります。業務の効率化に役立つ一方で、過度に既読に頼りすぎないことが、円滑なコミュニケーションを保つための鍵となります。
既読がつかない場合の対応方法とは？
ビジネスチャットツールを使っていると、メッセージに既読がつかないことがあります。これはシステムの不具合や、相手が単に見逃している場合もありますが、すぐに対処する方法を知っておくと、スムーズなコミュニケーションが保てます。以下では、その対応方法を分かりやすく説明します。
1. メッセージを再送する、またはリマインダーを活用する
時々、メッセージがシステムの一時的な不具合で相手に届かなかったり、相手が見逃している場合があります。このような時は、もう一度メッセージを再送するか、「リマインダー」機能を使うと効果的です。多くのビジネスチャットツールには、メッセージを再通知するリマインダー機能があり、これを活用すれば相手に注意を促すことができます。
2. 他のチャネルで確認する
もしメッセージが既読にならない場合で、緊急な内容が含まれている場合は、他の手段で確認を取るのも有効です。例えば、電話、メール、あるいは他のチャットツールを使って確認を試みることができます。特に、時間が重要な場合は、チャットにこだわらず、別のコミュニケーション方法を使うことで迅速な対応が可能です。
3. 既読機能に依存しすぎない
すべてのメッセージで既読が必須というわけではありません。状況によっては、既読機能に頼りすぎず、相手のペースを尊重することも重要です。相手が忙しい可能性もあるので、既読がつかないからといってすぐに確認を求めるのではなく、少し時間を置いて待つことも大切です。全員が同じペースで対応できるとは限らないため、柔軟な対応が必要です。
このように、既読がつかない場合にも適切に対応することで、無駄なストレスを減らし、スムーズなコミュニケーションを保つことができます。
既読通知機能のあるおすすめのビジネスチャットツール5選
既読機能は、メッセージが読まれたかどうかを確認できる便利な機能で、ビジネスチャットツールにおいて非常に重要な役割を果たします。以下では、既読機能が充実しており、業務の効率化に役立つ5つのおすすめビジネスチャットツールを紹介します。
⒈Tocaro
Tocaroは、日本企業向けに設計されたビジネスチャットツールで、既読機能を活用したリアルタイムのコミュニケーションが可能です。特に、業務に合わせたカスタマイズ性や、日本語サポートが充実しているため、日本の企業環境に適したツールです。プロジェクトごとにチャットを作成でき、既読確認機能を使って、チーム全体の進行状況を把握しやすい点が評価されています。
特徴: リアルタイムの既読通知機能を備え、プロジェクトごとのチャット管理が可能であり、日本語でのサポートも充実しています。
URL: Tocaroサービスサイト
⒉LINE WORKS
LINE WORKSは、個人利用でもおなじみのLINEのビジネス向けバージョンであり、既読機能が標準搭載されています。LINEの使いやすさをそのままに、企業向けのセキュリティ機能や管理機能が追加されているため、社内コミュニケーションや顧客とのやり取りに最適です。すでにLINEを使っている人が多いため、インターフェースが直感的で、導入直後からスムーズに使い始めることができます。
特徴: 親しみやすいデザインと豊富なスタンプ、グループチャット機能が充実しており、既読確認によるリアルタイムなコミュニケーションが可能です。
URL: LINE WORKSサービスサイト
3. Slack
Slackは、グローバルで広く利用されているビジネスチャットツールで、既読機能や通知管理の柔軟性が高いのが特徴です。Slackは、各チャットルームでのやり取りを効率よく管理でき、外部のアプリケーションとも連携可能です。既読機能によって、重要なメッセージが確実に届いたことを確認でき、チーム全体のスムーズなコミュニケーションが実現します。
特徴: 豊富な外部アプリとの連携が可能で、柔軟な通知設定により、チームのニーズに合わせた運用ができる点が魅力です。
URL: Slackサービスサイト
4. Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、Office 365との深い連携が可能なビジネスチャットツールで、既読機能を活用してチーム内のスムーズなコミュニケーションを支援します。特に、Microsoftの他のアプリケーション（Word、Excel、PowerPointなど）とシームレスに連携できる点が大きな利点です。既読機能により、重要なメッセージが確実に伝わっているかどうかを確認し、次のアクションをスムーズに進めることができます。
特徴: Office 365との強力な連携が可能で、ドキュメント管理や共同作業を一元的に行い、既読機能でコミュニケーションの透明性を保ちます。
URL: Microsoft Teamsサービスサイト
5. Chatwork
Chatworkは、日本国内で広く利用されているビジネスチャットツールで、シンプルで使いやすいインターフェースが特徴です。既読機能が標準装備されており、誰がメッセージを読んだかを確認できるため、チーム内の連絡ミスを防ぐことができます。特に、日本語対応が充実しており、国内企業にとって使いやすいツールです。
特徴: シンプルで直感的なデザインが魅力で、日本語サポートが充実しており、既読機能でチーム内のコミュニケーションを効率化できます。
URL: Chatworkサービスサイト
業務効率化に役立つビジネスチャットの既読機能をどう活用するかが鍵
既読機能は、ビジネスチャットにおいて業務を効率的に進めるための非常に強力なツールです。しかし、そのメリットを最大限に引き出すためには、適切な使い方とチーム内でのルール設定が欠かせません。
既読機能を上手に活用すれば、誰がメッセージを読んだかが明確になり、コミュニケーションの透明性が向上します。これにより、連絡の行き違いやフォローアップが減り、業務の進行がスムーズになります。しかし、既読に依存しすぎると、「すぐに返信しなければならない」というプレッシャーを感じたり、相手に負担をかけてしまうこともあります。過度に既読に依存せず、状況に応じた柔軟な対応が必要です。
自社に最適なビジネスチャットツールを選定し、既読機能を効果的に使うことで、コミュニケーションが効率的になり、チーム全体のパフォーマンスも向上するのです。
