ビジネスチャットはルールを決めて上手に活用!おすすめルール7選

スピーディかつ活発なコミュニケーションに大きく貢献してくれるビジネスチャット。手軽さも魅力ですがビジネスチャットの利用ルールを決めておかないと、トラブルに巻き込まれるなどリスクを生じさせることも。

本記事では、ビジネスチャット利用時のルールとしておすすめしたいルールを7つご紹介します。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、PCやスマホなどの情報通信機器を利用し、参加メンバーとリアルタイムで連絡を取り合うことができたり、プロジェクトに関する情報を共有しやすくするなどメンバーがコミュニケーションを取る際に役立つツールのことを指します。

コミュニケーションを取りたい相手が別の場所にいる時に、電話だけでは相手に伝わりにくいことを分かりやすく伝えたり、関係しているメンバー全員で情報を共有したい時、タスク管理や勤怠管理のツールとしても使えるなど、ビジネスシーンにおいてとても便利なツールで「社内SNSの」と呼ばれることもあります。

情報共有ツールとして、ますますニーズが高まるビジネスチャット

総務省がまとめた、平成30年通信利用動向調査によると、企業におけるクラウドサービスの利用は58.7%で、2年前となる平成28年の同調査より11.8%増加していました。加えて、現在は利用していないが今後利用したい、と考えている企業が14.1%あります。

具体的な利用目的の中では、ファイル共有、社内情報共有、スケジュール共有、取引先との情報共有、など「共有」という言葉が多く見られました。

様々なクラウドサービスがありますが、ビジネスコミュニケーションにおいて便利なビジネスチャットが不可欠になっていると考えられ。これから使いたい、必要としている企業も含めると、今後ビジネスチャットのニーズはますます高まりそうです。

手軽に使えるからこそ、利用ルールの制定を!

便利で充実したサービスによってビジネスチャットを利用している企業が増えていますが、社内社外、参加しようと思えば手軽に参加できるビジネスチャットだからこそ、情報漏えいのリスクや頻発するコミュニケーションならではのトラブルなど、企業やメンバーに損害を生んでしまう可能性もあります。

ビジネスチャットを有効活用するためのルール

ビジネスチャットを有効に活用できるよう、導入する際には利用ルールを定めましょう。企業やチームによって独自のルールが必要になりますが、以下はおすすめしたいビジネスチャット利用時のルールです。

投稿禁止事項を記しましょう

ビジネスチャットはスピーディかつ手軽さが魅力。しかし、その気持ちからついつい面と向かっては言えないことやメールなど長文になると書かないことを書いてしまうメンバーが発生してしまうかもしれません。

日頃から気をつけている人が多いと思いますが、個人情報や人事情報などプライバシーに関わる内容やチームの部外秘情報などを書き込まないように、改めて記しましょう。

メールよりチャットを優先して使い、社内に定着させましょう

コミュニケーションが活性化が期待でき、スピーディーさが魅力であるビジネスチャット。これは、生産性の向上にもつながります。

連絡を取りたい相手や内容によってはメールのほうが適しているシーンもありますが、できるだけビジネスチャットを利用して、社内でビジネスチャットを定着させましょう。

利用時間帯を決めましょう

ビジネスチャットへの投稿、メッセージの送受信を行う時間帯をあらかじめ決めておきましょう。時間制限することによって、時間外労働を減らすことができます。

ビジネスチャットのメリットである、場所や時間にとらわれず簡単にメンバーに連絡ができる、という点がありますが、業務時間外いつでも対応をしなければいけないと、いった状況になることは好ましくありません。働き方改革推進の手段にもなるビジネスチャットを適正に利用するためにも利用時間を決めることが好ましいです。

スタンプを利用し、挨拶は簡素化しましょう

ビジネスチャットのメリットのひとつには、メールにはないスピード感が挙げられます。コミュニケーションで使用する、「お疲れ様です。〇〇部の△△課◻◻担当の✕✕です」といったメールの定型挨拶も、2回目以降は書かない、などのルールを定めましょう。

また、「承知いたしました」や「かしこまりしました」「よろしくお願いいたします。」などのメッセージは投稿禁止にし、スタンプでリアクションをする、というルールもおすすめです。

これらの投稿が頻発されて増えることよって、最初に投稿したメッセージが見つけられない、後からメッセージを確認した人が何の件を言っているのか分からなくなり確認に時間を要することになってしまった、という事態を防ぎましょう。

スレッド投稿を利用し、内容確認をスムーズにしましょう

前記同様、メッセージがなかなか見つけられない、メッセージを探すことに時間を費やさないために、元となる投稿に対しての返信は、スレッド投稿で対応するルールにしましょう。

新規のグループやチャンネルの作成は、管理職が担当しましょう

部署ごと、プロジェクトごとでチャットを分ける際には、ツール内でグループやルーム、チャンネルを作ることができますが、それらの作成作業は管理職が担当するようにしましょう。

誰でもグループを作れるようにしていると、それぞれが独自のグループを作ってしまい、グループが乱立してしまうかもしれません。管理職がグループを作ることによって、管理がしやすくなります。

利用権限は必要に応じたメンバーに付与しましょう

参加メンバーには、それぞれのグループ、チャンネル内でできること、できないことを分けることができます。例えば、新規メンバーを招待が権限、投稿ができる権限、閲覧のみできる権限、などです。

それぞれのチーム内で適切な権限を付与することで、リスク回避ができます。

何のためにビジネスチャットを導入するのか、明確なイメージを共有しましょう

ルールを決める、ルールを守ってビジネスチャットを利用することは大切ですが、ルールを公示する前に、どんな目的でビジネスチャットを使用するのかの明確なイメージをメンバー全員で共有しましょう。

意見を活発に言える場にするためか、ミーティングの時間削減のためか、Eメールの作成時間短縮のためか、情報をリアルタイムで共有するためか、まず明確にしてから始めると、ビジネスチャットがしっくり浸透し、ビジネスチャットを上手に活用できますよ。

【関連記事】
●ビジネスチャットの試せるトライアル&フリープランを徹底調査
●ビジネスチャット『Tocaro』の使い方徹底解説
●ビジネスチャットツールのセキュリティ対策を徹底比較
●国内で導入が進むビジネスチャットツール一覧(ビジネスチャットツール30選)
●ビジネスチャットの種類をわかりやすく解説
●ビジネスチャットツールの気になる価格を30サービス徹底調査
●ビジネスチャットツールのコミュニケーション機能を徹底比較

1,500社に選ばれているビジネスチャットツール『Tocaro』について詳しくは下のオレンジ色のボタンからご覧になれます。

ワークプロセスマネジメントプラットフォーム
Tocaro(トカロ)

仕事のあらゆる行動を定量化し、成果につながるプロセスを見える化します。結果、意思決定の柔軟性を高め、チームの生産性を高めることが可能です。さっそくワークプロセスマネジメントプラットフォームのTocaroを使ってみましょう。